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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Graciela Ochoa English

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DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES
- PARA DETERMINAR UNA NECESIDAD SE NECESITA DE:
  - La necesidad de comprar.
    - ESTO QUIERE DECIR QUE:
      - En todo tipo de empresa las compras, representan esencialmente una inversión de su capital.
        DONDE
        Las compras exigen una prioridad fundamental
        EN EL CUAL
        Deben realizarse a través de personal de absoluta honorabilidad, responsabilidad e integridad
        YA QUE
        Depende una buena realización de transacciones de materias primas y demás materiales.
        Una buena realización de transacciones de materias debe cumplir con:
        Los requisitos más elementales de una compra como:
        Precio
        Calidad
        Cantidad
        Condiciones de entrega
        Pago.
REQUISICIÓN DE INSUMOS
- ¿QUÉ ES?
  - Es un documento interno
    - EN LA CUAL:
      - Se plasman las necesidades que tienen el departamento de producción o algunos de sus departamentos o sucursales.
        POR MEDIO DE :
        El departamento de almacén.
        Los elementos básicos que deben contener son:
        5. Número
        2. Departamento
        3. Sucursal
        4. Fecha en que se formula la requisición
        1. Persona que solicita el material
        6. Cantidad requerida
        9. Partida
        8. Clave
        7. Descripción clara del material solicitado
        10.Unidad de medida
        12.Observaciones
        11.Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud
PROGRAMACIÓN DE COMPRAS
- Para planear adecuadamente las compras de una empresa se debe:
  - Seguir una regla juiciosa
    - YA QUE
      - Las adquisiciones empíricas en la actualidad ya no tienen razón de ser
        ES POR ELLO QUE:
        Las empresas importantes deben basarse en métodos científicos y racionales
- Las compras en una empresa pueden planearse de acuerdo con su uso e importancia en:
  - 1. Artículos juzgados como indispensables
    - COMO:
      - Las materias primas.
  - 2.Artículos de consumo inmediato o directo
    - DONDE:
      - No necesitan almacenamiento
        COMO:
        EL mobiliario.
        Equipo de oficina.
  - 3. Artículos de consumo esporádico o con fines muy particulares.
    - EN LA CUAL:
      - Su almacenamiento es mínimo y es de manera transitoria.
        COMO:
        Refacciones para el departamento de Producción
        Refacciones para el departamento deMantenimiento.
INVESTIGACIÓN DE FUENTES DE FINANCIAMIENTO
- LAS FUENTES DE ABASTECIMIENTO SON:
  - Importantes para cualquier comprador efectivo.
    - ALGUNOS AGENTES DE COMPRAS SOLO TIENEN:
      - Su experiencia y memoria para el conocimiento de estas fuentes
    - SOLO FUNCIONAN CUANDO:
      - Los proveedores son muy limitados.
- ESTAS FUENTES SE PUEDEN DIVIDIR EN:
  - A) Las fuentes de información
    - ALGUNOS EJEMPLOS SON SIGUIENTES:
      - Catálogos
        SON:
        Aquellos que proporcionan información sobre precios, muchos artículos y materiales.
        DONDE
        Venden a partir de las listas del precio estándar .
      - Directorios Telefónicos clasificados
        SON:
        Una sección amarilla, donde abres el librillo, haces la búsqueda de lo que se necesita
        EN EL CUAL
        Se encuentras varias empresas que ofrecen el producto.
      - Revistas de comercio
        SON:
        Una valiosa fuente de información sobre proveedores potenciales, la lista de tales publicaciones es muy extensa y los artículos similares varían en valor.
      - Registros
        SON
        Listados semioficiales, cuyo valor es el de identificar fuentes para un contacto específico
    - Computadora
      - ES
        Es una herramineta que es posible tener una fuente de información confiable
        DONDE
        Puede ser proporcionado por el proveedor vía disquete o CD room o en su caso vía Internet.
  - B) Fuentes de contactos personales y la experiencia:
    - ALGUNOS EJEMPLOS SON SIGUIENTES:
      - Entrevistas con los vendedores y representantes de los fabricantes
        SON:
        La representación de ventas, puede constituir una de las fuentes más valiosas de información
        EN LA CUAL FUNCIONAN:
        Con referencias a procedencias de abastecimientos, tipos de productos e información sobre comercio.
      - Índices de archivo de proveedores
        SON:
        Toda la información, de cualquier fuente, si tiene valor debe de ser registrada, es el índice que acompaña el archivo de catálogos.
      - Organizaciones de compra
        SON
        Grupos de especialistas que tienen gran experiencia.
  - C) Fuentes de abastecimiento en el extranjero
    - EL ABASTECIMIENTO EN EL EXTRANJERO SIEMPRE:
      - Debe de tomarse en cuanta en un país como el nuestro, país que carece, la mayor de las veces, de tecnologías sofisticadas para poder crear productos de alta calidad.
        PARA ELLO EXISTEN 2 RECOMENDACIONES :
        2-Se proseguirá negociar directamente con los representantes o dueños de las empresas a las que les queremos comprar los materiales que necesitamos.
