DECRETO 2609 DE 2012

DECRETO 2609 DE 2012

1. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

   • ESTRUCTURA JERÁRQUICA Y LÓGICA QUE PERMITE LA IDENTIFICACIÓN, AGRUPACIÓN

2. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

   • CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

3. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

   • ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y TÉCNICAS, TENDIENTES A LA PLANIFICACIÓN, MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.

4. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD

   • PLANEACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

5. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

   • DESCRIBE LA RELACIÓN SISTEMÁTICA Y DETALLADA DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES

6. MODELO DE REQUISITOS

   • DIGITAL

7. BANCO TERMINOLÓGICO

   • ESTANDARIZA LA DENOMINACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

8. MAPA DE PROCESOS

   • PLAN ESTRATÉGICO CORPORATIVO

9. TABLA DE CONTROL DE ACCESO

   • AGRUPACIONES DOCUMENTALES QUE SERÁN OBJETO DE USO, CONSULTA Y ACCESO

10. PLANEACIÓN

    • DISEÑO DE FORMAS

11. PRODUCCIÓN

    • ESTUDIO DE LOS DOCUMENTOS ESTRUCTURA- FINALIDAD

12. GESTIÓN Y TRAMITE

    • CONJUNTO DE ACTUACIONES NECESARIAS PARA EL REGISTRO, LA VINCULACIÓN A UN TRÁMITE RECUPERACIÓN Y ACCESO PARA CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS, SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES QUE SURTE EL DOCUMENTO HASTA LA RESOLUCIÓN DE LOS ASUNTOS.

13. ORGANIZACIÓN

    • CONJUNTO DE OPERACIONES TÉCNICAS PARA DECLARAR EL DOCUMENTO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, CLASIFICARLO, UBICARLO EN EL NIVEL ADECUADO, ORDENARLO Y DESCRIBIRLO ADECUADAMENTE

14. TRANSFERENCIA

    • TRANSFERIR LOS DOCUMENTOS DURANTE LAS FASES DE ARCHIVO

15. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

    • SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CUALQUIER ETAPA DEL ARCHIVO, CON MIRAS A SU CONSERVACIÓN TEMPORAL, PERMANENTE O A SU ELIMINACIÓN, DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL O EN LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

16. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

    • ACCIONES Y ESTÁNDARES APLICADOS A LOS DOCUMENTOS DURANTE SU GESTIÓN, GARANTIZAR SU PRESERVACIÓN EN EL TIEMPO, INDEPENDIENTEMENTE DE SU MEDIO Y FORMA DE REGISTRO O ALMACENAMIENTO

17. VALORACIÓN

    • PROCESO PERMANENTE Y CONTINUO, QUE INICIA DESDE LA PLANIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y POR MEDIO DEL CUAL SE DETERMINAN SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS, CON EL FIN DE ESTABLECER SU PERMANENCIA EN LAS DIFERENTES FASES DEL ARCHIVO Y DETERMINAR SU DESTINO FINAL (ELIMINACIÓN O CONSERVACIÓN TEMPORAL O DEFINITIVA).

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