Mapa mental

Arquivologia

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Mapa mental: Arquivologia

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Arquivologia

Arquivo: Cnj de doc's produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas e PF com finalidade de PROVA ou INFORMAÇÂO
- Objetivos Administrativos, Funcionais e Legais
- Princípios
  - Proveniência
    - arquivos mantidos no mesmo fundo da fonte geradora
    - Objetivo de GERAR o Fundo de Arquivo
    - Respeito aos Fundos, Ordem Original, Respeito à ordem primitiva, Respeito à santidade da ordem original, Princípio de registro
  - Unicidade
    - documentos são únicos
  - Cumulatividade
    - formação progressiva, natural e orgânica
  - Organicidade
    - refletem a estrutura e funções da atividade produtora
  - Indivisibilidade
  - PerTinência (Temática)
    - Documentos reclassificados por assunto (sem ter em conta proveniência e a classificação original)
    - Classificação por Temas ou AssunTos
  - Imparcialidade
    - Documentos inerentemente VERDADEIROS
  - Autenticidade - cenário digital
  - Territorialidade
    - arquivos sejam mantidos, guardados e conservados nos locais onde foram acumulados
      - Exceção: documentos de representações diplomáticas e resultantes de operação militar.
  - Completeza
    - presença de todos os elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence
- Arquivista
  - Profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado além do empregado que atua com manutenção de acervo documental
- “Gestão continuada de documentos" ou Records continuum
  - Papel central da gestão de documentos no sistema de gestão da informação institucional numa perspetiva integrada
TEORIA DAS 3 (4) IDADES
- 1ª Idade - Arquivos Correntes
  - Valor Primário Administrativo Fiscal e Legal
    - Arquivo Setorial
      - Protocolo Fase CORRENTE
        Recebimento
        Registro: insere dados no sistema
        identifica de pontos de acesso a esse documento
        Autuação: documentos viram processos Adm. (Capa Verde)
        Classificação: analisa p/ saber assunto (apenas Ostensivos)
        Expedição: Externa e Distribuição: Interna
        distribuição entre os destinatários
        Tramitação / Controle / Movimentação
        Controle da Movimentação
        NÃO toma decisões sobre as demandas contidas nos arquivos
      - Expedição
      - Arquivamento
        Inspeção: exame do doc
        Estudo: verificar entrada/antecedêntes
        Classificação: interpretação (intelectual)
        Funcional: atividades desenvolvidas
        Organizacional: estrutura da instituição
        Por assuntos: segundo assuntos de determinado campo do conhecimento
        Ordenação: determinação do local de guarda conforme classificação (intelectual)
        Junção dos tipos de documentos relativos a determinado assunto
        Dossiê relativo a licitação de medicamentos
        Codificação: letras, números, etc
        Guarda de Documentos
      - Empréstimo
      - Consulta
      - Destinação
      - Classificação quanto à ABRANGÊNCIA
    - Valor de Comprovação
  - Arquivamento VERTICAL
- 2ª Idade Arquivos Intermediários
  - Valor Primário Administrativo Fiscal e Legal
    - Arquivo Central
    - SIGAD Gestão de Documentos: Fase CORRENTE e INTERMEDIÁRIA
      - Produção
        APENAS DOCUMENTOS ESSENCIAIS
      - Tramitação
      - Utilização
        Desenvolve a fase Protocolo
      - Avaliação
        Irrevogável
        Tabela de Temporalidade
        Plano de Destinação
      - Arquivamento
      - Não é condição para restauração de documentos
        Coordenação de recursos humanos (aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental)
      - Programa Mínimo
        Recolher
        Eliminar
      - Programa Geral
        Produção
        Utilização
        Destinação
  - Segundo Elio Lodaldini, separação em 2 etapas facilita operacionalização e guarda
- 3ª idade Arquivos Permanentes
  - Valor Secundário HISTÓRICO Probatório
    - Instituição Arquivística
      - Arranjo
        Organização do Fundo de Arquivo
        Quadro de Arranjo
        Estrutural
        Documental
        Organização
        ORDENAÇÃO EXTERNA - PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA (Respeito aos Fundos)
        não devem ser misturados documentos produzidos por entidades diferentes.
        documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos separados
        ORDENAÇÃO INTERNA - PRINCÍPIO DA ORDEM ORIGINAL
