IN04

IN04

1. Introdução

   • Dispõe sobre o processo de contratação de Soluções de TI pelos órgãos do SISP
   • Não se aplica a contratações...
     • ...contratações cuja estimativa de preços seja inferir a 80 mil
     • ...de serviços estratégicos de TI em que a contratada seja...
       • Órgão/entidade criada para prestação de serviços de informática
       • Empresa Pública
     • ...que possam comprometer a segurança nacional
   • É permitida harmonização para melhor adequação a estrutura funcional
   • Órgão central do SISP elaborará a Estratégia Geral de Tecnologia da Informação e Comunicação (EGTIC), revisada e publicada anualmente, para servir de subsídio a elaboração dos PDTIs
   • As contratações regidas pela IN deverão ser precedidas de planejamento, elaborado em harmonia com o PDTI
   • PDTI deverá estar alinhado à EGTIC e ao Plano Estratégico Institucional e aprovado pelo Comitê de TI do órgão/entidade
     • Inexistindo PDTI, o órgão/entidade deverá proceder a sua elaboração
     • Inexistindo PEI, sua ausência deverá ser registrada no PDTI e deverá ser utilizado um documento equivalente, como o PPA
     • Não sendo o Comitê de TI de caráter deliberativo, as aprovações deverão ser feitas pela autoridade máxima do órgão/entidade
     • Inexsitindo Comitê de TI, o órgão/entidade deverá instituí-lo e dar-lhe pleno funcionamento
   • Não poderá ser objeto de contratação...
     • Mais de uma solução de TI em um único contrato
     • Gestão de Processos de TI, incluindo Gestão de Segurança da Informação
       • O apoio técnico aos processos de planejamento e avaliação da qualidade das soluções de TI poderá ser objeto de contratação, desde que sob supervisão exclusiva de servidores do órgão/entidade
   • Nos casos em que a avaliação, mensuração ou apoio à fiscalização da solução de TI seja objeto de contratação, a contratada que provê a solução de TI não poderá ser a mesma que a avalia, mensura ou apoia a fiscalização

2. Glossário

   • Parte 1
     • Termo de recebimento Provisório: declaração formal de que os serviços foram prestados ou os bens foram entregues, para posterior análise das conformidades de qualidade baseadas nos Critérios de Aceitação
     • Termo de recebimento Definitivo: declaração formal de que os serviços prestados ou bens fornecidos atendem aos requisitos estabelecidos no contrato
     • Critérios de Aceitação: parâmetros objetivos e mensuráveis utilizados para verificar se um bem ou serviço recebido está em conformidade com os requisitos especificados
     • Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI): instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos de TI que visa atender às necessidades tecnológicas e de informação de um órgão ou entidade para um determinado período
     • Comitê de TI: grupo formado por titulares das áreas finalísticas e da área de TI para assegurar que os membros estejam envolvidos nas questões e decisões relevantes de TI, sendo permitida a delegação de competências, e instituído pela máxima autoridade do órgão/entidade
   • Parte 2
     • Plano de Inserção: documento que prevê as atividades de alocação de recursos necessários para a contratada iniciar o fornecimento da Solução de TI
     • Plano de Fiscalização: documento elaborado com base no Modelo de Gestão que define o processo de fiscalização do contrato, contendo a metodologia de fiscalização, os documentos ou ferramentas, computacionais ou não, e controles adotados, recursos materiais e humanos disponíveis e necessários à fiscalização, entre outros
     • Lista de Verificação: documento ou ferramenta estruturada contendo um conjunto de elementos que devem ser acompanhados pelos fiscais do contrato durante a execução contratual, permitindo à Administração o registro e a obtenção de informações padronizadas e de forma objetiva
     • Modelo de Execução: modelo que contém a definição dos procedimentos necessários e suficientes ao adequado fornecimento da solução de TI, por meio da definição dos principais procedimentos de execução do contrato
     • Modelo de Gestão: modelo que contém a definição dos mecanismos necessários à gestão e á fiscalização da solução de TI, objetivando minimizar os riscos de falhas no fornecimento da solução, por meio da definição de controles adequados para os principais elementos que a compõe, levando-se em consideração ferramentas, computacionais ou não, processos, recursos materiais e humanos
   • Parte 3
     • Equipe de Planejamento da Contratação composta por...
       • Integrante Técnico
       • Integrante Administrativo
       • Integrante Requisitante
     • Preposto: representante da contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual
     • Solução de TI: conjunto de bens e/ou serviços de TI e automação que se integram para o alcance dos resultados pretendidos com a contratação
     • Requisitos: conjunto de especificações necessárias para definir a solução de TI a ser contratada
     • Documento de Oficialização de Demanda (DOD): documento que contém o detalhamento da necessidade da Área Requisitante da Solução a ser atendida pela contratação
     • Estudo Técnico Preliminar da Contratação: documento que demonstra a viabilidade técnica e econômica da contratação
     • Análise de riscos: documento que contém a descrição, a análise e o tratamento dos riscos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso em todas as fases da contratação

