Los principios generales que rigen la función archivística

Los principios generales que rigen la función archivística

1. A. Fines de los archivos

   • Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia, garantizando la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución

2. B. Importancia de los archivos

   • los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional

3. C. Institucionalidad e instrumentalidad

   • Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano

4. F. Administración y acceso

   • Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley

5. D. Responsabilidad

   • Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

6. E. Dirección y coordinación de la función archivística.

   • El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística ayudando a la eficiencia en la gestión del Estado y a salvaguardar el patrimonio documental

7. G. Racionalidad

   • Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad ( perfección de una decisión administrativa) de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal.

8. H. Modernización

   • El Estado propugnará (Defender la idea) por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos

9. J. Manejo y aprovechamiento de los archivos

   • El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, para manejar y aprovechar los documentos es necesario entender su contenidos su fecha su vigencia su jurisdicción y clasificación ya que puede ser un documento escrito visual o auditivo

10. I. Función de los archivos

    • Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora

11. K. Interpretación

    • Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano