ACUERDO 006 DE 2014

ACUERDO 006 DE 2014

1. CAPITULO I GENERALIDES

   • ARTICULO 1 OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN-SIC
     • ARTICULO 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN
       • ARTICULO 3 DEFINICIONES
         • Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
           • como también
         • La preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos
           • y
         • La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital
         • ARTICULO 4 COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
           • aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos.
             • como
               • Recursos: humanos, técnicos, logísticos y financieros
           • ARTICULO 5 FORMULACIÓN DE LOS PLANES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
             • Los planes del SIC establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital
             • ARTÍCULO 6 PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA
               • Plan de conservación documental y al Plan de preservación digital a largo plazo
                 • he aqui
                   • Los programas de conservación preventiva
                     • Capacitación y sensibilización
                     • Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas
                     • Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
                     • Monitoreo y control de condiciones ambientales
                     • Almacenamiento y re-almacenamiento
                     • Prevención de emergencias y atención de desastres
               • ARTICULO 7 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC
                 • “Principios del proceso de gestión documental”
                   • son :
                     • Planeación,organizacion y Preservación a largo plazo” que aplican a la administración pública,Procesos de la gestión documental
                 • ARTICULO 8°: ARTICULACIÓN CON LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
                   • ARTÍCULO 9 RESPONSABILIDAD SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC
                     • será responsabilidad del Secretario General o de un funcionario de igual o superior jerarquía, articulado con un equipo interdisciplinario de profesionales del área de gestión documental
                     • ARTÍCULO 10 COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC
                       • ARTÍCULO 11 APROBACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC
                         • por el cual
                           • El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad
                             • del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité
                       • del mismo modo
                         • Le coorcorresponde a los respectivos Secretarios Generales o el funcionario de igual o superior jerarquía de las entidades a que hace referencia el Artículo primero del presente Acuerdo
                   • esta
                     • deberá articularse con la política de gestión documental, según los establecido en el artículo 6 Componentes de la política de gestión documental,7 Etapas de la gestión de los documentos,8 articulación con la política de gestión documental del Decreto 2609 de 2012
       • este
         • aplica a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital, municipal
     • el cual
       • tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, teniendo en cuenta la autenticidad de los documentos
   • CAPÍTULO II DEL PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
     • ARTÍCULO 12 PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
       • Este es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos
         • los cuales
           • Han conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través de tiempo
     • ARTICULO 13 NIVELES DE INTERVENCIÓN EN CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
       • ARTÍCULO 14 CRITERIOS DE INTERVENCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
         • ARTICULO 15 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
           • para la gestión documental y otros sistemas administrativos y de gestión, de conformidad con las normas técnicas y estándares internacionales vigentes a lo largo del ciclo vital de los documentos
           • ARTÍCULO 16 AUTORIZACIÓN DE INTERVENCIÓN
             • la intervención en conservación – restauración de archivos declarados Bienes de Interés Cultural deberá contar con la autorización del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y solo podrá realizarse bajo la dirección de profesionales idóneos
             • ARTICULO 17 ARCHIVOS AUDIOVISUALES FOTOGRÁFICOS O SONOROS
               • Se aplicarán los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación mediante la normatividad relativa a la conservación y preservación de archivos audiovisuales, sonoros
         • Para esto
           • se tendrá en cuenta que cualquier intervención directa sobre los documentos debe obedecer a tratamientos estrictamente necesarios, realizados por personal capacitado, usando materiales compatibles y estables, desde el punto de vista físico y químico, que no alteren la información, soporte o los valores del documento y que puedan ser retirados en una situación futura
       • que
         • Para los documentos de archivo existen dos niveles de intervención:
           • conservación preventiva: buscan detener o prevenir el deterioro de los documentos sin generar alteraciones al soporte y/o a la información conservación – restauración buscan corregir el deterioro, potenciando y restituyendo los valores históricos y estéticos de la documentación
           • conservación – restauración buscan corregir el deterioro, potenciando y restituyendo los valores históricos y estéticos de la documentación

