Los documentos

Los documentos

1. Contiene información y tiene como fin transmitir conocimientos o ideas, permiten la comunicación humana y es importante medio de formación y docencia.

2. Requisitos de la documentación

   • Insertar documento
   • Digitalizar la documentación
   • Asunto
   • Fecha de origen
   • Numero de origen
   • Emisor
   • Institución
   • Grado de reserva
   • Prioridad de tipo
   • Medio de recepción
   • Destinatario
   • Respondable
   • Resumen del texto

3. Unidad de correspondencia

   • Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaiones de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión de documentos
   • Objetivos: Recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones de carácter empresarial, mediante servicios de mensajeria interna y externa, correo electronico u otros, que faciliten la atencion de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observación plena de los principios que rigen la administracion pública
   • Mision: Hacer que los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información donde se refleje el buen desarrollo de la unidad
   • Servicio de presta: Dar informacion adecuada y oportuna, conservar la infomación, digitalizar, cambio de soporte, implementar manuales de procedimientos
   • Funciones: Recepción, distribución trámite, conservación, consulta de documentos

4. Tipos de documentación

   • Biblioteca
     • Libros
       • El contenido puede ser muy variado y pueden presentarse en uno o varios de volumenes
     • Publicaciones periodicas
       • Cualquier publicacion que aparece por entregas sucesivas sin limitacion previa respecto a su duracion
     • Documentación de concresos
       • Acostumbran a presentarse con la denominación de actas
     • Base de datos
       • Es un conjunto de datos homogeneos, ordenada de una forma determinada, se refiere a una material concreto, organización o asunto
     • Tesis
       • Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al control de una institucion universitaria
     • Catalogos
       • Registros bibliograficos de diferentes documentación
     • Respertorios
       • Coleccion o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre una temática determinada
     • Bibliografia
       • Describen y clasifican referencias de documentos con el fin dde darlos a conocer y hacerlos accesibles
   • Según su actividad
     • Personales
       • Cartas, discursos, ensayos, diario
     • Religiosos
       • Escritos papales, bula, acats, cartas enciclicas, epistolas enciclicas, constitución apostolica, exhoratación apostolica
     • Judiciales
       • Juicios, demandas, causas
     • Militares
       • Minutas, autos, cedula militar, inventario de armas, secreta, reservada, confidencial, publicaciones, conferencias y exposisiones
     • Comeciales
       • Factura contable
         • Facturas, recibos, balances
       • Parte administrativa
         • Acuerdos, hojas de vida, informes, leyes