LOS DOCUMENTOS

LOS DOCUMENTOS

1. Es un soporte que contiene información con el fin de transmitir conocimientos o ideas ya que permiten la comunicación humana.

2. - tradicionalmente la forma habitual era el dow.

   • - A lo largo del siglo xx aparecieron nuevos tipos de documentos fotográficos, discos, películas, soportes magnéticos.
     • UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
       • Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución delas comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos
         • MISIÓN: archivos semiactivos e inactivos una fuente de información donde se refleje el buen desarrollo de la unidad
         • OBJETIVOS : Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter empresarial, ya que rige la administración pública
         • FUNCIONES: En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Recepción Distribución Trámite Conservación . Consulta de documentos
         • SERVICIO QUE PRESTA: Dar información adecuada y oportuna Conservar la información Digitalizar Cambio de soporte Implementar manuales de procedimientos
     • TIPOS DE DOCUMENTOS
       • se clasifican en diferentes formas, dependiendo del punto de vista:
         • Biblioteca
           • PUBLICACIONES PERIÓDICAS: entregas sucesivas sin limitación a duración.
           • LIBROS: contenido muy variado y pertenece
           • DOCUMENTACIÓN DE CONGRESOS: se presentan con la denominación de actas
           • TESIS: Documento que recoge el resultado a un trabajo original a institución.
           • BIBLIOGRAFIA: Describen los documentos para dar a conocer mejor.
           • CATÁLOGOS: Registros bibliográficos de diferentes documentos.
           • REPERTORIOS: Colección de obras, datos, con temática determinada.
           • BASES DE DATOS: datos homogéneos y se representa en forma legible.
     • REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN:
       • -Asunto: Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de la comunicación. -Fecha de origen: Fecha en la que la comunicación fue emitida -Número de origen: Código y número de registro de origen -Emisor: Corresponde al nombre de la persona que firma el documento. -Institución: Es el nombre o la razón social del emisor. -Grado de reserva: Ordinaria o reservada -Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela o derecho de petición. -Medio de recepción: Intermediario o portador de la correspondencia, mensaje de datos, correo, entre otros. Destinatario: Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la comunicación oficial Responsable: Nombre del funcionario o empleado que se hace responsable dela gestión de la comunicación. Resumen del texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de asunto o descripción. Digitalizar imagen: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la ventanilla, toda comunicación hasta de tres hojas debe ser digitalizada completa, en
     • SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA
       • JUDICIALES:
         • SENTENCIAS JUDICIALES
           • juicios, demandas, causas
       • PERSONALES
         • cartas, discursos, ensayos, diarios
       • COMERCIALES
         • ADMINISTRATIVA
           • acuerdos, hoja de vida, informes, leyes
         • CONTABLE
           • facturas, recibos, balances
     • PRIVADOS
       • PÚBLICOS
         • R. civil
           • Personal
             • Doc. De Propiedad
               • Doc. Solvencia
                 • Doc. Acreditación
                   • impuesto Servicio
                 • Diploma, título académico, reconocimiento.
               • Vivienda , terreno, vehículo.
             • cédula, carnet, pasaporte, licencia de conductor.
           • P. nacimiento, A. Defunción, A. Divorcio.
       • Constatación De Trabajo
         • Certificaciones
           • Constancia Medica
             • Autorización

3. LOS ARCHIVOS

   • Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas.
   • Requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente
   • Funciones de los archivos
     • -Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa. - Asegurar la perfecta conservación de los documentos. - Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos
   • Por lo general no existe una política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos administrativos
   • El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes.
   • DOCUMENTOS PÚBLICOS
     • El Documento o instrumento público es aquel Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.

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