      - Descrição
      - Referência
      - Conservação
    - Documentos relativos à movimentos reivindicatórios de servidores, reclamações/ações trabalhistas, prêmios, apuração de responsabilidade e ação disciplinar, diretrizes, normas e procedimentos relativos a exames de seleção, cursos e estágios, quadros, tabelas e política de pessoal, por refletirem diretrizes
    - Tabela de Equivalência
      - instrumento utilizado para verificar a equivalência de novos documentos com suas antigas notações
    - Valor informativo
  - Não pode ser eliminado
    - NÃO PODE retornar ao Arquivo Corrente
      - Arquivamento HORIZONTAL
- NÃO É UM PRINCÍPIO
Classificação dos Documentos
- Natureza do Documento
  - Especial
    - formato CD, DVD, fita, etc.
  - Especializado
    - Arquivos de Engenharia, Medicina, etc
- Elementos dos Documentos
  - Espécie: Boletim, Certidão, Relatório
  - Tipo: Boletim de Ocorrência, Certidão de Nascimento, Relatório de Frequência
- GÊ NES da NATUREZA
  - GÊnero
    - TEXTUAL, CartoGráfico, IconoGráfico, Sonoro, FilmoGráfico, Informático e MicroGráfico
      - Iconográficos são formados por documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
        Suporte Sintético - Filme fotográfico
  - ESpécie
    - Atos Normativos, Enunciativos, Comprobatório, de Correspondência e Ajuste
  - NATUREZA do Assunto
    - Ostensivos
    - Sigilosos
      - U SE R
        Ultrassecreto 25 anos SEcreto 15 anos Reservado 5 anos
        Desclassificadas anualmente
        Precisam de acesso especial e NÃO de armazenagem complexa
        Definido de acordo com o plano ou código de classificação, a tabela de temporalidade e o instrumento de pesquisa
        Ultrassercreto entregues pessoalmente ou meio eletrônico criptografado
Métodos de Arquivamento
- Sistema DIRETO: busca no local
  - Alfabético
  - Geográfico
    - A a Z - Capitais 1º
- Sistema INDIRETO: Consulta
  - Numérico
    - Simples
    - Cronológico
    - Dígito Terminal
      - 231.209 = 09 - 12 - 23
  - Ideográfico
    - Alfabético
    - Numérico
      - Decimal: Classes Base 10 (separado por pontos)
        1.1 / 1.2 / 1.3
      - Duplex: ilimitado (DIVIDIDO EM CLASSES)
        3 MKT 3-1 Anúncios 3-2 Propaganda
      - Unitermo: Indexação de Termos do texto
        Pré Coordenada: Assunto e Bibliografia
        Pós Coordenada: Busca
        Indexação: tradução de um documento em termos documentários, ou seja, em descritores, com a função de expressar o conteúdo do documento
    - Padronizados
      - Variadex (letras + cores) Automático (nomes) Soundex (pronúncia som) Mnemônico (símbolos)
- Sistema SEMI-INDIRETO
  - Alfanumérico
- Instrumentos de Pesquisa
  - Guia (Turístico - Folder Completo)
    - Orientação dos usuários na utilização dos fundos do arquivo permanente
      - Genérico, Informa totalidade de fundos, histórico, natureza, estrutura, período de tempo e quantidade de cada fundo
        + Abrangente
  - Inventário (Imobilizado)
    - Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo são identificadas e descritas.
      - Ordem Lógica
        Parcial - se ocupa de partes do acervo
  - Catálogo (Moda)
    - Inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada ou sumária. Agrupa documentos (mesmo assunto, mesma época, mesma pessoa, etc.
      - Critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.
  - Índice (Livro A-Z)
    - Instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos
      - Ordem Alfabética
Preservação
- Conservação
  - Acidez (0 a 6,9 Ácido e 7.1 a 14 Alcalino), Luz, Ar Seco, Umidade (45 e 55%), Temperatura (20 e 22º), Poeira, Gases, Pragas
  - Desinfestação, Limpeza
  - Alisamento (Chapinha)
    - Bandejas Aço Inox umidade 90 a 95% em seguida ferro quente
- Restauração
  - Banho de Gelatina
    - Aumenta a resistência do papel
  - Tecido
    - Folhas de tecido + pasta de amido
  - Silking
    - Crepeline ou Musseline de Seda de grande durabilidade
  - Laminação
    - Envolvido seda + acetato de celulose prensa entre 145 e 155º C. Reduz volume e dobra o peso.
      - + próximo do ideal
  - Encapsulação
    - Documento entre lâminas de poliester fixadas por fita adesiva
      - + moderno
Conceitos
- Unidade de Arquivamento
  - Conjunto de documentos para armazenamento, notação e arranjo
- Acondicionamento
  - Embalagem
- Armazenamento
  - Guarda
- Depósitos
  - 60% Armazenamento 25% Recepção Usuários 15% Administrativos
    - MÁXIMO 200 M²
- Mapoteca