        1- Se recomienda que se utilicen los servicios de un importador para resolver dudas respecto a la calidad, disponibilidad, aceptación de la corporación, etc.
        CONSISTEN PRINCIPALMENTE EN LAS SIGUIENTES:
        Compras de importación
        ES IMPORTANTE RESALTAR UN ASPECTO MUY INTERESANTE:
        Que sostiene nuestro país con otras naciones
        COMO POR EJEMPLO
        Chile
        Estados Unidos
        Japón
        Canadá
        SON:
        Aquellas que se efectúan entre dos o más países y se rigen por las leyes y estatutos de los involucrados
        GRACIAS A ELLOS , SE A LOGRADO:
        La estimulación de las importaciones con la reducción
        Una anulación de tarifas aduanales en diversos productos, materias primas y/o servicios
SELECCIÓN DE PROVEEDORES.
- LA SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES DEBE SER CONSIDERADA DE ACUERDO A LOS SIGUIENTES PUNTOS:
  - A) La capacidad financiera
    - ESTO QUIERE DECIR QUE:
      - El investigar la confiabilidad que pueda ofrecer en el caso de que se hayan de conceder anticipos.
  - c) La capacidad de producción.
    - ÉSTA CAPACIDAD ES ESENCIAL YA QUE:
      - Permite conocer si la empresa tiene disposición
        Y FINALMENTE
        Es capaz de enfrentarse con las obligaciones de producir materiales en un determinado tiempo.
  - B) La capacidad técnica.
    - ESTO ES IMPORTANTE CUANDO:
      - Se trata de los materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad.
- SE PUEDEN CONSIDERAR CARACTERÍSTICAS COMO:
  - Inmueble
  - Número De Empleados
  - Maquinaria y equipo funcionando
  - Disponibilidad De Equipos Especiales
  - Capacidad Productiva Global
- TAMBIÉN PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES SE DEBE CONSIDERAR:
  - 1-La Elección de los proveedores
    - ESTO QUIERE DECIR QUE:
      - Se debe analizar detenidamente a cada uno de los proveedores que están en posibilidades de surtir el material requerido.
  - 2-Estudio de aptitud.
    - EN LA CUAL SE MENCIONA QUE:
      - Permitirá analizar los diferentes elementos que describen el nivel de servicio que ofrece un proveedor.
  - 3-La Información Financiera
    - ESTA ES DE SUMA IMPORTANCIA YA QUE:
      - Tiene la capacidad con cumplimiento del proveedor
        Y
        Fundamentar su operación está definida por su situación financiera definidos en los reportes de sus estados financieros.
  - 4-Información Operacional.
    - ES IMPORTANTE CONTAR CON LA INFORMACIÓN NECESARIA YA QUE:
      - formaliza el estudio de la capacidad instalada de la planta del proveedor
        CON:
        Los elementos que permitan garantizar el suministro.
  - LA CLASIFICACIÓN O REGISTRO DE PROVEEDORES PUEDE HACERSE POR ORDEN:
    - Alfabético.
      - DEBE HACERSE:
        Archivar en el orden del abecedario.
    - Cronológico.
      - DEBE HACERSE:
        Por riguroso orden de fechas.
    - Geográfico.
      - DEBE HACERSE:
        Por zonas
    - De asuntos.
      - DEBE HACERSE:
        Por clasificación a todo lo relativo de un mismo negocio en un solo expediente.
    - Numérico.
      - DEBE HACERSE:
        Por cualquiera de los sistemas anteriores principalmente el de asuntos.
  - Estabilidad de sus operaciones.
    - EN ESTE PUNTO
      - Debe confirmarse la información necesaria para medir el nivel de operación del proveedor
        YA QUE SE PUEDEN VER:
        Las visitas a su Planta
        Las encuestas y referencias comerciales
        Las entrevistas directas con sus diferentes clientes.
    - SE PUEDE DEFINIR EL PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE ACUERDO CON LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:
      - 2- Capacidad Operacional.
      - 4-Posición En El Mercado.
      - 6- Disponibilidad.
      - 5- Capacidad De Respuesta.
      - 1- Estabilidad financiera.
      - 3- Experiencia.
      - 7- Capacidad De Transportación.
      - 8- Tipo De Servicio.
      - 9- Expectativas De Crecimiento.
  - El Registro de Proveedores
    - SE DEDICA A:
      - En basarse en las informaciones completas y amplias de todas las fuentes de abastecimiento.
        EN LA CUAL , DEBE CONSIDERARSE SIGUIENTES PUNTOS:
        1. Realizar un directorio alfabético pormenorizado de los proveedores, en lo que contengan los datos necesarios para facilitar las compras.
        COMO POR EJEMPLO:
        1) Nombre y dirección del proveedor.
        2) El Giro a que se dedica.
        3) Si es fabricante o distribuidor.
        4) La Reputación del proveedor.
        5) Las Condiciones de pago
        6) Las Condiciones de entrega
        7) Los Descuentos
        2. Desarrollar un expediente de cada proveedor, donde se archive en orden alfabético
        Y QUE DEBERÁ CONTENER LO SIGUIENTE:
        1- Lista de precios
        2-El . Catálogo.
