Treinamento do processo de matrícula do GGE

NOVATOS

Responsável realiza reserva pelo Portal Web (Matrícula Online)

1. Acesso dos responsáveis pelo link de NOVATOS no site do GGE.

2. Preenchimento do Formulário pelo responsável;

Processamento das SOLICITAÇÕES no SIGA pelo Operador/Funcionário

(Arquivos > Solicitações > Tipo: Ficha de inscrição)

1. Selecionar o plano de pagamento de "Reserva de vaga - NOVATO";

2. Enviar e-mail apenas para Tipo "R" (Responsável) - Sistema já sabe qual o e-mail enviar;

3. Remetente: Específico para cada Unidade;

Ao fim do processo:

1. Aluno será cadastrado no SIGA (com matrícula temporária -- Iniciada com 90);

2. Responsáveis serão cadastrados no SIGA;

3. Aluno terá vinculo nas turmas NOVATO;

4. Alunos estarão na situação de "Inscrito";

5. É gerado a cobrança da taxa de reserva (R$ 300,00);

6. Responsável recebe e-mail confirmando o recebimento pedindo para aguardar 48h para receber o boleto bancário por e-mail;

Procedimento financeiro nos títulos

1. Verificar se o responsável possui vínculo no SPC/SERASA (consulta manual no site);

2. Registro dos títulos (Conforme tutorial);

3. Aguardar registros dos títulos pelo banco;

Envio de e-mail com boleto anexo

Através da tela de Executar cobrança (Em: Financeiro > Executar cobrança)

Definir os seguintes filtros:

1. Vencimento: 01/01/2018 a 31/01/2018;

2. Forma de recebimento: Específica para cada Unidade;

3. Impressão/Envio de e-mail: Apenas títulos não enviados por e-mail;

4. Mostrar apenas: Todos os títulos;

Em REFINAR

(Filtro 1/2):

5. Utilizar filtro por cobrança registrada:

5 - a. Títulos vinculados ao agente de cobrança ...

5 - b. Agente de cobrança específico para cada Unidade;

(Filtro 2/2):

6. Títulos com lançamento de cobrança vinculados a turmas específicas:

6 - a. Turma: Selecionar apenas o período de 2018;

6 - b. Situação do aluno na turma: Apenas INSCRITO;

Retornar > Pesquisar > Marcar/desmarcar todos > Operações > Gerar/Enviar boleto em arquivo PDF;

Tela de "Enviar boleto em arquivo PDF"

7. Enviar por e-mail: Sim, enviar e-mail com p PDF em anexo;

8. Seleciona a forma de geração dos arquivos: Título <número> - <nome do aluno>;

9. Em caso de cobrança registrada... : Deixar marcado;

10. Gerar/Enviar apenas...: Deixar marcado;

11. "Consulta - formato email html": Boleto - Reserva de matrícula;

12. Selecione a conta que... : Específica para cada Unidade;

Executar.

Ao fim do processo:

Responsável recebe e-mail com boleto de Reserva de vaga (R$ 300,00);

Após Pagamento do boleto de reserva pelo Responsável

1. Sistema identifica cobrança liquidada (mesmo por arquivo de retorno)

e altera a situação do aluno de "Inscrito" para "Reserva de vaga web" automaticamente;

2. Não é gerado nenhuma cobrança automática

(Exceto Unidade 6 - Caruaru |Gera plano de pagamento da mensalidade|

Por ter apenas alunos Novatos)

Envio de e-mail com login e senha para continuar processo de Matrícula Online

Através da tela de envio de mensagem: (Utilitários > Envio de mensagem >

Selecionar consulta "Login e Senha - Matrícula Online" > Executar):

1. Turmas: Selecionar apenas cursos (Selecionar apenas cursos regulares);

2. Situação do aluno na turma: "Reserva de vaga web"

Tela "Resultado da consulta":

3. Confirma se já estão todos marcados, SENÃO Marcar/desmarcar todos;

(Obs: Será retornado apenas cadastros de responsáveis que tenham e-mail cadastrado)

4. Exportar resultado para...: E-mail em formato HTML;

Próximo

Tela "Corpo da mensagem"

5. F11-Importar texto personalizado: Selecionar "Alunos novatos - LOGIN e SENHA";

6. Não precisa alterar o título (mas será permitido, caso necessário);

7. Remetente: Específico para cada Unidade;

Próximo > Será exibido como o responsável receberá (já com variáreis alteradas)

> Enviar E-mail (Será exibido uma mensagem informando que ainda não foi enviado e-mail teste -- Desconsiderar clicando em "SIM" para Considerar mesmo assim?)