2. CAPÍTULO III DEL PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

   • ARTÍCULO 18 PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
     • este es
       • el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo
     • y la
       • ARTÍCULO 19 ESTRUCTURA DEL PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
         • este
           • debe tener una estructura normalizada que responda a las necesidades específicas de preservación digital identificadas en el diagnóstico integral. Metodológicamente, la estructura debe definir una serie de acciones específicas
         • así mismo
           • ARTICULO 20 CONDICIONES DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
             • ARTÍCULO 21 RIESGOS PARA LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
               • ARTÍCULO 22 ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
                 • ARTÍCULO 23 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
                   • Los procesos y procedimientos para la preservación digital de manera general
                     • se debe tener en cuenta
                       • Los requisitos legales y reglamentarios específicos para los documentos digitales en cada jurisdicción
                         • Los documentos digitalizados y nativos digitales, desde el proceso de planeación y valoración de la gestión documental
                           • Los requisitos de los metadatos asociados para documentos digitales
                             • Los formatos y medios o soportes de almacenamiento de los documentos digitales
                               • Las acciones de preservación necesarias para garantizar la fiabilidad y autenticidad de los documentos digitales
                                 • El cronograma de transferencias y eliminación de documentos de conformidad con la TRD o TVD de la entidad
                                   • y final mente
                                     • .Los riesgos asociados a la obsolescencia tecnológica, Los requisitos de auditoría y La Vigilancia tecnológica
                   • ARTÍCULO 24°. ADOPCIÓN DE ESTÁNDARES, NORMAS TÉCNICAS INTERNACIONALES Y MODELOS DE REFERENCIA PARA EL ACCESO Y PRESERVACION DE LOS DOCUMENTOS
                     • El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, debe formularse teniendo en cuenta la adopción de las normas técnicas y estándares internacionales vigentes, así como la normatividad vigente en la materia, de acuerdo con las políticas y directrices del Archivo General de la Nación y el Ministerio de las tecnologías de la información y comunicaciones
                 • son las siguientes,veamos
                   • Replicado: Copias de la información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad
                   • Migración: Cambio a nuevos formatos/plataformas (hardware y software) o nuevos medios
                   • Emulación: Recreación en sistemas computacionales actuales del entorno software y hardware para permitir la lectura de formatos obsoletos
                   • Refreshing: Actualización de software o medios
               • se debe
                 • Tener en cuenta la naturaleza única de los documentos digitales y deben evaluarse los riesgos mínimos para la formulación de un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
                   • que son
                     • La obsolescencia y degradación del soporte físico, Obsolescencia del formato del documento digital Obsolescencia del software, Obsolescencia del hardware, Desastres naturales, Ataques deliberados a la información, Fallas organizacionales y Errores humanos que pudiesen afectar la preservación de la información
             • por el cual
               • de preservarse en el tiempo deberán cumplir con los tiempos de retención documental establecidos en las Tablas de Retención Documental T.R.D o las Tablas de Valoración Documental de la entidad – T.V.D
   • CAPÍTULO IV DISPOSICIONES FINALES
     • ARTÍCULO 25°: SEGUIMIENTO Y CONTROL
       • Periódicamente, el Comité Interno de Archivo o el Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad deberá verificar y evaluar el adecuado cumplimiento de lo establecido
       • ARTICULO 26°: INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
         • El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá revisar los planes de implementación del Sistema Integrado de Conservación cuando así lo considere
         • ARTÍCULO 27 COMPETENCIAS
           • Para la implementación del Sistema Integrado de Conservación en las Entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado brindará la asistencia técnica requerida, de acuerdo con su capacidad institucional
           • ARTÍCULO 28 PUBLICACIÓN
             • Los planes de implementación del sistema integrado de conservación, deberán publicarse en la web de la entidad y mantenerse en los sitios web luego de su aprobación
             • ARTÍCULO 29 NORMAS COMPLEMENTARIAS
               • El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado expedirá normas complementarias y guías para la implementación del Sistema Integrado de Conservación y el desarrollo del Plan de Conservación Documental y el Plan de Preservación digital a Largo Plazo
               • ARTÍCULO 30 COORDINACIÓN CON OTRAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL
                 • El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado coordinará con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normativa que en materia de conservación documental y preservación digital deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales
                 • ARTÍCULO 31 RESPONSABILIDAD DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS EN EL DESARROLLO DE LAS NORMAS SOBRE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
                   • Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, en coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Sistema Integrado de Conservación de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente Acuerdo, la Ley General de Archivos y normas complementarias
                   • ARTÍCULO 32
                     • El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en especial el Acuerdo 048 de 2000 y demás disposiciones que le sean contrarias