        3- Las Copias de las órdenes de compras.
        4-Las Copias de las facturas.
SOLICITUD DE COTIZACIÓN.
- El departamento de compras, después de haber consultado su registro de proveedores
  - DEBE
    - Conocer quién puede vender los materiales que se requieren
      - MISMO QUE
        Se elabora una solicitud de cotización (usualmente se hace por teléfono).
  - PARA SU REALIZACIÓN SE DEBEN CONSIDERAR LOS SIGUIENTES DATOS:
    - 5. Descripción de artículo solicitado.
    - 4. Unidad de medida
    - 1. Número de la solicitud
    - 6. Precio unitario
    - 8. Condiciones de pago
    - 7. Lugar de entrega
    - 9. Fecha, nombre y firma de la persona que la solicita
    - 10.Nombre, domicilio y teléfono del proveedor
    - 11.Observaciones.
    - 2. Partida
    - 3. Cantidad.
RECEPCIÓN DE MATERIALES Y FACTURACIÓN
- Este control le corresponde principalmente a los departamentos que tienen la responsabilidad de verificar las entregas
  - COMO:
    - El departamento de compras
      - ES IMPORTANTE QUE EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EXIJA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN QUE:
        Las mercancías entregadas por parte de los proveedores sean precisamente las solicitadas en la Orden de Compra o Pedido.
        Por ninguna razón haya variaciones considerables entre uno y otro.
- EXISTEN HOJAS DE CONTROL PARA LA RECEPCIÓN DE MATERIALES QUE CONTIENEN LOS SIGUIENTES DATOS:
  - 1. No. de la Orden de Compra
  - 3. Descripción del artículo
  - 5. Unidad de medida
  - 8. Fecha de recepción
  - 2. Cantidad entregada
  - 4. Procedente
  - 6. Observaciones.
  - 7. Nombre y firma del empleado quien recibe los materiales
- OTRO PUNTO IMPORTANTE ES:
  - La Facturación
    - EN LA CUAL ES :
      - Un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa.
        DONDE:
        El departamento de compras debe participar también del cierre y vigilancia de las compras.
        TAMBIÉN
        El departamento de compras recibe las facturas para su revisión
        LOS DEPARTAMENTOS QUE RECIBE LAS COPIAS DE LA ORDEN DE COMPRA SON :
        1. Compras.
        2. Contabilidad.
        3. Almacén.
        4. Departamento que originó la requisición.
NEGOCIACIÓN DE LA COMPRAS
- En la negociación con proveedores, ambos conocen el terreno, lo inteligente es saberlo preparar.
  - UN PUNTO IMPORTANTE ES :
    - Debemos sentir a un proveedor, como un “aliado de nuestra empresa”.
    - Las reuniones con los proveedores, son de gran importancia
      - YA QUE:
        Forman afianzas en nuestra empresa
  - PARA EL PROVEEDOR Y CLIENTE TIENE QUE SER CLAROS LOS RESULTADOS DE LA NEGOCIACIÓN COMO:
    - C) Importancia Del Tiempo
    - D) Elementos De Poder.
    - A) Objetivos.
    - B) Puntos De Acuerdo.
- Toda la información enviada por los proveedores, debe tabularse, información de la empresa, garantías, valor agregado, servicios, precios, etc.
- PARA PODER TENER UNA NEGOCIACIÓN EXITOSA SE NECESITA:
  - 1-El negociar con proveedores, es cosa de:
    - 1-Tener claridad en nuestras necesidades
    - 2-Saber guiar al proveedor hacia donde nosotros queremos que vaya.
    - 3-Entender y hacérselo saber, que él trabaja con nosotros y no para nosotros
  - 2- No tener un solo proveedor, ni un solo mayorista.
  - 3-Tabular todos los datos para toma buena decisiones
  - 4-Tener reunión con los proveedores
  - 5- Solicitarles que nos mantengan al día de precios ofertas
- LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA NEGOCIACIÓN SON:
  - Adquirir producto total.
  - Conocer características y necesidades.
  - Actitud.
  - Escuchar
  - Buscar comprar beneficios.
  - Preguntar
- EL PROCESO DE PREPARACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN SE NECESITA TENER LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:
  - 1- Objetivos
  - 2-Análisis previo.
  - 4-Expectativas gerenciales.
  - 3-Logística.
  - 5-Disponibilidad de recursos
ORDEN DE COMPRA Y SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
- La orden de compra o pedido se considera un contrato previo
  - EN LA CUAL:
    - Puede variar en su forma o extensión de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
  - TAMBIEN
    - Se convierte automáticamente en un contrato de Compra-Venta
- EN EL SEGUIMIENTO DEL PEDIDO CUANDO:
  - El departamento de compras.
    - DEBE VERIFICAR QUE :
      - Este cumpla con las condiciones de entrega pactadas y las especificaciones en cuanto a la calidad, cantidad y garantía de los productos referidos en la Orden de Compra.
  - Un elemento de programación importante, que se convierte en instrumento de la estrategia de compra, es el contrato de servicio