EL LIBRO DEL PROTOCOLO

EL LIBRO DEL PROTOCOLO

1. EL PROTOCOLO

   • Art. 16 LN
   • CONCEPTO
     • Es el conjunto de libros llevados en numeración sucesiva, que están integrados por hojas de papel sellado o común, según el caso legalizados previamente, en el que constan las escrituras matrices por riguroso orden de fecha y en numeración correlativa, los actos y contratos otorgados ante la persona autorizada para ejecer la función notarial

2. CONCEPTO

   • Es un registro público que constituye una herramienta para dejar constancia y perpetuar los actos, contratos o declaraciones de voluntad que ante los oficios del notario han otorgado las partes.

3. PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DEL LIBRO DE PROTOCOLO

   • 1. Pedir al Juzgado de Primera Instancia competente o a la Sección del notariado de la CSJ, la autorización para la compra de las hojas para el libro del protocolo
     • Si es primera vez, el solicitante deberá comprobar que está autorizado para ejercer el notariado mediante el acuerdo publicado en el Diario Oficial.
       • Art. 10 LN
     • Si el libro ya venció deberá comprobar con el mismo la fecha en que fue autorizado.
       • Art. 18 inc 2 LN
     • Si el libro se agotó antes de la fecha de vencimiento, deberá comprobar con el libro que sus hojas se agotaron en su totalidad.
   • 2. Una vez autorizado debe ir al M.H a comprar las hojas que requiere para su libro de protocolo.
   • 3. Luego se procede a la legalización ante el Juez competente o ante la sección del notariado de la CSJ
     • La autoridad que lo recibe sella todas las hojas en la esquina superior derecha, excepto la primera hoja
       • Art.17 Inc 2 LN
     • Razón de legalización en la 1ra. hoja, firmado y sellado por el Jefe y Secretario de la Sec. de Notariado (o el Juez y secretaria del juzgado correspondiente)
     • Se anota la entrega en el Libro de Registro, el cual es firmado por el Notario, Jefe y Secretario de la Sección de Notariado (o el Juez y secretaria del juzgado correspondiente)
       • Art. 19 LN
     • Se legaliza ante:
       • La Sección del Notariado de la Corte Suprema de Justicia
         • Art. 17 inc 1 Part. Última LN
       • Jueces de Primera Instancia
         • Art. 111 regla 1ra. LOJ

4. TERMINACION DEL LIBRO DEL PROTOCOLO

   • Cuando se agotan las hojas.
     • Art. 18 Inc 2 LN
     • Que se agoten con el vencimiento del año de vigencia.
     • Que se agoten antes del vencimiento del año de vigencia.
       • Forma de proceder:
         • 2. Presentarse al juzgado o a la sección del notariado de la CSJ a pedir autorización para la compra de hojas de libro de protocolo.
         • 3. Como está todavía en vigencia el libro, establece la autoridad que está agotado y debidamente cerrado, y se lo devuelve para expedir testimonios que las partes soliciten.
           • Art. 22 LN
             • Rel. Art. 34 LN
         • 4. Le autorizan la compra de hojas para su libro de protocolo.
         • 1. El notario debe cerrar el libro (con una razón de cierre).
           • Art. 21 LN
   • Cuando hubiere caducado el año de vigencia.

5. MODO DE PROCEDER CUANDO SE ADICIONAN HOJAS PARA TERMINAR UN INSTRUMENTO.

   • Debe presentarse ante la autoridad competente y solicitar autorización para la compra de más hojas para su libro de protocolo.
   • Debe comprobar tal situación mediante el instrumento que no pudo terminar a causa del agotamiento de sus hojas.
   • Una vez autorizadas las hojas, termina el instrumento y cierra el libro.
   • Se presenta ante en funcionario respectivo con el libro ya formado, dentro de los 5 días siguientes al otorgamiento del instrumento.
   • El funcionario las legalizará y dejará constancia del número de emisión y toma de razón de las hojas agregadas en el libro de entregas correspondiente.
   • Art. 20 LN

