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✓ Carácter seriado: estos documentos se generan como resultado de acciones continuas o repetitivas en un área o proceso. Se producen uno a uno y en un orden natural.

✓ Carácter de unicidad: los documentos de archivo se distinguen también porque son únicos, es decir, una carta, un contrato, una factura es única en su producción, pueden tener datos o información similar, pero nunca será igual.

✓ Objetividad: los documentos de archivo son elaborados para la posteridad y registran hechos tomados del acontecer inmediato, se producen naturalmente como resultado del quehacer en una empresa y no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos.

✓ Integridad: El documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres internos y externos.