Ao fim do processamento será exibido mensagem "Processamento concluído".

Com isso:

Responsável receberá e-mail com login e senha, como todas as instruções, orientando a acessar o site do GGE para continuar o processo de Matrícula Online.

Responsável comparece no GGE para realizar reserva de Novato

(Matrícula Offline - Realizada pelo Operador/Funcionário no sistema)

1. Cadastrar aluno (Selecionar tipo de matrícula "Temporária");

2. Cadastrar responsável;

3. Vincular aluno em Curso/Série/Turma (Selecionar apenas turmas de NOVATOS):

3 - a. Usa plano de pagamento : SIM;

3 - b. Seleciona turma desejada (SEMPRE TURMA DE NOVATOS);

3 - c. Seleciona situação de "Reserva de vaga";

3 - d. Seleciona plano de pagamento de Reserva de vaga - Novatos;

4. Direcionar o responsável para efetuar o pagamento no Caixa da escola;

Pagamento de taxa de reserva pelo caixa

ATENÇÃO: Operador do caixa da escola NÃO DEVE CRIAR TAXA PELO CAIXA;

(A COBRANÇA JÁ FOI GERADA NO ATO DO VINCULO NA TURMA COMO RESERVA)

Operador deve BUSCAR ó título já criado

(F3-Recebimento > F9-Pesquisar títulos > Nome ou matrícula do aluno > Seleciona o título

> F2-Retornar com títulos selecionados)

Conforme tutorial

Divulgação de login e senha para continuar o processo de Matrícula Online

Após o pagamento o operador deve, através do Cadastro do aluno (em:Turmas > Relatório), imprimir o relatório "Mala direta para divulgação de senhas"

Selecionar o texto personalizado: "NOVATOS - Divulgação de Senhas Alunos e Responsáveis - GGE Matrícula"

Responsável acessará o Portal web para continuar o processo de Matrícula Online 2018

(Novatos e Veteranos seguirão o mesmo processo a partir daqui)

Com o login e senha disponibilizado acessarão o "Matrícula Online 2018"

Em seguida exibirá a tela dos alunos vinculados ao responsável acessado, como também as respectivas turmas vinculadas;

Para iniciar o processo deverá clicar em "Matrícula 2018", e seguis as seguintes telas:

1. Visualizar os documentos exigidos pelo GGE para efetivar a matrícula (Deverão ser entregues presencialmente);

2. Atualização de dados cadastrais dos responsáveis (Pais, Mães e Responsável financeiros);

3. Atualização dos dados cadastrais dos alunos;

4. Preenchimento do formulário de Ficha médica;

5. Impressão de boleto bancário (Não será exibido nenhum boleto, em 48h será disponibilizado);

6. Impressão de documentos (Requerimento de matrícula e Contrato de Prestação de Serviços);

7. Comprovante de requerimento de matrícula.

Divulgação de login e senha para continuar o processo de Matrícula Online

Será enviado e-mail com login e senha em lote para todos os alunos "Pré-matriculados" de uma vez.

(seguir passos ao lado, quando for definido)

(Obs: Foi definido que, para os veteranos, por não saber se serão aprovados, será disponibilizado login e senha por e-mail em lote apenas em Dezembro/17, tendo certeza que os alunos poderão solicitar matrícula na série seguinte)

Pagamento de taxa de reserva pelo caixa

ATENÇÃO: Operador do caixa da escola NÃO DEVE MAIS CRIAR TAXA PELO CAIXA;

(A COBRANÇA JÁ FOI GERADA NO CADASTRO DO ALUNO COMO PRÉ-MATRÍCULA)

Operador deve BUSCAR ó título já criado

(F3-Recebimento > F9-Pesquisar títulos > Nome ou matrícula do aluno > Seleciona o título

> F2-Retornar com títulos selecionados)

Conforme tutorial

Promoção dos alunos em lote (JÁ FOI REALIZADO)

Através do processamento, os alunos são promovidos de 2017 para a próxima série em 2018 (JÁ FOI REALIZADO):

a. Todos os alunos que estavam como "Cursando" em 2017 foi promovido como "Pré-matrícula" em 2018, na série seguinte -- Mesmo sem saber qual a situação final do aluno.