6. CARACTERÍSTICAS DEL LIBRO DE PROTOCOLO

   • Se legaliza ante la Sección del Notariado de la Corte Suprema de Justicia o Juez Competente.
     • Art. 17 Inc. 2 LN
   • Su plazo de vigencia es de un año calendario a partir de la entrega del mismo.
     • Art. 18 LN
   • Se utiliza para la formación del mismo papel sellado del valor de dos colones c/u.
     • Art. 17 Inc. 1 LN y Decreto N° 306 de fecha 27/08/92.
   • En él se asientan los actos, contratos y declaraciones que ante el notario se otorguen.
     • Art. 1 inc 1 LN
   • El notario posee competencia en todo el territorio nacional y en el extranjero.
     • Art. 3 LN

7. MODO DE PROCEDER CUANDO CADUCA EL AÑO DE VIGENCIA

   • El notario debe devolverlo dentro de los 15 días siguientes a su vencimiento.
     • REQUISITOS PARA SU DEVOLUCIÓN
       • Razón de Cierre.
         • Art. 21 LN
         • Puede presentar para el Notario cuatro casos distintos.
           • Se agregan hojas para terminar un intrumento. La razón de cierre se coloca al final de la última firma, y si no alcanzare podrá continuarse en una hoja adicional.
           • Se vence el libro sin agotarse las hojas de que se compone. La razón de cierre se consignará después de la última firma y se hará constar en ella cuantas hojas han sido utilizadas.
           • Se vence el libro con las hojas agotadas. En este caso la razón debe consignarse en una hoja aparte.
           • Se vence el libro sin utilizar ninguna hoja. La razón se consigna inmediatamente después de la legalización que aparece en la primera página
       • Indice.
         • Art. 21 Inc 2 LN
         • Es el medio que le facilita el manejo del conjunto de instrumentos que forman un libro de protocolo, para encontrarlos con rapidez y que resume el trabajo realizado en un libro de protocolo
           • Debe contener:
             • Número correlativo
             • Orden de fecha
             • Instrumentos autorizados.
             • El nombre de los otorgantes
             • Folios en que se encuentran asentadas las escrituras
             • Se incluirán los números de escrituras suspendidas.
       • Legajo de Anexos.
         • Art. 24 LN
         • Es el conjunto de documentos que se agregan al libro de protocolo, cuando se entrega a su vencimiento o al terminarse
           • Ejemplo:
             • Los originales de los recibos de pago del Impuesto sobre la Transferencia de Bienes Raíces.
               • Art. 122 C. Tributario.
             • La minuta cuando hayan comparecido intérpretes en el caso de otorgantes que no se expresen en castellano
               • Art. 32 N° 2 LN
             • La traducción verificada por los intérpretes, de lo contenido en la minuta.
             • Los documentos originales que se hayan protocolizado
               • Art. 57 LN
             • Poderes especiales que se agoten en la escritura autorizada.
             • El Art. 24 L. N. dice:” y los demás documentos que solo puedan servir para la celebración del acto o contrato”.
               • Dentro de éstos quedan comprendidos:
                 • La Certificación del decreto de autorización para el otorgamiento de la escritura de constitución de hipoteca sobre los bienes de un menor
                   • Art. 230 C. Fam y 190 Ley Proc. de Fam.
                 • Caso de las Diligencias Matrimoniales
                 • Diligencias de Jurisdicción Voluntaria
       • Empastado.
         • Tiene su razón de ser en el libro de hojas sueltas.
           • Art. 23 LN
     • Art. 23 LN

8. PROCEDIMIENTO DE LA AUTORIDAD QUE RECIBE EL PROTOCOLO

   • 1. La Sección del Notariado y los Juzgados de Primera Instancia competentes asentarán en el libro de registro la devolución de los libros de Protocolo
     • Art. 25 Inc 2 LN.
   • 2- El Jefe de la Sección del Notariado o el Juez competente colocará la razón de cierre al protocolo, a continuación de la razón de cierre del Notario. Si no hay espacio se permite agregar una hoja adicional.
     • Art. 23 LN
   • 3. Los Jueces de Primera Instancia remitirán los libros de protocolo y legajos de anexos que reciban, a la Sección del Notariado, dentro de los quince días siguientes a la fecha de su respectiva entrega por el notario
     • Art. 24 Inc 2 LN

