TRIAGEM E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

TRIAGEM E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

1. CICLO VITAL DE DOCUMENTOS (IDADES)

   • A) CORRENTE - 1ª IDADE
     • = VALORES PRIMÁRIOS OU ADMINISTRATIVOS
     • DOC. MAIS NOVOS
     • DOCS SUJEITOS A CONSULTAS FREQUENTES
     • EM TRAMITAÇÃO; EM CURSO OU EM ANDAMENTO
     • DEVE SER LOCALIZADO JUNTO AOS SETORE OU EM LOCAIS PROXIMOS E DE FÁCIL ACESO
     • OBS.: TRANSFERENCIA É A ENTRADA DE DOCUMENTOS NO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - SAI CORRENTE E VAI PARA O INTERMEDIÁRIO
   • B) INTERMEDIÁRIO - 2ª FASE:
     • MENOS UTILIZADOS
     • OTIMIZA O ESPAÇO DOS SETORES
     • ATENDE AS SOLICITAÇÕES DAS DIVERSAS ÁREAS DA INSTITUIÇÃO
     • Ñ HÁ NECESSIDADE DE SER INSTALADO JUNTO A INSTITUIÇÃO (QUESTAO DE ECONOMIA)
       • OBS: GERALMENTE FICAM EM LOCAIS MAIS DISTANTES DA INSTITUIÇÕES
     • DOCS QUE AGUARDAM SUA DESTINAÇÃO FINAL
       • ELIMINAÇÃO
       • GUARDA PERMANENTE
   • C) PERMANENTE = VALOR SECUNDÁRIO OU HISTÓRICO - 3ª IDADE
     • JÁ POSSUIRAM VALOR ADM ANTERIORMENTE
     • Ñ ELIMINA SEUS DOCUMENTOS - EM HIPÓTESE ALGUMA
     • DISPONIBILIZA SEUS DOCS TANTO PARA O PÚBLICO INTERNO QUANTO AO EXTERNO E CONSULTA Ñ DEPENDE DE AUTORIZAÇÃO A ÁREA ACUMULADORA
     • OBS.: RECOLHIMENTO É A ENTRADA DE DOCUMENTOS NO ARQUIVO PERMANENTE - SAI DO INTERMEDIÁRIO E VAI PARA O PERMANENTE - EM ALGUNS CASO PODE SAIR DO CORRENTE E IR DIRETO PARA O PERMANENTE

2. VALORES DOS DOCS

   • PRIMÁRIO OU ADMINISTRATIVO: TODO DOC NASCE C/ ESTE VALOR E DEPOIS PERDE - VINCULADOS A ATIVIDADE EM ANDAMENTO OU QUE AINDA PODEM SER QUESTIONADOS ADMINISTRATIVA, LEGAL OU JURIDICAMENTE
     • COMPREENDE DOS DOCS DAS FASES
       • CORRENTE: ALTO VALOR PRIMÁRIO
       • INTERMEDIÁRIO: BAIXO VALOR INTERMEDIÁRIO
   • SECUNDÁRIO OU HISTÓRICO
     • VINCULADOS A FATOS HISTÓRICOS P/ A INSTIUIÇÃO OU SOCIEDADE
     • POUCOS ATINGIRÃO ESTE VALOR
     • É UM VALOR IMPRESCRITÍVEL
     • COMPREENDE OS DOCS DA FASE PERMANENTE

3. AVALIAÇÃO DOCUMENTAL: É A ANÁLISE A FIM DE DEFINIR SEUS PRAZOS DE GUARDA E DESTINAÇÃO FINAL A PARTIR DE SEUS VALORES; É REALIZADA POR UMA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E RESULTA NA TABELA DE TEMPORALIDADE DA INSTITUIÇÃO

   • (...)TABELA DE TEMPORALIDADE DA INSTITUIÇÃO = INSTRUMENTO QUE DEFINE OS PRAZOS DE GUARDA E A DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS DA INSTITUIÇÃO
     • CRIADA POR UMA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCS
     • DEVE SER APROVADA PELA AUTORIDADE COMPETENTE