DOCUMENTOS DOCTRINALES - creado desde un Mapa Mental

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TIPOS DOCUMENTALES

DOCUMENTOS A TRAvéS DE LOS CUALES SE GENERA LA DOCTRINA POLICIAL

DOCUMENTOS A TRAvéS DE LOS CUALES SE OPERACIONALIzA LA DOCTRINA POLICIAL

A TENER EN CUENTA EN LA ELAbORACIóN DE LOS DOCUMENTOS DOCTRINALES

se fundamenta en primera instancia en el conjunto de normas superiores como son la Constitución Política, leyes y decretos; adicionalmente, cuenta con los siguientes documentos controlados por el Sistema de Gestión Integral:

RESOLUCIóN

a) Documentos a través de los cuales se genera la doctrina policial.

b) Documentos a través de los cuales se operacionaliza la doctrina policial en los diferentes niveles de la Institución.

c) Registros en los cuales se evidencia el desarrollo de las actividades del servicio de policía dispuestas en el marco de la doctrina policial.

Acto administrativo que se expide de conformidad a las competencias que señala la Ley, con el fin de adoptar decisiones de carácter específico general o fijar procedimientos que deben ser cumplidos por los funcionarios de la Institución

Son aquellos en los cuales se plasma el pensamiento, las políticas y preceptos que rigen la Policía Nacional, con el fi n de encauzar su quehacer misional en la consecución de los objetivos de la Institución.

TOMOS INSTITUCIONALES Documentos doctrinales del orden estratégico en los cuales se fi jan lineamientos generales de política, orientados a innovar y desarrollar competencias adecuadas en los diferentes campos del servicio

REGLAMENTOS Disposiciones de carácter general que norman el servicio de policía, impactando la totalidad de la Institución, por consiguiente, su aplicación es de estricto cumplimiento para todos los funcionarios de la Policía Nacional

MANUALES Disposiciones de carácter general que norman un ámbito específico del servicio de Policía, por consiguiente, su aplicación se circunscribe a los funcionarios que se desempeñan en el mismo.

MAPA ESTRATéGICO Es una herramienta que muestra de forma gráfi ca la articulación de los objetivos estratégicos y la relación causa-efecto entre los mismos, evidenciando la manera como se entrega valor a los clientes, aspecto fundamental que contribuye al logro de la MEGA institucional.

MAPA DE PROCESOS Diagrama que integra los procesos gerenciales, misionales, de soporte, y de evaluación y mejora de la Policía Nacional, de conformidad con los requisitos de la NTCGP 1000:2009

CARACTERIzACIóN DE PROCESOS La Policía Nacional establece que los procesos se documentan a través de caracterizaciones; en este formato se identifica y prioriza los procesos críticos y estratégicos de la Institución que resultan determinantes de la calidad en la prestación del servicio

DESPLIEGUE DEL PROCESO Documento que refleja la responsabilidad en la ejecución de las actividades asignadas por parte de los dueños de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel, a las unidades policiales (operativa, administrativa o docente) de segundo y tercer nivel con el fin de mantener un enfoque sistémico

PROCEDIMIENTOS Es el conjunto de tareas requeridas para cumplir con una actividad crítica de un proceso; establece la descripción para realizarlas, la asignación de responsabilidad en su ejecución, documentos de entrada y salida, puntos de control, documentos asociados y su marco legal.

GUÍAS Lineamientos a través de los cuales se establecen criterios para el desarrollo de las actividades de los diferentes procesos y tareas de los procedimientos institucionales.

Estos permiten que sean entendidas y ejecutadas de manera correcta por cada una de las unidades y así preservar la doctrina institucional y asegurar su efectivo cumplimiento.

CIRCULARES Comunicación oficial que se utiliza para dar a conocer actividades internas, normas generales, políticas o asuntos de interés común de la Institución; será firmada por el Director General de la Policía Nacional.