9. OBLIGACIONES DEL JEFE DE LA SECCIÓN DEL NOTARIADO.

   • Revisar los protocolos de manera integral, observando las informalidades en la forma de llevar el protocolo, redacción y contenidos de las escrituras matrices.
   • La obligación de informar dichas informalidades a la Corte Suprema de Justicia
     • Art. 27 LN
       • Rel. Art. 111 Regla 3ra LOJ
   • La obligación de remitir todos esos protocolos con los legajos de anexos y copias de testimonio a la Corte Suprema de Justicia más tardar el último día del mes de Septiembre de cada año

10. INCUMPLIMIENTO DEL NOTARIO DE SUS OBLIGACIONES

    • Sanciones:
      • 1. No se le autorizarán nuevas hojas para un nuevo libro de protocolo.
        • Art. 25 inc 1 LN
      • 2. Si es el caso de que no ha devuelto el libro de protocolo, además se exigirá su devolución, si aun así no lo cumple, podría aplicarsele una responsabilidad penal por tener bajo su dominio un registro público.
      • 3. La más grave podría ser la Suspensión.
        • Arts. 8 num 1, 11 y 12 LN
    • Art. 25 LN
      • Rel. Art. 27 LN

11. PROCEDIMIENTO EN CASO DE EXTRAVÍO, DESTRUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DEL LIBRO DE PROTOCOLO

    • Si no se comprueba responsabilidad del Notario:
      • Se sobresee a su favor, y se solicita a la Sección del Notariado o Juzgado, para que le Autoricen un nuevo libro.
      • Art. 60 LN
    • En caso de extravío, destrucción total o parcial de un libro de protocolo en poder del notario, éste debe tan pronto lo note, presentarse ante las autoridades competentes.
      • Autoridades competentes:
        • Juez Primero de lo Civil de San Salvador
        • Juez de lo Civil, encargado de las funciones notariales, en el interior del país
          • Pueden dar aviso a la Sección del Notariado.
      • Puede iniciar de oficio o por orden de la Corte Suprema de Justicia al tener conocimiento de hecho, si el notario no lo hubiere promovido
      • Art. 58 LN
    • Resulta responsabilidad para el Notario:
      • el Notario debe responder profesional, civil y penalmente, por los daños que su irresponsabilidad cause.
      • Se le debe suspender por Negligencia grave.
      • Art. 62 LN
        • Rel. Arts. 8, 11 LN

12. FORMACION DEL PROTOCOLO DEL NOTARIO

    • En forma de hojas sueltas
      • Art. 17 Inc 1 LN
    • En forma de Libro ya empastado
      • Art. 17 Inc 3 LN

13. AGENTES QUE EN NUESTRO SISTEMA NOTARIAL LLEVAN LIBRO DEL PROTOCOLO:

    • El notario
      • Art. 5 LN
    • Jueces de Primera Instancia
    • Cónsules de Carrera
    • Jefes de Misión Diplomática

