Microsoft Access

Microsoft Access

1. Conceptos preliminares

   • • Base de Datos. Conjunto de datos interrelacionados sobre un tema o propósito particular.
   • • Sistema de Gestión de Base de Datos. Sistema que almacena y recupera información de la base de datos.
   • • Tabla. Colección de datos acerca de un tema en particular. Los datos de la tabla se representan en formato tabular en columnas (campos) y filas (registros).
     • • Consulta. Son preguntas acerca de los datos en su base de datos. Los datos fuente pueden provenir de una o varias tablas. La consulta reúne la información solicitada y responde en la Hoja de Respuestas Dinámica. No almacenan la información en un fichero.
   • • Formulario. Especifica la manera en que se representan los datos. Uso:
     • • Introducir, cambiar, ver los registros de una base de datos utilizando un diseño personalizado.
     • • Al abrir un formulario, se recuperan los registros deseados de las tablas, y los presenta de acuerdo al diseño. Los formularios se diseñan sobre TABLAS o VISTAS (CONSULTAS).
     • • Macro. Lista de acciones conjunta que deseamos que efectúe Microsoft Access.
       • • Módulo. Objeto de Microsoft Access que contiene procedimientos escritos en Access Basic.
   • • Informe. Se utiliza para presentar los datos de la mejor forma posible en una página impresa, para agrupar registros y mostrar totales y subtotales. Los datos los recogen de TABLAS o VISTAS.

2. Consultas

   • Permiten seleccionar el conjunto de filas que cumplen unas determinadas condiciones o criterios, verlas por pantalla e inclusive modificar los datos que contienen. Las consultas también permiten obtener los resultados con distintos aspectos y con los registros ordenados según interese, así como calcular valores para cada registro a partir de otros almacenados en una tabla.
     • Creación de consultas
       • Vista Diseño: Permite crear la consulta paso a paso en una ventana de diseño.
       • Utilizando el Asistente: Se activa el Asistente para Consultas que permite crear consultas de selección de forma sencilla.
       • Asistente para Consultas de Referencias Cruzadas: Permite crear una consulta particular cuyo resultado es la creación de una tabla con tres campos: uno como cabecera de columnas, otro como cabecera de filas y el tercero para mostrar una función.

3. Formularios

   • Los formularios de Access permiten visualizar los datos con un diseño personalizado. Ofrecen unas prestaciones similares a la Hoja de Datos o a las Consultas, pero aportan una mejor presentación de cara al usuario final.
     • Los formularios se pueden crear utilizando básicamente 3 métodos:
       • • Mediante un Autoformulario que genera un formulario sencillo a partir de un origen de filas (por ejemplo una tabla) y un diseño en columnas, u hoja de datos.
       • • A través de Asistentes para Formularios que diseñan un formulario con un formato estándar de forma rápida. El Asistente pregunta por el origen de los registros, los campos, el diseño y el formato que se quiere y crea un formulario basado en esas respuestas.
       • • Desde la Vista Diseño se pueden crear formularios sin asistente, es decir, se parte de cero y se pueden personalizar todos los aspectos.

4. Tablas

   • Elementos de una tabla
     • • Nombre de campo: El nombre de los campos puede estar formado por un máximo de 64 caracteres (letras, números, espacios en blanco o caracteres especiales). Es conveniente que los nombres sean significativos.
       • • Tipos de datos: Hace referencia al contenido y características de la información que contiene el campo.
         • Clave principal
           • La clave principal de una tabla es un campo o campos que identifican de forma única cada registro de la tabla. Es útil para:
             • Localizar rápidamente registros determinados
             • Combinar información de varias tablas
             • LA CLAVE PRINCIPAL NO PUEDE TENER VALORES NULOS NI VALORES DUPLICADOS.