Administración de la Información de una Unidad de Archivo

Administración de la Información de una Unidad de Archivo

1. Conjunto de actividades, normalizadas y coordinadas

   • Que se ejecutan en cada unidad para controlar el proceso de producción documental
     • En la etapa administrativa, de conservación y disponibilidad de los documentos, en cumplimiento de las funciones asignadas a la unidad
       • Garantizando la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos
         • Los responsables de la unidad garantizarán la custodia y conservación de los documentos hasta su transferencia

2. La información se administra para mantener los documentos agrupados, conservados, localizados y disponibles

   • Asegurando el control efectivo y organizado de las actividades realizadas en cada unidad
   • Facilitando el control efectivo y organizado de los expedientes y documentos de archivo
   • Evitando la acumulación indiscriminada de documentos en las unidades
   • Apoyando la toma de decisiones en la unidad de archivo
   • Garantizando el acceso a la información

3. Herramientas para realizar la administración de la información :

   • Clasificar: Identificación de los documentos generados por cada unidad
     • Reconocer el tipo de expedientes que genera cada procedimiento administrativo
       • crear una relación entre el documento, el creador y el contexto de la actividad en el que ha sido originado (Cruz Mundet, José, 2011)
         • De acuerdo a la estructura jerarquíca y al manual de funciones
     • Clasificar permite agrupar los documentos y expedientes que se generan en categorias o series documentales
       • Las series documentales son fundamentales para:
         • Asignar la clasificación y el código de inventario a los expedientes
         • Fijar el tiempo de retención y disposición final
         • Asignar el acceso y seguridad de los expedientes de acuerdo a su ciclo vital.
     • Para clasificar es preciso tener en cuenta el cuadro de clasificación de documentos de cada organización
   • Ordenación: Establecer un sistema de organización sea cronológico, numérico, alfabético o alfanumérico.
     • Dentro de las catégorias o series definidas en la clasificación
       • De forma que los documentos y expedientes queden ubicados física e intelectualmente dentro de su serie
     • La ordenación facilita las siguientes actividades:
       • Facilita la consulta del expediente de acuerdo a la secuencia de su trámite
       • Facilita la agrupación de los documentos principales y sus anexos
       • Facilita la elaboración del inventario documental y su foliación
       • Facilita las transferencias documentales
   • Describir: medio utilizado por el archivista para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. (Antonia Heredia, 1988).
     • La descripción persigue dos objetivos:
       • Dar información a los demás (Antonia Heredia, 1988).
       • Facilitar el control al archivista (Antonia Heredia, 1988).
     • Instrumentos utilizados en la descripción documental
       • Guías: Se utiliza a nivel de fondo
         • Brinda información sobre un archivo como características generales de los fondos, historia de los organismos productores, relaciones entre las secciones y las series,bibliografía, horarios de apertura y servicios.
       • Inventarios: Se realiza con la intención de conocer el contenido del acervo documental
         • Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. (AGN,2016)
       • Catálogos: permite a los usuarios conocer las series, su volumen y alcance.
         • Describe de forma ordenada y individualizada las piezas documentales de una serie, se realiza pieza por pieza.
       • Instrumentos auxiliares
         • Listas de remisión: Sirven para cederle la custodia de los documentos legales a otra persona, para elaborarlas la documentación debe estar ordenada, descrita y clasificada.
           • Posee un número de orden, la cantidad de documentos que se va a transferir, la signatura que lo ubica en el espacio físico, el contenido en el cual se escribe un pequeño resumen del documento, las fechas extremas y el número de folios.
         • Tablas de Retención Documental: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (AGN, 2016)
           • considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad. (AGN, 2016)
         • Indices: Son una serie de listas que se refieren generalmente a palabras que aclaran nombres de personas, lugares, temas y materias.
           • Sirven de apoyo a las Guías, inventarios y catálogos.Son auxiliares de la descripción y se ordenan alfabéticamente o numéricamente.
   • Valoración documental:labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
     • identifica y analiza los procesos de la organización que contribuyen a la creación y uso de los documentos de archivo

4. Funciones de la unidad de archivo

   • Ser elemento de la memoria corporativa
   • Proveer soportes para posibles reclamaciones
   • Contribuir a la eficiencia de la empresa
   • Cumplimiento de requisitos legales y normativas
   • Preservar la historia de la organización

5. la administración hace referencia a un tratamiento integral de los documentos

   • que son objeto de herramientas técnicas y funcionales
     • Y hacen parte de un tratamiento integral de los archivos como sistemas compuestos por recursos (financieros, personas, tecnologías, equipamientos, normas...). (Cruz Mundet, José Ramón, 2011 )
   • la administración de documentos y archivos se entiende como:
     • el conjunto de normas, órganos, centros y servicios, responsable de la administración eficaz de los documentos y de los archivos (Cruz Mundet, José Ramón, 2011 )