14. REGULACIONES ESPECIALES DEL LIBRO DE PROTOCOLO

    • Cambio de domicilio del Notario.
      • Art. 26 Inc 2 LN
      • En este caso, el notario al vencerse o agotarse su libro de protocolo deberá devolverlo a la autoridad que se lo autorizó.
      • Previo informe sobre el cumplimiento de las obligaciones por parte del notario, emitido por el funcionario respectivo.
        • Podrá solicitar la autorización para la compra de nuevas hojas de protocolo y su respectiva legalización ante la autoridad correspondiente del lugar donde resida actualmente.
    • Ausencia del País del Notario.
      • Art. 29 LN
      • Cuando el notario tuviere que ausentarse del país por un tiempo que pase de la fecha de vencimiento de su libro de protocolo, deberá entregarlo, con la razón de cierre, indice, legajo de anexos, y empastado.
        • Arts. 21 y 23 LN
      • Esta es una excepción a que el protocolo, se debe devolver a los quince días subsiguientes al vencimiento del protocolo.
        • Art. 21 LN
      • Le será devuelto si regresa antes de la fecha de vencimiento de su libro de protocolo con una razón firmada por el funcionario dejando constancia de la fecha de su devolución en él y en el libro de Registro.
        • Si se le devuelve es únicamente para expedir los testimonios que le sean solicitados por las partes durante el tiempo de la vigencia del libro y los 15 días subsiguientes a su vencimiento.
          • Arts. 22 y 23 LN
            • Rel. Art. 43 LN
    • Fallecimiento del Notario.
      • Art. 30 LN
      • Cualquier persona en cuyo poder quedare el o los libros de protocolo y el sello del notario fallecido, debe devolverlo dentro de los 15 días subsiguientes al fallecimiento a la Sección del notariado o al Juzgado de 1ra Instancia competente.
        • PUEDEN SURGIR DOS CUESTIONES:
          • 1. Si la persona que tiene en su poder el protocolo no lo devuelve en el plazo estipulado, la C.S. J. ordenará que se entregue y si no lo hace, podrá darse aviso a la FGR e iniciar la acción penal por el delito de Desacato a una orden judicial y realizar un allanamiento para registrar el lugar y obtener el o los libros del protocolo y sello del notario.
            • La ley dispone que se será apremiada, sin embargo, debido a los principios y garantías constitucionales que rigen nuestro ordenamiento jurídico, esto no tiene razón de ser.
              • Arts. 11, 12, 13 CN
            • Art. 30 inc 2 LN
          • 2. Si no quedare en poder de alguna persona, en virtud de la obligación del Jefe del Registro del E.F de dar aviso a la sección del notariado sobre el fallecimiento, la CSJ mandará a recoger el o los libros y sello del notario.
            • Art. 30 Inc 3 LN
        • Art. 30 inc 1 LN

15. CASOS EN LOS QUE SE PUEDE SACAR DEL PODER DEL NOTARIO UN LIBRO DE PROTOCOLO

    • 1. Cuando éste haya fallecido, y la persona obligada a devolverlo no lo quiere entregar.
      • Art. 30 inc 2 LN
    • 2. Cuando sea suspendido y éste siga con el ejercicio de la función notarial.
      • Art. 28 LN
        • Rel Arts. 8, 11 y 12 LN

16. PROPIEDAD DEL LIBRO DE PROTOCOLO

    • Teorías que lo explican:
      • El Protocolo es un bien fiscal.
        • Es un bien fiscal, es decir no es de uso público, pudiendo darse en depósito al notario.
          • CONCLUSION
            • El libro del protocolo es un Registro público, por lo cual debe ser resguardado por Estado, quien solo ha delegado al notario la función pública para incorporar en él los actos o contratos que ante sus oficios se otorguen, de tal suerte que el Notario se convierte en un mero tenedor del libro del protocolo, obligado a devolverlo y entregarlo a su propietario al vencerse el plazo de su vigencia o al primer requerimiento que para tal efecto se le haga.
              • Art. 1 LN
      • El Protocolo es propiedad del Notario.
        • Esta teoría entiende al protocolo como algo patrimonial del Estado, quien tiene dominio sobre él, no imperio; al entregarlo al notario, se desprende de éste,enájenándolo a favor del representante de la fé pública, quien llega a ser propietario, por consiguiente, su dueño absoluto, con derecho hasta de poderlo transmitir
      • El Protocolo es un bien nacional de uso público.
        • Esta teoría sostiene que el protocolo es un bien nacional de uso público y cualquier persona puede tener acceso a él.
          • Cabe mencionar que la critica principal que recae en esta teoría, es que en nuestro sistema no cualquier persona puede tener acceso al libro del protocolo, la persona en cuestión tiene que tener un interés primario para acceder a éste, por ejemplo: En el caso que un otorgante desee revisar el instrumento del que fue participe.