b. Não foi gerado nenhum plano de pagamento no processamento -- Pagamento da taxa de Reserva matrícula de veterano é OPCIONAL (Já estava sendo gerado taxa pelo caixa mesmo antes do sistema estar pronto para 2018, com isso já tem vários alunos com a taxa paga)

VETERANOS

Reserva de veteranos (Obrigatoriamente presencial)

Gerar taxa de reserva de veterano pelo Cadastro do aluno

(Turmas > Seleciona turma de 2018 > Gerar cobrança > Usa plano de pagamento: SIM)

Selecionar plano de pagamento de "Reserva de vaga - Veterano"

Envio de e-mail com login e senha para continuar processo de Matrícula Online

Através da tela de envio de mensagem: (Utilitários > Envio de mensagem >

Selecionar consulta "Login e Senha - Matrícula Online" > Executar):

1. Turmas: Selecionar apenas cursos (Selecionar apenas cursos regulares);

2. Situação do aluno na turma: "Pré-matrícula"

Tela "Resultado da consulta":

3. Confirma se já estão todos marcados, SENÃO Marcar/desmarcar todos;

(Obs: Será retornado apenas cadastros de responsáveis que tenham e-mail cadastrado)

4. Exportar resultado para...: E-mail em formato HTML;

Próximo

Tela "Corpo da mensagem"

5. F11-Importar texto personalizado: Selecionar "Alunos veteranos - LOGIN e SENHA";

6. Não precisa alterar o título (mas será permitido, caso necessário);

7. Remetente: Específico para cada Unidade;

Próximo > Será exibido como o responsável receberá (já com variáreis alteradas)

> Enviar E-mail (Será exibido uma mensagem informando que ainda não foi enviado e-mail teste

-- Desconsiderar clicando em "SIM" para Considerar mesmo assim?)

Ao fim do processamento será exibido mensagem "Processamento concluído".

Com isso:

Responsável receberá e-mail com login e senha, como todas as instruções,

orientando a acessar o site do GGE para continuar o processo de Matrícula Online.

Processamento das SOLICITAÇÕES no SIGA pelo Operador/Funcionário

(Arquivos > Solicitações > Tipo: Matrícula On-Line)

*** Por mais que exiba várias solicitação ("Alteração de dados", "Ficha médica", etc) processar apenas Matrícula On-Line,

Onde já executa os demais, vinculados ao mesmo responsável, automaticamente, em meio ao processo ***

F7-Visualizar

Gera o Plano de pagamento (cobrança) MANUAL

*** Ficou definido que o Plano de pagamento será gerado pelo operador, no ato do processamento, já que havia sido gerado taxas avulsas pelo caixa para cobrar reservas, o que não mantinha vinculo do Plano de pré-matrícula com o de mensalidade,

até porque estava sendo gerado taxa com serviço de Novato, quado o aluno é veterano, e vice versa... Então o operador irá verificar antes, de forma manual/visual, se a taxa de reserva foi paga (Observar na competência de 2017 e 2018), com isso terá a definição de qual o plano de pagamento utilizar para o aluno em questão.

Esta ficou sendo a melhor forma para o colégio, caso contrário, se gerássemos para todos os alunos a taxa de reserva, teriam um esforço extra para cancelar/substituir liquidação dos alunos que já haviam pago ***

1. Clicar no ícone (bonequinhos) ao lado do "Solicitante (nome do aluno);

2. Acessando o cadastro do aluno, ir na aba "Cobrança" para realizar conferência (Observar na competência de 2017 e 2018);

3. Em seguida ir na aba "Turmas" e selecionar o vínculo de 2018 (Curso regular);

4. Clicar no botão "Gerar cobrança" > Utiliza plano de pagamento : SIM

Tela "Cobrança por plano de pagamento"

(Normalmente será exibido 5 planos de pagamentos, exceto Unidade 6 - Caruaru, que só tem Novatos)

Diante a taxa de reserva paga, ou não, será selecionado o plano de pagamento:

*** BASTANTE ATENÇÃO, POIS CADA PLANO DE PAGAMENTO JÁ ESTÁ COM AS CONDIÇÕES ABAIXO ABATIDA PARA QUE O RESPONSÁVEL NÃO PAGUE MAIS QUE O NECESSÁRIO ***

1. SE NOVATO e JÁ PAGO taxa de reserva (R$ 300,00)

>>> Selecionar plano "[...] - pago taxa de reserva - ALUNO NOVATO";