3. Fases do Processo de Contratação

   • Planejamento da Contratação
     • É obrigatória a execução de todas as fases de planejamento, independentemente do tipo de contratação, inclusive...
       • inexigibilidade
       • dispensa de licitação ou licitação dispensada
       • criação e adesão á ata de registro de preço
       • contratação com uso de verbas de organismos internacionais
     • A equipe de planejamento deve manter registro histórico de fatos relevantes ocorridos e documentos gerados e/ou recebidos
     • Fases
       • Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação
         • Planejamento da Contratação inicia-se com o recebimento pela área de TI do DOD a cargo da área requisitante que conterá, no mínimo...
           • necessidade da contratação
           • explicitação da motivação e demonstrativo de resultados a serem alcançados
           • indicação da fonte de recursos
           • indicação do integrante requisitante
         • Após recebimento do DOD, área de TI avaliará alinhamento com o PDTI e indicará integrante técnico
         • DOD será encaminhado a autoridade competente da área administrativa, que deverá...
           • Decidir motivadamente pelo prosseguimento da contratação
           • indicar integrante administrativo
           • instituir equipe de planejamento da contratação
       • Estudo Técnico Preliminar da Contratação
         • deverá ser realizado, aprovado e assinado pelo integrante técnico e requisitante, compreendendo...
           • definição e especificação das necessidades de negócio e tecnológicas, a partir da avaliação do DOD e do levantamento de...
             • demandas dos potenciais gestores e usuários
             • soluções disponíveis no mercado
             • análise de projetos similares da Adm Pub
           • avaliação das diferentes soluções que atendam aos requisitos
           • análise e comparação entre os custos totais de propriedade das diferentes soluções identificadas
           • escolha da solução e justificativa
           • avaliação das necessidades de adequação do ambiente do órgão/entidade para viabilizar a execução contratual
           • avaliação e definição dos recursos materiais e humanos necessários à implantação e à manutenção da solução
           • definição dos mecanismos para continuidade do fornecimento da solução em eventual interrupção contratual
           • declaração da viabilidade da contratação
         • ETP será avaliado e assinado pela autoridade competente quando...
           • orçamento estimado for superior a 1.3 milhão (2x o valor da concorrência para compras e serviços - 650k)
           • os integrantes requisitante e técnico declararem a inviabilidade da contratação e a autoridade decidir motivadamente pelo prosseguimento
       • Análise de Riscos
         • Será elaborada, aprovada e assinada pela Equipe de Planejamento
         • Conterá...
           • identificação dos principais riscos para os processos de contratação e gestão contratual
           • identificação dos principais riscos que possam fazer com que a solução não atinja as necessidades
           • relação da probabilidade e dano/impacto de cada risco
           • ações para reduzir ou eliminar os riscos
           • ações de contingência caso os riscos se concretizem
           • definição dos responsáveis pela prevenção e contingência
         • Permeia todas as etapas da fase de planejamento da contratação
       • Termo de Referência ou Projeto Básico
         • Será elaborado a partir do ETP e assinado pela equipe de planejamento e aprovado pela autoridade competente
         • contém, no mínimo...
           • definição do objeto
             • deverá ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou a realização do fornecimento
           • justificativa para contratação e descrição da solução
             • Deverá ter relação com o PDTI e objetivo estratégicos
             • Descrição da solução conterá: de forma detalhada motivada e justificada, inclusive quanto à forma de cálculo, o quantitativo de bens/serviços, juntamente com o demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento de recursos humanos, materiais e financeiros
           • especificação dos requisitos
             • compete ao Integrante requisitante, com o apoio do integrante técnico, definir os requisitos...
               • de negócio (independente de tecnologia)
               • de capacitação (treinamento etc)
               • legais (normas que a solução deve estar em conformidade)
               • de manutenção que independem de configuração tecnológica
               • temporais, que definem datas de entrega
               • de segurança
               • sociais, ambientais e culturais
             • compete ao integrante técnico, quando aplicável, especificar requisitos tecnológicos...
               • de arquitetura tecnológica (hardware, software, linguagens, interfaces etc)
               • de projeto e de implementação (proc de dev, técnicas, documentação etc)
               • de implantação em produção
               • de garantia e manutenção
               • de capacitação (ambiente tecnológico, perfis dos instrutores etc)
               • de experiência profissional da equipe da contratada
               • de formação da equipe da contratada (cursos acadêmicos, técnicos etc)