  - Acondicionados horizontalmente ou enrolados (caso permanente). Deve dispor de gavetas rasas e mesas compatíveis
- Digitalização
  - Facilita o acesso a Informação
    - Múltiplos Acessos
      - Não possui relação com eliminação
- Microfilmagem
  - Acesso Limitado
    - Espécie de Cópia reduzida do documento. Técnica de reformatação de suporte que pode ser utilizada p/ preservação do documento
      - Docs microfilmados podem ser eliminados, SALVO valor permanente,
      - Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias
      - Sinalética
        Recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações pertinentes ao conteúdo da microforma
  - Decreto n.º 1.799/1996
    - Lei de Microfilmagem de 1968
- Diagnóstico Minimalista
  - Problemas arquivísticos pontuais (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade)
- Diagnóstico Maximalista
  - Princípios e Diretrizes Macro
- Cópia
  - Mesmo conteúdo no mesmo contexto ou conjunto
- Área Técnica - Área Fim Área Adm.- Área Meio
- Para se representar a estrutura hierárquica do fundo e de suas partes componentes, realiza a descrição do geral para o particular.
- Acervo
  - Conjunto de Documentos de Arquivo
- Legado
  - Doação resultante de uma disposição testamentária ou de manifestação de última vontade.
- ARQUIVOS PERMANENTES VITAIS
  - Documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, que sem eles a empresa não tem condições de funcionar
- Processo
  - Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial
- É possível padronizar NORMAS de gestão de documentos (E-ARQ)
Legislação
- Políticas Públicas antecedem a Legislação Arquivística
- Lei 8.159/91 Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados
  - Arquivo Nacional
    - Executivo
    - CONARQ
      - Define Política
      - SINAR
        Implementa Política
        Implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental
        Executivo, Legislativo e Judiciário
        Federal, Estadual, DF e Munucipal
- Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo
  - SIGA
    - Federal Executivo
- Lei 12.685/12 Arquivo de Documentos Eletromagnéticos
  - Requer sistema de Indexação
  - Requisitos Sistema Informatizado
    - Captura Armazenamento Indexação Recuperação
    - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística
      - SIGAD
        Documentos Digitais e Convencionais
        Software Particular, Conjunto de Softwares Integrados, adquiridos ou desenvolvidos sob encomenda
        Metadados
        Documento, evento de gestão, classe, agente, componente digital e evento de preservação
- Lei 12.527/11 Lei de Acesso à Informação
  - Não sendo possível conceder acesso imediato
    - 30 d, sendo 20 + 10 d
  - Comissão Mista de Reavaliação de Informações
    - Requisitar autoridade que classifique p/ esclarecimento de info
    - Rever classificações Secretas e Ultrassecretas
    - Prorrogar prazo de sigilo
Entidade Mantenedora
- • Públicos (federal, estadual, municipal)
- • Institucionais (igrejas, escolas)
- • Comerciais (empresas, firmas)
- • Familiares ou pessoais
Arquivos
- Geralmente no plural para designar títulos de periódicos por influência inglesa e francesa.
Avaliação
- Tabela de Temporalidade
  - Elaborada pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
  - Plano de Destinação
    - Prazos e Condições de Guarda
      - Transferência
        Fase Corrente -> Intermediária
      - Tipos de Destinação
        Recolhimento
        Fase Corrente ou Intermediária -> Permanente
        Eliminação
        Reproduzidos ou Impressos em sua totalidade, c/ originais conservados ou obsoletos
        Lista de Eliminação
        Edital de Ciência de Eliminação
        Termo de Eliminação
        Incineração, Fragmentação, Pulverização, Desmagnetização e Reformação
    - CONJUNTO DE DOCUMENTOS que permitem avaliação sobre à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução
  - informações relativas à eliminação ou à guarda permanente, além dos prazos de permanência em cada fase de arquivamento
  - Documento Acessível
    - classificado, avaliado e descrito de acordo com o plano ou código de classificação, a tabela de temporalidade e o instrumento de pesquisa.

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Descripción: Concursos Públicos Arquivologia Mapa Mental sobre Arquivologia, creado por Rodrigo Nogueira el 17/07/2018.
Creado por: Rodrigo Nogueira
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Etiquetas: arquivologia
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