2. SE NOVATO e NÃO PAGO taxa de reserva (R$ 300,00)

>>> Selecionar plano "[...] - sem Taxa de reserva";

3. SE VETERANO e JÁ PAGO taxa de reserva (R$ 150,00)

>>> Selecionar plano "[...] - pago taxa de reserva - ALUNO VETERANO";

4. SE VETERANO e NÃO PAGO taxa de reserva (R$ 150,00)

>>> Selecionar plano "[...] - sem Taxa de reserva";

Gerado o financeiro, fechar a tela de cadastro do aluno, voltando para a tela de Processamento (Matrícula Online) e continuar o processo

Tela de "Detalhamento da Solicitação"

F7-Efetuar processamento

Será realizado as verificações se está tudo de acordo

> Próximo

Será processado as atualizações dos dados cadastrais

(Exibe o "Original" e o "Modificado" para conferir se procede, caso aceito, "Marcar/desmarcar todos" e clicar em "F5-Aplicar modificações", Será aberto cada tela de Aluno/Responsável/Ficha médica, em seguida continuará o processamento)

Clicar em "SIM" para marcar a solicitação como analisada (Caso contrário ficará sendo exibido ainda como pendente)

Em seguida exibirá que houve a repercussão necessária e a situação do aluno foi alterada de:

1. NOVATOS -- Realizando reserva presencial (Offline): "Reserva de vaga" para "Pré-matrícula Online"

2. NOVATOS -- Realizando reserva online (Ficha de inscrição): "Reserva de vaga online" para "Pré-matrícula Online";

3. VETERANOS: "Pré-matrícula" para "Pré-matrícula Online"

Clicar em "Próximo" para concluir o processamento (Tela se fecha automaticamente)

*** Neste momento não será enviado nenhum e-mail ***

Ao fim do processo:

1. Aluno/Responsável/Ficha médica teve seus dados atualizados;

2. Plano de pagamento de mensalidades (específico à condição do aluno) foi gerado (Parcela 1 a 12);

3. Aluno estará na situação de "Pré-matrícula Online";

Procedimento financeiro nos títulos

1. Verificar se o responsável possui vínculo no SPC/SERASA (consulta manual no site);

2. Registro dos títulos (Conforme tutorial);

3. Aguardar registros dos títulos pelo banco;

Envio de e-mail com boleto anexo

Através da tela de Executar cobrança (Em: Financeiro > Executar cobrança)

Definir os seguintes filtros:

1. Vencimento: 01/01/2018 a 31/01/2018;

2. Forma de recebimento: Específica para cada Unidade;

3. Impressão/Envio de e-mail: Apenas títulos não enviados por e-mail;

4. Mostrar apenas: Todos os títulos;

Em REFINAR

(Filtro 1/2):

5. Utilizar filtro por cobrança registrada:

5 - a. Títulos vinculados ao agente de cobrança ...

5 - b. Agente de cobrança específico para cada Unidade;

(Filtro 2/2):

6. Títulos com lançamento de cobrança vinculados a turmas específicas:

6 - a. Turma: Selecionar apenas o período de 2018;

6 - b. Situação do aluno na turma: Apenas PRÉ-MATRÍCULA ONLINE;

Retornar > Pesquisar > Marcar/desmarcar todos > Operações > Gerar/Enviar boleto em arquivo PDF;

Tela de "Enviar boleto em arquivo PDF"

7. Enviar por e-mail: Sim, enviar e-mail com o PDF em anexo;

8. Seleciona a forma de geração dos arquivos: Título <número> - <nome do aluno>;

9. Em caso de cobrança registrada... : Deixar marcado;

10. Gerar/Enviar apenas...: Deixar marcado;

11. "Consulta - formato email html": Boleto - Matrícula 2018;

12. Selecione a conta que... : Específica para cada Unidade;

Executar.

Ao fim do processo:

Responsável recebe e-mail com boleto de matrícula

Após Pagamento do boleto de matrícula pelo Responsável

1. Sistema identifica cobrança liquidada (mesmo por arquivo de retorno)

e altera a situação do aluno de "Pré-matrícula Online" para "Matriculado" automaticamente;

2. Não é gerado nenhuma cobrança automática;

Efetivação de matrícula (Obrigatoriamente presencial)

Através de visita presencial do responsável no GGE para concluir a matrícula.

