7.3.1 Protocolo

7.3.1 Protocolo

1. Recebimento

   • Os docs a serem tramitados serão RECEBIDOS pelo setor de protocolo
   • malote/ Correios.
     • “catalogação”
     • Separação - oficial da particular;

2. Registro

   • registro Leitura, identificação e cadastro dos doc em um controle (informatizado ou manual)
     • permite a localização (ACESSO)
     • identificação dos metadados dos doc de arq

3. Classificação

   • É a separação dos documentos por assunto ou por área

4. Expedição e Distribuição

   • É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.
   • É o envio dos documentos aos destinatários
     • EXPEDIÇÃO = externa
     • DISTRIBUIÇÃO = interna);

5. Controle dos docs que ainda TRAMITAM no órgão, assegurando imediata localização, recuperação e ACESSO A INFORMAÇÃO

6. Identifica os setores que os docs passam, p/ poder recuperá-los com rapidez, qnd necessário,e identificar possíveis atrasos na tramitação destes.

   • Caminho que o doc faz - entrada/ criação até o cumprimento da missão ADM;
     • • • TRAMITAÇÃO
           • sequência de atos
           • O CURSO
             • do documento
               • da produção, recepção até o cumprimento de sua função administrativa
         • É O CONTROLE DA TRAMITAÇÃO DOS DOCUMENTOS
     • • • Não devem ser abertos ou registrados pelo protocolo:
           • • Documentos particulares e sigilosos.
             • devem ser RECEBIDOS e ENCAMINHADOS diretamente p os destinatários.
         • NÃO SÃO ATVs do PROTOCOLO
           • • Eliminação
             • • Avaliação;
               • • Arquivamento;
                 • • Microfilmagem;
                   • • Digitalização
                     • • TOMADA DE DECISÃO
     • • ACONTECIMENTOS
         • Recebimento
           • da correspondência chegada à empresa pelo malote ou Correios em mãos;
           • Separação da correspondência oficial da particular;
             • Distribuição da correspondência particular;
             • Separação -oficial de ostensivo das de caráter sigiloso;
               • Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários;
               • Abertura da correspondência ostensiva;
                 • Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista;
                   • Carimbo do documento no canto superior direito;
                     • Elaboração do resumo do assunto tratado no documento;
                       • Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação;
                 • Leitura p conhecimento do assunto, verificando a existência de antecedentes;
                   • Requisição dos antecedentes ao arquivo;
       • TIPOS DE JUNTADA
         • ANEXAÇÃO
           • APENSAÇÃO
             • juntada TEMPORÁRIA
               • não fazem parte do processo original
           • juntada DEFINITIVA.
             • o + antigo é a referencia da tramitação
         • JUNTADA: união de um processo a outro, ou de um documento a um processo
           • a JUNTADA é executada pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente.

7. PODE OCORRER

   • entre órgãos ≠, de acordo com o assunto do doc;

8. Autuação

   • FORMAÇÃO/ ABERTURA DE PROCESSOS a partir do doc entregue no protocolo (inserção de capa e atribuição de número de controle)

9. Controle/movimentação:

   • CONTROLE DO ANDAMENTO OU TRAMITAÇÃO dos docs. Por meio de sistema manual ou informatizado

10. FASE CORRENTE

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