               • de metodologia de trabalho
               • de segurança da informação
               • demais requisitos aplicáveis
           • definição das responsabilidades, que deverá observar...
             • obrigações do contratante, contendo...
               • nomear Gestor e Fiscais
               • encaminhar formalmente a demanda
               • receber o objeto
               • aplicar sanções
               • liquidar o empenho e efetuar pagamento
               • comunicar ocorrências
               • realizar diligências e/ou Prova de Conceito
               • prever que os direitos de propriedade e autorais pertençam à Adm
               • definir produtividade ou capacidade mínima
             • obrigações da contratada, contendo...
               • indicar formalmente preposto
               • atender prontamente quaisquer orientações e exigências
               • reparar quaisquer danos
               • propiciar todos os meios e facilidades necessárias à fiscalização
               • manter as mesma condições de habilitação durante o contrato
               • manter equipe técnica devidamente qualificada, habilitada e treinada
               • manter a produtividade ou a capacidade mínima de fornecimento
               • fornecer amostra para prova de conceito
               • ceder os direitos de propriedade intelectual e autorais
             • obrigações do órgão gerenciador do registro de preço (qnd aplicável)
           • Modelo de Execução do contrato
             • deverá contemplar as condições necessárias ao fornecimento da solução
             • fixar rotinas de execução...
               • prazos, horários de fornecimento, local de entrega
               • documentação mínima, observando modelos adotados pela contratante
               • papéis e responsabilidade
             • quantificar ou estimar previamente o volume de serviços ou quantidade de bens
             • definir mecanismos formais de comunicação, preferencialmente ordens de serviços e de fornecimento de bens
             • definir forma de pagamento em função dos resultados obtidos
             • elaborar modelos de documentos: termo de compromisso e termo de ciência
           • Modelo de Gestão do Contrato
             • definido a partir do modelos de execução, deverá contemplar as condições para gestão e fiscalização
             • fixar Critérios de Aceitação, abrangendo métricas, indicadores e SLAs mínimos
             • procedimentos de teste e inspeção, para elaboração do Termo de Recebimento Provisório e Definitivo
             • fixar valores e procedimentos para retenção ou glosa de pagamento
             • definir clara e detalhadamente as sanções administrativas
             • procedimentos para emissão de nota fiscal e pagamento
           • estimativas de preço
             • deverá ser realizada pelos integrantes Administrativo e Técnico, composta por preços unitários e fundamentadas em pesquisas no mercado
           • adequação orçamentária e cronograma físico-financeiro
             • elaborada pelos integrantes Requisitante e Técnico
             • contém estimativa do impacto econômico-financeiro, com indicação das fontes de recursos
             • cronograma de execução física e financeira, contendo detalhamento das etapas e fases e previsão de desembolso
           • regime de execução
           • critérios para seleção do fornecedor
             • os critérios técnicos de julgamento das proposta são definidos pelo integrante técnico
             • deverá utilizar critérios correntes no mercado
             • possibilidade de mais de um atestado para o mesmo quesito de capacidade técnica
             • vedar indicação de entidade certificadora, SDC de normas federais
             • vedado pontuação com base em atestados relativos a duração de trabalhos realizados pelo licitante
             • vedar pontuação progressiva de mais de um atestado para mesmo quesito de capacidade técnica
             • justificar critérios de pontuação em termos do benefício que trazem
         • quando técnica e preço...
           • incluir, para cada atributo técnico da planilha, sua contribuição percentual com relação ao total da avaliação técnica
           • proceder a avaliação do impacto de pontuação, observando se os critérios de maior peso são de fato os mais relevantes e se atende à razoabilidade
         • A Equipe de Planejamento avaliará a viabilidade de parcelamento da solução, justificando decisão; e a viabilidade de permitir consórcio ou subcontratação
   • Seleção do Fornecedor
     • é obrigatória a modalidade pregão sempre que a solução de TI for enquadrada como bens ou serviços comuns
     • inicia-se com o envio do TR ou PB pela área de TI à área de licitações, a qual cabe conduzir as etapas dessa fase
     • cabe a área de TI, junto com o Integrante Técnico
       • analisar as sugestões feitas pelas área de licitações e jurídica para o TR, PB ou outros
       • apoiar tecnicamente o pregoeiro ou a comissão de licitações na resposta aos questionamentos ou às impugnações dos licitantes
       • apoiar tecnicamente o pregoeiro ou a comissão de licitações na análise e julgamento das propostas e dos recursos apresentados pelos licitantes
     • se encerra com a assinatura do contrato e nomeação: gestor do contrato, fiscal técnico, fiscal requisitante e fiscal administrativo