É OBRIGATÓRIO O ALUNO ESTAR NA SITUAÇÃO "MATRICULADO"

Não pode concluir a matrícula quando situação for diferente de MATRICULADO

1. Conferir se o aluno está na situação "Matriculado"

(Cadastro do aluno > Turma > Período 2018);

2. Conferir "Contrato de Prestação de Serviço" assinado;

3. Conferir "Requerimento de matrícula" assinado;

Com o vinculo do curso regular (Período 2018) selecionado, clicar em:

Detalhamento > Usa plano de pagamento: SIM > Operações

> Alterar situação (Ativo para Ativo):

Tela de "Alterar situação (ativo para ativo)

1. Situação do aluno na turma: "Cursando";

2. Data de matrícula: Inserir a data atual (Do dia que está efetivando a matrícula);

Tela de "Procedimento de matrícula" (Documentos a ser entregues)

Marcar os documentos entregues pelo responsável.

*** APENAS MUDAR PARA "CURSANDO" QUANTO ENTREGAR TODA DOCUMENTAÇÃO -- NOS CASOS DE "VETERANOS" DEVE COLOCAR "DISPENSADO" QUANDO FOR DOCUMENTO ESPECÍFICO PARA "NOVATO" (ESPECIFICAÇÃO AO LADO DO NOME DOS DOCUMENTOS EXIGIDOS) ***

Caso NÃO ENTREGUE algum dos documentos obrigatórios, clicar em "F6-Cancelar" Fechará a tela, retornando para tela da alteração da situação, clicar em "Cancelar" novamente para finalizar o processo, SEM REPERCUSSÃO.

Devolver toda documentação ao responsável e solicitar o retorno em um outro momento com a documentação completa (Exigência da DIREÇÃO DO GGE)

Caso esteja com toda a documentação, na tela de "Procedimento de matrícula", clicar em:

F5-Confirmar

Exibirá uma tela de confirmação, informando que esse aluno está com uma matrícula temporária (Nos casos dos Novatos), então pergunta se deseja alterar para a matrícula normal, clicar em "NORMAL", para que o aluno tenha uma matrícula com sequencial escolhido pelo GGE para alunos Cursando.

Exibirá em seguida uma tela de impressão de relatório. Como já foram todos disponibilizados no Matrícula Online, e entregues pelo responsável, apenas fechar essa tela.

Ao fim do processo:

1. Aluno estará com situação de "Cursando";

2. Aluno terá matrícula NORMAL (NOVATOS);

Com isso CONCLUÍMOS A MATRÍCULA DOS ALUNOS NOVATOS E VETERANOS

Acesso ao Matrícula Online para reimprimir documentos

No Portal web (Matrícula Online) o responsável, acessando com o login e senha novamente, terá a possibilidade de reimprimir 2ª via de:

Documentos (Contratos e Requerimento); Boletos; Comprovante de solicitação;

Novatos - Online (1)

Novatos - Online (2)

Novatos - Online (3)

Matrícula Online (1)

Matrícula Online (2)

Matrícula Online (3)

Novatos - Offline

Veteranos

Efetivação de Matrícula (Presencial)

QUADRO ORIENTATIVO

Situação do aluno na turma:

1. Inscrito -- Novato (Reservado pela web);

2. Reserva de vaga -- Veterano (Reserva efetuada/paga presencial - Offline);

3. Reserva de vaga web -- Novatos (Após pagamento da taxa de reserva);

4. Pré-matrícula -- Veteranos (Após promoção em lote);

5. Pré-matrícula online -- Novatos e Veteranos (Após processado a solicitação de matrícula);

6. Matriculado -- Novatos e Veteranos (Após pago a taxa de matrícula - 1ª Parcela);

7. Cursando -- Novatos e Veteranos (Após entregue documentação presencial na Secretaria).

E-mail's para envio aos responsáveis:

1. Boas Vindas -- Novato (Após processamento de solicitação de reserva);

2. Boleto - Reserva de Matrícula -- Novatos (Após registro dos títulos de reserva);

3. Aluno novatos - LOGIN e SENHA -- Novatos (Após identificação do pagamento do título de reserva);

4. Alunos Veteranos - LOGIN E SENHA -- Veteranos (Em lote para todos os alunos promovidos);

5. Boleto - Matrícula 2018 -- Novatos e Veteranos (Após registro do título de matrícula |1ª Parcela|);

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VÍDEO AULAS

(Clicar nos nomes abaixo para acessar os vídeos)

Cada cor representa o que foi apresentado no tutorial de acordo com os balões de texto.