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COMPRA DE MATERIALES E INSUMOS

MARIUXI CHUQUIZÁN Spanish

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Procesos y actividades que anteceden, pertenecientes a un sistema de apoyo
- 1
  - Recepción de solicitudes con necesidades
    - Control y toma de decisiones: DIRECTOR y repr. ONG
- 3
  - Elaboración de proyectos
    - Establecen objetivos
    - Establecen niveles de riesgo
    - Establecen presupuestos en base a proformas presupuestarias habilitantes.
    - Basados en los lineamientos del decreto 193, los objetivos de desarrollo sostenible la Resolución administrativa 0039
      - Responsables: técnicos especializados de acuerdo al tipo de proyecto.
- 2
  - Se priorizan necesidades y establece planificación.
    - Visita a comunidades para verificación de información
    - Selección de comunidades beneficiadas
    - Regulada por los estatutos de la ONG, inciso 56 y estatutos de fundación.
    - Visita a comunidades para verificación de información.
    - selección de beneficiados
    - criterios de selección con estatutos de ONG y estatutos fundación.
      - Estatuto ONG inciso 56,encargado rept. ONG. Estatuto fundación bajo las directrices del MIES, rept. DIRECTOR.
- 4
  - Recepción de recursos
    - Acreditación en cuenta
      - Cuenta registrada en el SRI.
      - Comprobación de recursos bajo el registro de UAF
      - Responsable: Contadora ONG, con registro Berna_0158-7, facultad para transferencias internacionales
    - Asignaciones presupuestarias
      - Pago Mano de obra calificada
      - Consigna rubro para compras
        Debe tener en cuenta la disponibilidad de caja y solicitar recursos, previa evaluación.
      - Responsable: Contadora CPA fundación, registrada en SRI
        El control lo realiza representante ONG, previa aprobación.
      - Elaboración de informes económicos
        Responsable contadora, con respaldo de facturas, proformas e informes emitidos por la responsable de compras.
- 5
  - Departamento de Recursos Humanos
    - Evaluación de hojas de vida, responsables RRHH,DIRECTOR y ONG
    - Contratación de mano de obra calificada
    - Elaboración de contratos
      - Las contrataciones son bajo la normativa del código de trabajo, dependiendo de la duración se procede a la afiliación, con derecho a todos los beneficios de las leyes ecuatorianas.
Este proceso pertenece a un sistema de apoyo y a un subsistema de administración de bienes
- Todo el proceso esta bajo la responsabilidad de la dirección de logística y adquisición y el control interno de la Contadora, Director y Representante de ONG.
- Recepción de recursos
  - Firma de acta de recepción
  - Recepción de proformas presupuestarias aprobadas
- Compra de materiales e insumos
  - Pago en la forma que el proveedor decide, ya sea, efectivo o cheque; mismo que se encuentra previamente planificado.
  - Elaboración de retenciones de acuerdo a la ley tributaria.
  - Recepción y revisión de facturas.(los datos deben estar correctamente y comprobación de precios)
- Entrega de documentación al departamento de contabilidad
  - Redacción informe de adquisición
  - Entrega del informe de adquisición
  - Aprobación de informe de adquisición
- El control del destino de las compras y los ingresos lo realiza el Mies y el SRI mediante las declaraciones de impuestos.
  - se recomienda implementar un sistema de control interno mediante una normativa única, que permita a todo el personal un conocimiento exhaustivo y de esta manera disminuir el riesgo.