DIRECTIvA Acto administrativo emitido por la Dirección o Subdirección General para fi jar pautas, directrices, lineamientos u objetivos de carácter operativo o administrativo, mediante la asignación precisa de responsabilidades y recursos, facilita el cumplimiento del plan estratégico institucional y demás normas del orden constitucional, legal o reglamentario

DIRECTIvA OPERATIvA Comunicación escrita, de carácter estratégico o táctico, que refl eja los criterios del mando institucional para desarrollar y controlar acciones específi cas del servicio de policía.

DIRECTIvA ADMINISTRATIvA Comunicación escrita que se emite para dar cumplimiento a procedimientos de carácter administrativo; establece las condiciones en que los factores de personal, sanidad, bienestar, docencia y logística deben ser colocados como apoyo de las operaciones policiales.

DIRECTIvA PERMANENTE Su vigencia comprende un período de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedición o de cualquier otra que se señale como iniciación de su vigencia.

DIRECTIvA TRANSITORIA Cuando el tiempo de su vigencia es determinado entre dos fechas precisas. Se refiere instrucciones para dar respuesta a situaciones de carácter temporal; comprende directrices para conducir actividades antes, durante y después de la situación que la originó.

INSTRUCTIvO Documento de cobertura general, de un tema concreto o específico, de vigencia indeterminada; está orientado a reiterar, aclarar o adicionar aspectos del servicio señalados en las disposiciones que se enmarcan en la doctrina policial generada.

ORDEN DE SERvICIOS Documento de carácter obligatorio para operacionalizar la planeación del servicio, impartir instrucciones internas de cada unidad o desplegar las generales establecidas por las directivas u órdenes relacionadas con el servicio de policía.

REGISTROS Documentos que presentan los resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas en el marco del servicio de policía, puede ser físico, impreso o magnético. Entre estos se encuentran: estudios y conceptos de planeación, comunicaciones ofi ciales, poligramas, actas y formatos.

ESTUDIOS DE PLANEACIóN Documento que comprende el análisis conciso y exacto de una situación determinada y plantea alternativas de solución.

CONCEPTOS DE PLANEACIóN Documento formal que se emplea para emitir percepciones, significaciones o discernimientos basados en hechos, documentos, normas, reglamentos, estudios, entre otros, que permite la toma de decisiones sobre temas específicos. Es una forma sencilla y abreviada de presentar análisis y recomendaciones

COMUNICACIóN OfICIAL Es un documento institucional de carácter general o particular, preciso y breve, mediante el cual se establece comunicación con entes externos e internos

POLIGRAMA Documento de circulación interna que describe en forma breve, clara y sencilla, situaciones de orden operativo y/o administrativo relacionadas con el servicio de Policía

ACTA Documento interno que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate, o se acuerda en estas.

MEMORIA LOCAL Y TOPOGRÁfICA Documento que sirve de insumo para la planeación y organización del servicio de policía. Contiene información amplia y detallada de todos los aspectos geográfi cos, políticos, sociales, económicos y delincuenciales y contravencionales de la jurisdicción

fORMATOS Tipo documental que debe ser diligenciado utilizando una plantilla (de forma y contenido) previamente defi nida y asociada a las diferentes actividades de los procesos.

Objetividad: el punto de vista debe ser impersonal y exento de prejuicios

Coherencia: desarrollar en forma lógica, metódica y consecuente el asunto a tratar, ceñirse a una idea principal del texto

Exactitud: narrar los hechos esenciales con imparcialidad, corrección y la proporcionalidad que le corresponde

Claridad: exponer ideas o hechos en forma tal que no quede duda sobre lo que se desea ordenar o informar.

Brevedad: entre más extenso es el documento, mayores son las probabilidades de cometer errores.

énfasis: son las ideas principales que deben expresarse con palabras apropiadas, puestas al comienzo de la redacción

Terminología: los términos policiales técnicos y siglas deben evitarse