DISEÑO DE DIAGRAMAS DE ORGANIZACION: SU APLICACION EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA

DISEÑO DE DIAGRAMAS DE ORGANIZACION: SU APLICACION EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA

1. ASPECTOS FUNDAMENTALES Y TIPOS DE DIAGRAMA DE ORGANIZACION

   • Aspectos Fundamentales del Organigrama
     • División de trabajo.
       • Cada figura geométrica representa la unidad responsable de determinada parte de la carga de trabajo de la institución. 
       • Centralización y descentralización de la toma de decisiones
         • Denota la localización del poder de decidir. 
     • Autoridad y Comunicación.
       • Las líneas indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados) entre los gerentes y subordinados.
       • Coordinación de actividades
         • Se refiere a los procedimientos que integran las funciones de las subunidades dentro de la organización
     • Tipo de trabajo que se ejecuta.
       • Las denominaciones o descripciones de las figuras geométricas indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad.
     • Criterio de agrupación de los segmentos de trabajo.
       • La gráfica indica el criterio con que se han dividido las actividades, por ejemplo, aplicando el criterio de: funciones, procesos, producto, clientela o área geográfica, etc.
       • Estandarización
         • Designa los procedimientos por los que la organización asegura la predictibilidad de sus actividades. Muchos de dichos procedimientos se establecen formalizando las actividades y relaciones dentro de la organización.
     • Niveles gerenciales.
       •  La gráfica refleja también los diferentes niveles en la jerarquía gerencial de la organización. 
       • Especialización
         • Se refiere a la especificación de las tareas individuales y de grupo en el seno de la organización (división de trabajo) y a la agrupación de ellas en unidades de trabajo (departamentalización).
   • Criterios para Organizar
     • Estructura Funcional
       • El trabajo se organiza de acuerdo a las funciones principales de la organización.
     • Estructura a Base de Servicios o Producto
       • El trabajo se organiza alrededor de los servicios o productos que ofrece la organización
     • Estructura de Equipos y Procesos
       • El trabajo se organiza alrededor de los procesos más importantes de la organización y se caracteriza por la coexistencia de unidades especializadas en funciones o servicios y divisiones de equipos de trabajo constituidas por un representante de cada unidad funcional
     • Estructura a Base de Área Geográfica o Clientela
       • El trabajo se organiza utilizando como criterio las características o la localización del cliente. 
     • Estructura Matricial
       • La estructura matricial guarda alguna similitud con la estructura de equipos y procesos.
     • Estructuras Mixtas o Híbridas
       • A menudo la adopción de un modelo de estructura similar a través de toda la organización puede resultar una decisión poco efectiva o ineficiente. 
   • Tipos de Diagramas
     • Diagrama de Estructura
       • Diagrama Vertical
         • Este es en forma piramidal, pero fluye de arriba hacia abajo. Es el diseño que más se utiliza para representar la estructura formal burocrática o tradicional.
       • Diagrama Horizontal
         • Se diseña en forma piramidal de izquierda a derecha o viceversa, según se ilustra a continiación.
       • Diagrama Lineal de Organización
         • En vez de utilizar figuras, presenta líneas relacionadas entre sí. 
     • Diagramas de Puestos
       • Estos presentan los puestos por unidad y otra información sobre éstos que sea necesaria, conforme a la situación bajo estudio.
     • Diagrama de Funciones
       • Este diagrama presenta un desglose de funciones por unidad. Las funciones se deben presentar en orden de importancia o por secuencia lógica del proceso. 

2. ELEMENTOS GRAFICOS PARA EL DISEÑO DE DIAGRAMAS

   • La Ubicación de las Unidades de Trabajo por Nivel
     • La ubicación podría depender de las particularidades y relaciones de trabajo de cada organismo o institución. 
   • Las Figuras Geométricas
     • Las figuras geométricas simbolizan o representan las unidades de trabajo que componen la estructura de organización dibujada en la gráfica. Las figuras sirven, además, para expresar gráficamente algunas particularidades relativas a las unidades representadas. 
   • Las Líneas
     • Las líneas que unen los componentes orgánicos en el diagrama indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre éstos, o lo que es lo mismo, entre una figura geométrica y otra. Los organigramas más frecuentes suelen presentar una sola clase de línea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representará un tipo especial de relaciones. 
   • Los Nombres
     •  es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la organización y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas.

3. REPRESENTACION DE COMPONENTES DE LA ORGANIZACION CON SITUACIONES PARTICULARES O ESPECIALES