Gestão de Processos 2

Gestão de Processos 2

1. Ciclo de Gerenciamento

   • Guia CBOK
     • Ciclo de vida contínuo de atividades integradas. Fases: planejamento, análise, desenho/modelagem, execução, monitoramento e refinamento
       • 1. Planejamento: IDENTIFICA necessidade de ALINHAMENTO estratégico, metas visam MELHORAR continuamente processos (foco no cliente), identifica-se responsabilidades organizacionais ligadas ao gerenciamento de processos.
         • 2. Análise: busca ENTENDER processos EXISTENTES, reúne informações internas e externas à organização. Define também: objetivos, escopo e ambiente da modelagem de negócio, principais stakeholders. Técnicas: brainstorming, grupo focal, Entrevista, Cenários, Survey/Questionário e 5W1H.
           • Brainstorming estruturado favorece participação dos mais tímidos.
           • 3- Desenho/Modelagem: desenho criação de ESPECIFICAÇÕES para processos novos ou modificados, objetivo de desempenho, aplicações do negocio, plataformas tecnológicas. Modelagem é o CONJUNTO de atividades envolvidas, criando uma representação do processo de ponta a ponta (início ao fim). Representação do processo EXATAMENTE IGUAL a realidade. Pode mapear tanto atuais como para propor melhorias.
             • 4- Implementação/Execução: realiza o desenho por meio de procedimentos, fluxos de trabalho e operacionais, elaboração e execução de políticas e procedimentos novos ou revisados.
               • 5- Monitoramento: ação contínua de medição, avalia desempenho através de métricas. Analisa se processo está de acordo com seu objetivo.
                 • 6- Refinamento: transformação dos processos de acordo com necessidade diagnosticada no monitoramento. Mudanças na organização, busca da melhoria contínua e otimização (simplificar). "Encenação", põe em prática mudanças propostas após estudos de cenários.
   • SDPS ( Sociedade de Design e Ciência de Processos)
     • Etapas: modelagem, simulação, emulação, encenação.
       • 1. Modelagem: identifica valores do processo, assim como os itens que compõem a cadeia de valores, define insumos, referências (geram transformação), valores adicionados (resultado. Analisa relação de compatibilidade entre os elementos do processo e seus efeitos colaterais.
         • 2- Simulação: utiliza estatísticas para minimizar possíveis efeitos indesejados da implementação. Sugere alterações para se chegar o mais próximo possível do resultado desejado.
           • 3- Emulação: compara dados reais com dados estipulados na simulação, são feitas turmas-piloto de algo que queremos ver funcionando na “vida real”.
             • 4- Encenação: Representa a “vida real” dos processos modelados, simulados e emulados.

2. Maturidade dos Processos

   • Guia CBOK
     • Ciclo de vida de um processo que parte de sua descoberta e segue até sua implementação. Cada um de seus estágios representa a maneira como a organização é transformada na medida em que seus processos e capacidades são aperfeiçoados
       • Nível 1- Inicial: processos executados de forma adhoc (aqui e agora), pouco gerenciamento e controle sobre resultados.
         • Nível 2- Gerenciamento: equilibra esforços nas unidades para que se siga os processos. Porém, outra unidades que executam tarefas semelhantes podem fazê-lo diferente.
           • Nível 3- Padronizado: padrões consolidados por meio de conhecimento de melhores práticas. Propicia procedimentos de adaptação e aprendizagem através de meios comuns.
             • Nível 4- Previsível: desempenho dos processos é gerenciado estatisticamente durante a execução de todo o workflow, entendendo e controlando a variação, de forma que os resultados dos processos sejam previstos ainda em estados intermediários.
               • Nível 5- Otimizado: ação de melhorias, buscam inovações para fechar gaps,
                 • Cada nível tem áreas de processos que definem o que deve ser feito, mas não COMO, ficando live a escolha de como se irá atingir as metas de cada uma.
   • SDPS ( Sociedade de Design e Ciência de Processos)
     • Acompanha a própria definição de seu ciclo de gestão
       • Nível 1- Processos Modelados: identificados a partir de seus valores, de seus impactos / motivações / características, de seus papéis, das sincronias envolvidas e de seus efeitos colaterais.
         • Nível 2: Processos Simulados: introdução de dados estimados que permitem a análise de cenários, reduzindo os riscos da implantação e induzindo, quando necessário, mudanças nos modelos de processos.
           • Nível 3- Processos Emulados: comparação dos dados reais com estipulados, levando ao refinamento dos cenários e diminuindo impactos negativos novamente,
             • Nível 4- Processos Encenados: são realizados conforme os modelos desenhados, simulados e emulados. Observação da realidade sempre leva às adequações necessárias.
               • Nível 5- Processos Interoperados: processos são executados e geridos além das fronteiras organizacionais, promovendo cadeias de valor entre instituições como, por exemplo, no caso da execução de políticas públicas.