CAJA GENERAL

CAJA GENERAL

1. ¿Qué es un arqueo de caja?

   • es una medida empleada por las empresas con el fin de reforzar la efectividad del control interno para el correcto uso del efectivo que se maneja, dado que por su naturaleza, es el activo que más se presta a manejos no idóneos.
   • ¿Quíen lo realiza?
     • El arqueo de caja lo debería realizar el departamento de Administración o ventas, el que se responsable directo de la gestión de las cajas, ya sea por cuenta propia o por solicitud del departamento de Contabilidad, Finanzas o Auditoría.
   • ¿En que momento se realiza?
     • El tiempo en que se realiza depende de las características operativas y de ventas de la empresa. En este sentido, una empresa con un alto volumen de manejo de efectivo por caja, lo más común es que el arqueo se realice diariamente, al cierre de la jornada laboral.
   • ¿qué ocurre si no es correcto?
     • En un arqueo es posible que haya diferencia entre lo encontrado con respecto al saldo registrado en el sistema. Estas diferencias o errores pueden ser voluntarios o involuntarios. Generalmente lo errores involuntarios lo comete el cajero y el mismo departamento de Contabilidad.
       • Los errores voluntarios representan un causal de despido, y dependiendo del daño, puede conllevar a acciones penales.
         • Los errores involuntarios en el manejo del efectivo, dependiendo de sus consecuencias, puede llevar a una amonestación escrita al cajero o a realizar mejoras en el proceso de administración de caja o realizar aclaratorias o adiestramiento extra en el manejo de la caja. Eso no implica que no se pueda decidir despedir a un cajero, si los errores son frecuentes o sus consecuencias represente una pérdida de alto costo para la empresa.

2. ¿Cuáles son las instrucciones para realizar un arqueo?

   • *se determina al cajero a quien se le realizara el arqueo de caja
     • * se ingresa al sistema SAIH desde el equipo informatico del cajero a quien se le aplica el arqueo e ingresa al modulo de caje, posteriormente a la opcion de auditorias/arqueo de caja/ alta. observar grafica
       • *registrar clave personal de autorizacion para ingresar al sistema y realizar el arqueo
         • *cuando el sistema da el acceso se despliega una ventana para la captura de informacion de arqueo *se cuenta el dinero que tiene el cajero e ingresa la cantidad de billetes y monedas segun su denominacion, colocandose en cada una de las casillas a la que corresponda
           • *el sistema suma automaticamente y muestra un total de dinero, que tiene el cajero al momento del arqueo de acuerdo al dinero en efectivo y las cantidades que se ingresan
             • *el sistema identifica los retiros que se aplicaron al cajero, de igual manera los cobros realizados con tarjeta credito (TC) y debito
               • *el sistema muestra un "TOTAL GENERAL", el cual es el resultado del arqueo realizado, asi mismo muestra "TOTAL SISTEMA" que reflejara el total de todos los recibos emitidos
                 • el encargado de caja acepta la operacion y el sistema genera impresion del arqueo de caja con los datos registrados
                   • *firma el cajero y la persona que efectuo el arqueo
                     • se archiva en el expediente correspondiente
                       • DATO IMPORTANTE si el arqueo arroja un sobrante, este se debe depositar-como otros ingresos del instituto nacional de rehabilitacion y si arroja un faltante, este debe ser re-integrado en dicho momento

3. ¿Qué es sobrante?

   • Como su nombre lo indica, el sobrante de caja es un dinero sobra, que no debería estar en la caja, en razón a que no corresponde a los valores que de acuerdo a la contabilidad deben estar en la caja

4. ¿Qué es faltante?

   • Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada diferencias de caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos.
   • Son términos contables que se utilizan para expresar cuando el dinero existente en la caja no se corresponde con lo registrado en los datos de ventas porque sobra o falta dinero