Mind map

Documentos

Lisbeth Chenas Gestion de Datos Tercero Spanish

Map content

Documentos

Es un soporte material que contiene informacion y tiene como finalidad transmitir conocimientos o ideas.
- Tipos de documentos
  - En la Biblioteca: Libros, Publicaciones periodicas, Documentos de congreso, Bibliografias, Catálogos, Repertorios y base de Datos.
    - Religiosos: Escritos papeles, Bula Actas.
    - Segun su actividad Econommica: PERSONALES; cartas, discursos, ensayos, diarios.
      - Judiciales: Sentencias judiciales, Juicios, Demandas, Causas
    - Militares: Minuta, Autos
  - Comerciales
    - Parte Administrativa: Acuerdos, hojas de vida, informes, leyes
    - Parte contable: Facturas, Recibos, Balances.
Requisitos de la documentacion:
- Asunto: Caracteriza el contenido en una linea.
  - Fecha de origen: fecha en la que fue emitida la comunicacion.
    - Numero de origen: Numero y codigo del registro de origen.
      - Emision: Persona que firma el documento.
        Institucion: Nombre o la razon social del emisor.
        Grado de Reserva: ordinario o reservado.
        Prioridad o tipo: normal. urgente o derecho de peticion.
        medio de recepcion: portador de la correspondencia.
        Destinatario: Nombre del funcionario o empleador al que va dirigida la comunicacion
        Responsable: nombre de la persona que se hace responsable de la gestion.
        Resumen del texto: este es un resumen sinteticoy objetivo del contenido
        Digitalizar Imagen: toda comunicacion debe ser de 3 hojas ,esta debe ser digitalizada completamente, en caso contrario se digitalizaran 2 hojas y la ultima sera la hoja que contiene la firma del remitente.
        Insertar documento: incorpora el archivo magnetico de la comunicaciuon recibida por correo electronico.
Unidad de correpsondencia: Gestiona de manera normalizada y centralizada los servicois de recepcion.
- Mision: Hacer de los archivos activos e inactivos una fuente de informacion.
  - Objetivos: Recibir, enviar y controlar el tramite de las comunicaciones de carcter empresarial mediante servicio de mesajeria que facilite la atencion a las solicitudes presentadas.
- Funciones: En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos:
  - Recepcion, Distribucion de tramite, conservacion y consulta de documentos.
    - presenta servicos de: Digitalizacion, prestar informacion adecuada y oportuna, implementacion de manuales de procedimiento.
EL ARCHIVO.
- estos son unos de los instrumentos mas importantes de la empresa, estos deben de ser guardados y organizados de la manera adecuada.
  - Funciones de los archivos
    - *Reunir y oredenar todos los documentos. *Asegurar la conservacion de los documentos. * Rapidez en la localizacion
      - Documentos publicos
        Registro civil:Partida de Nacimiento, Acta Defuncion, Acta de Divorcio
        Personal: cedula, carnet, pasaporte, licencia de conducir.
        Doc de propiedad: Vivienda, terreno, vehiculo.
        Doc. Solvencia: Diploma, titulo academico, reconocimiento.
        Doc. Acreditacion: Servicio de impuestos
      - Documentos privados.
        Contatacion de trabajo, Certificaciones, Constatacion medica, Autorizacion.