11112695
Description
Mind Map by MAGDALENA MONDRAGON, updated more than 1 year ago
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Created by MAGDALENA MONDRAGON
over 6 years ago
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DOCUMENTOS DE:
- ARCHIVO
- DOCUMENTO QUE HA SIDO CREADO,
RECIBIDO MANEJADO Y USADO POR UN
INDIVIDUO U ORGANIZACIÓN EN EL
CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES Y EN
EL EJERCICIO DE SU ACTIVIDAD
- Producidos en
forma natural en
función de una
actividad
administrativa.
- Único
testimonio y
garantía
documental
del acto
administrativo
- Estructurado en
conjuntos de
documentos
organizados que
se
interrelacionan
- Son o
pueden ser:
patrimonio
Documental.
- Cumplida su vigencia
administrativa pasan al Archivo
de Concentración para su
conservación precautoria por su
vigencia fiscal o legal,
posteriormente, previa
valoración pasa al Archivo
histórico de la dependencia,
entidad o al Archivo General de
la Nación para su conservación
permanente o se tramita su baja
por carecer de valor evidencial o
testimonial
- Producidos en
forma natural en
función de una
actividad
administrativa.
- DOCUMENTO QUE HA SIDO CREADO,
RECIBIDO MANEJADO Y USADO POR UN
INDIVIDUO U ORGANIZACIÓN EN EL
CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES Y EN
EL EJERCICIO DE SU ACTIVIDAD
- COMPROBACIÓN
INMEDIATA
- CREADOS O
RECIBIDOS
EN EL CURSO
DE TRAMITES
- Producidos
en función
de una
actividad
- Comprobantes de la
realización de un
acto administrativo
inmediato
(minutarios, vales de
fotocopias)
- No son
estructurados
con relación al
asunto
- Vigencia
inmediata o no
más de un año
- No son
transferidos al
archivo de
concentración
- Su baja debe
darse de
manera
inmediata al
termino de su
utilidad
- Bajo supervisión y levantamiento de una acta
administrativa firmada por el área generadora
correspondiente, el Responsable del Archivo de
Trámite, el Coordinador de Archivos y el
representante del Órgano Interno de Control*
- Bajo supervisión y levantamiento de una acta
administrativa firmada por el área generadora
correspondiente, el Responsable del Archivo de
Trámite, el Coordinador de Archivos y el
representante del Órgano Interno de Control*
- Producidos
en función
de una
actividad
- CREADOS O
RECIBIDOS
EN EL CURSO
DE TRAMITES
- APOYO INFORMATIVO
- CONSTITUIDOS POR EJEMPLARES
DE ORIGEN CUYA UTILIDAD
RESIDE EN LA INFORMACIÓN
PARA APOYO DE LAS TAREAS
ASIGNADAS
- Ejemplares múltiples que
proporciona información,
no son originales:
reprografias, acumulación
de copias y fotocopias que
sirven de control.
- Se trata de un
conjunto ficticio
o integrado
artificialmente
por unidades
temáticas.
- Por lo general no se
consideran patrimonio
documental, se destruyen
y solo se conservan
aquellos por su valor de
información.
- No se
transfieren
al
Archivo
de
Concentración.
- Carecen de
conceptos tales
como vigencia o
valores
administrativos
- Ejemplares múltiples que
proporciona información,
no son originales:
reprografias, acumulación
de copias y fotocopias que
sirven de control.
- CONSTITUIDOS POR EJEMPLARES
DE ORIGEN CUYA UTILIDAD
RESIDE EN LA INFORMACIÓN
PARA APOYO DE LAS TAREAS
ASIGNADAS
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