       • essas nomeações serão realizadas pela autoridade competente da área administrativa
       • os fiscais poderão ser os integrantes da equipe de planejamento
       • a equipe de planejamento da contratação será automaticamente destituída com a assinatura do contrato
   • Gestão do Contrato
     • Início do contrato
       • elaborar Plano de Inserção, pelo gestor e fiscais, contemplando...
         • repasse de conhecimentos necessários a execução
         • disponibilização de infraestrutura
       • elaborar Plano de Fiscalização, pelo gestor e fiscais, contemplando...
         • refinamento dos procedimentos de teste e inspeção detalhados no modelo de gestão
         • configuração e/ou criação de ferramentas para implantação e acompanhamento de indicadores
         • refinamento ou elaboração de Lista de Verificação e de roteiros de testes
       • realização de reunião inicial, convocada pelo gestor com participação dos fiscais, da contratada e demais intervenientes.
         • presença do representante da contratada, que apresentará o preposto
         • entrega, por parte da contratada, do termo de compromisso e ciência
         • esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrativas e de gestão do contrato
       • a critério do Gestor e Fiscais, os planos de Inserção e Fiscalização poderão compor um único documento
     • Encaminhamento formal de demandas
       • Deverá ocorrer preferencialmente por meio do Encaminhamento de Ordens de Serviço ou Fornecimento de Bens ou conforme definido no Modelo de Execução
       • Deverá conter a definição e a especificação dos serviços a serem realizados ou bens a serem fornecidos
       • Deverá conter o volume de serviços a serem realizados e a quantidade de bens a serem fornecidos segundo as métricas definidas em contrato
       • Deverá conter o cronograma de realização dos serviços ou entrega dos bens, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos
       • Deverá conter a identificação dos responsáveis pela solicitação na Área Requisitante
       • Deverá ser planejado visando a garantir que os prazos para entrega final da solução estejam compreendidos dentro do prazo de vigência contratual
     • Monitoramento da execução
       • deverá observar o disposto no plano de fiscalização e o disposto no modelo de gestão
       • confecção e assinatura do Termo de Recebimento Provisório, a cargo do fiscal técnico, quando da entrega do objeto resultante da ordem de serviço/bem
       • avaliação da qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues e justificativas (usando listas de verificação e critérios de aceitação) (a cargo do técnico e requisitante)
       • identificação de não conformidade com os termos contratuais, a cargo do técnico e requisitante
       • verificação de aderência aos termos contratuais (fiscal administrativo)
       • verificação das condições classificatórias referentes à pontuação obtida e à habilitação técnica (administrativo e técnico)
       • encaminhamento das demandas de correção (gestor, ou delegado ao técnico)
       • encaminhamento de indicação de glosas e sanções (gestor)
       • confecção e assinatura do termo de recebimento definitivo para fins de encaminhamento para pagamento (gestor e requisitante)
       • autorização para emissão de nota fiscal, a ser encaminhada ao preposto, a cargo do gestor
       • verificação das regularidades fiscais, trabalhistas e previdenciárias para fins de pagamento (fiscal administrativo)
       • verificação da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação (requisitante com apoio do técnico)
       • verificação de manutenção das condições definidas no modelo de execução e de gestão do contrato (técnico e requisitante)
       • encaminhamento a área administrativa de eventuais pedidos de modificação contratual (gestor)
       • manutenção do histórico de gestão do contrato, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução, por ordem histórica (gestor)
       • no caso de substituição ou inclusão de empregados por parte da contratada, o preposto deverá entregar termo de ciência assinados pelos novos empregados
     • Transição e encerramento contratual
       • Deverá observar a manutenção dos recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio
       • Deverá observar a entrega de versões finais dos produtos e da documentação
       • Deverá observar a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da solução
       • Deverá observar a devolução de recursos
       • Deverá observar a revogação de perfis de acesso
       • Deverá observar a eliminação de caixas postais
       • Deverá observar outras que se apliquem
       • No caso de aditamento, o gestor deverá, com base no histórico de gestão e nos princípios da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade, encaminhar a área administrativa, com pelo menos 60 dias de antecedência do término do contrato, documentação explicitando o motivo para tal aditamento
       • Os softwares resultantes de serviços de desenvolvimento deverão ser catalogados pelo contratante e, sempre que aplicável, disponibilizados no Portal do Software Público brasileiro
     • visa acompanhar e garantir a adequada prestação dos serviços e o fornecimento de bens que compõem a solução durante todo o período de execução do contrato

