Acuerdo No. 060 (30 De Octubre De 2001)

Acuerdo No. 060 (30 De Octubre De 2001)

1. Que se establece

   • Se establecen pautas para la administracion de las comunicaciones oficiales en las entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas.

2. Considerando

   • Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la administración publica.

3. Art. Primero

   • Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas.

4. Art. Segundo

   • Definicion:
     • Archivo Electrónico: es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente.
     • Comunicaciones Oficiales: son todas aquellas recibidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
     • Correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo de funcionario.
     • Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medio electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital.
     • Documento original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
     • Documento público: es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
     • Radicación de comunicación oficiales: es el procedimiento por el medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
     • Registro de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos.
     • Tabla de retención documental: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones

5. Art. Tercero

   • Unidades de correspondencia
     • La unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.
     • Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinara conforme a sus necesidades
     • Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial.

6. Art. Cuarto

   • Firmas responsables:
     • toda entidad debe establecer en los manuales de procedimiento los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.

7. Art. Quinto

   • Procedimientos para la redicacion de comunicaciones oficiales:
     • Velaran por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados.

8. Art. Sexto

   • Numeración de actos administrativos:
     • Debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargaran de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números.

9. Art. Séptimo

   • Comunicaciones internas:
     • Las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o automatizados.

10. Art. Octavo

    • Control de comunicaciones oficiales:
      • Las unidades de correspondencia, elaboraran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos.

11. Art. Noveno

    • Conservación documental:
      • Las unidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación.
      • Se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales

12. Art. Decimo

    • Comunicaciones oficiales recibidas
      • Las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite.

13. Art. Decimo Primero

    • Comunicaciones oficiales enviadas:
      • Se elaboraran en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.

14. Art. Decimo Segundo

    • Comunicaciones oficiales vía fax:
      • Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, la cual se encarga de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

15. Art. Decimo Tercero

    • Comunicaciones Oficiales por correo electrónico:
      • Las entidades que dispongan de internet y servicios de correo electrónico, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.

16. Art. Decimo Cuarto

    • Imagen Corporativa:
      • Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros.

17. Art. Decimo Quinto

    • Horarios de atención publica:
      • Todas las unidades de correspondencia, informaran el Horacio de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.