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CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL

¿Qué es y para qué sirve Excel?

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados

en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos complejos.

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que, si ya conoces otro

programa de Office, como Word, PowerPoint, etc. te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos

iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa

se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre

provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte

superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número

de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las

diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas

referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una

herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y

necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Manual de Excel

Nivel Básico

Manual de Excel

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas, siendo 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Columna

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras,

por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Fila

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una

hoja de datos.

Celda

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a

la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo, la primera celda pertenece a la

columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar

todo lo explicado anteriormente.

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Manual de Excel

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se

denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna

de la celda activa.

Rango de Datos

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de

una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que

todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Rango de datos(

D2:F

2)

Nivel Básico

Unidad 1.

Elementos de Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados

en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si

no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de

cálculo.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las barras, etc, para saber

diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También

cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo

esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

1.1. Iniciar Excel

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el

cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas,

aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre

la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

- Desde el icono de Excel del escritorio.

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Manual de Excel

Puedes iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo

Trabajar con dos programas a la vez, para que puedas seguir el curso mientras practicas.

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar

, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la

ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la

ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú

y elegir la opción

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así

conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La

pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir

exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere

que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

1.3. La ficha Archivo

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Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás

desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,

incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta

de opciones.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

- Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de

la ventana Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo

observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel

está activo.

- Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las

opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el

cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la

acción en su barra de título.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.

1.4. Las barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos

un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre

que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar

, maximizar y cerrar

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar

, Deshacer

o Rehacer

.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción

y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no

encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....

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Manual de Excel

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las

opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se

encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las

fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la

ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en

los gráficos.

- Es posible que en la versión que tengas instalada en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas

con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son

capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y

funcionalidades.

Supongamos que tienes instalada la versión profesional de Acrobat, para crear documentos PDF. Es muy

probable que en tu programa Excel aparezca una ficha llamada Acrobat que incluya herramientas útiles

como crear un PDF a partir de la hoja de cálculo o exportar como PDF y enviar por e-mail.

Ésta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos

ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el menú Archivo>Opciones>Personalizar

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Manual de Excel

- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán

pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás

pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir

del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más

espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en

cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que

encontrarás en la zona derecha superior.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos

a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más

adelante. Labarradeetiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar

la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. La barra de es tado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre

la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones

para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más

adelante.

1.5. La ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual

tendremos que buscar la ayuda necesaria.

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Unidad 2.

Empezando a trabajar con Excel

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar

las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

2.1. Conceptos de Excel

En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de

cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizás sea aconsejable que lo repases aquí.

2.2. Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de

las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse

por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir

es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la

celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

2.3. Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo

aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de

trabajo.

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Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la

que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3

pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la

izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de

trabajo, como pueden ser:

2.4. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos,

los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la

que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3

pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la

izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de

trabajo, como pueden ser:

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2.4. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos,

los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el

dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a

continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra

justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará

dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la

derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor

para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su

valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de

fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información

sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la

corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la

fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar

INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior.

Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

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2.5. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde,

después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando

la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder

éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de

datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después

activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas

haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando

podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón

Introducir

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de

la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar

de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el

nuevo valor directamente sobre ésta.

2.6. Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un

número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicación más detallada sobre los valores constantes

visita nuestro básico sobre los tipos de datos

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,

funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas

operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden

mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe

en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

2.7. Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del

tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves a la

derecha:

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Manual de Excel

Manual de Excel

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando

el botón No.

Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina

superior izquierda tal como esto:

.

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo

el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.

Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas

las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la

opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina

de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un

valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una

hora negativa.

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Manual de Excel

# ¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar

textos.

# ¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

# ¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

# ¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

# ¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

# ¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina

superior izquierda tal como: Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la

que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3

pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la

izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de

trabajo, como pueden ser:

2.4. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos,

los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el

dibujo siguiente:

Nivel Básico

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a

continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra

justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará

dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la

derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor

para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su

valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de

fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información

sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la

corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la

fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar

INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior.

Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

2.5. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde,

después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando

la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder

éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de

datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después

activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas

haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando

podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón

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Introducir

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de

la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar

de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el

nuevo valor directamente sobre ésta.

2.6. Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un

número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicación más detallada sobre los valores constantes

visita nuestro básico sobre los tipos de datos

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,

funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas

operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden

mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe

en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

2.7. Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del

tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves a la

derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando

el botón No.

Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina

superior izquierda tal como esto:

.

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

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Manual de Excel

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo

el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.

Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas

las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la

opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina

de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un

valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una

hora negativa.

# ¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar

textos.

# ¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

# ¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

# ¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

# ¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

# ¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina

superior izquierda tal como: Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

Nivel Básico

Nivel Básico

Manual de Excel

Manual de Excel

Unidad 3.

Operaciones con archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para

poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Básicamente todas

estas operaciones se encuentran en el menú Archivo.

3.1. Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para

modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que

almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.

2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribiéndolo.

Para almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo

su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo,

Nivel Básico

modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear

otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original

tendrás que seguir estos pasos:

Selecciona la carpeta dónde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye

en la ventana.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.

Y por último haz clic sobre el botón Guardar.

Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar

de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar la

combinación de teclas Ctrl + G.

Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo

Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

3.2. Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando

memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento.

Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo Selecciona el

menú Archivo y elige la opción Cerrar.

Manual de Excel

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará

de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones:

Nivel Básico

Manual de Excel

-

Cancelar: El archivo no se cierra.

- Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado aparecerá el

cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.

- No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez que guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar

de la barra de menú, que está justo debajo del botón

que cierra Excel.

Si lo que cierras es la aplicación, ya sea desde el menú

o desde el botón Cerrar

,

se cerrarán todos los libros que tengas abiertos, en caso de que estés trabajando con más de uno.

El funcionamiento será el mismo, si algún libro no ha guardado los cambios se mostrará el mismo

cuadro de diálogo para preguntarnos si queremos guardarlos.

3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya

estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Ésta operación se denomina

Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos:

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.

O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.

Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:

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Manual de Excel

Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear, en

el panel situado más a la derecha.

3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, selecciónalo con un clic y después pulsa el

botón Abrir.

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Manual de Excel

Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos, puedes optar

por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas escribiendo, se mostrará un

pequeño listado de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos. Simplemente haz

clic sobre él.

Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en función del sistema operativo que utilices.

Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentos

abiertos anteriormente.

Selecciona Reciente en el menú Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se mostrarán ordenados por

fecha de última utilización, siendo el primero el más recientemente utilizado.

Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic sobre la chincheta

que se encuentra a su derecha. Esto lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

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