4. É vedado...

   • Estabelecer vínculo de subordinação com funcionários da contratada
   • Prever em edital a remuneração dos funcionários da contratada
   • Indicar pessoas para compor o quadro funcional da contratada
   • Demandar a execução de serviços ou tarefas que escapem ao escopo do objeto da contratação, mesmo que haja assentimento do preposto ou da própria contratada
   • Reembolsar despesas com transporte, hospedagem e outros custos operacionais, que devem ser de exclusiva responsabilidade da contratada
   • Prever em edital exigências que constituam intervenção indevida da Administração na gestão interna dos fornecedores
   • Prever em edital exigência que os fornecedores apresentem, em seus quadros, funcionários capacitados ou certificados para o fornecimento da solução, antes da contratação
   • Adotar a métrica homem-hora ou equivalente para aferição de esforço, salvo mediante justificativa e sempre vinculada à entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos
   • Contratar por postos de trabalho alocados, salvo os casos justificados mediante a comprovação obrigatória de resultados compatíveis com o posto previamente definido
   • ...nas licitações do tipo técnica e preço...
     • incluir critérios de pontuação técnica que não estejam diretamente relacionados com os requisitos da solução de TI a ser contratada ou que frustrem o caráter competitivo do certame
     • fixar os fatores de ponderação das propostas técnica e de preço sem justificativa, salvo quando o fator de ponderação for 50% técnica e 50% preço