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- 1La correspondencia de la empresa representa todos los paquetes,cartas, comunicaciones, oficios,etc, Ya sea que se despachen o ingresen a ella,se maneja en dos procesos recepción donde se diferencian los paquetes de la empresa o personales, Si son de la empresa se pueden abrir de lo contrario no el otro proceso es la salida donde se determina si es interna o externa. Si es externa se debe comprobar que las direcciones tanto del remitente como el destinario sean las correctas. Todos los documentos que se generen e ingresen a la empresa deben ser guardados por circunstancias legales, no pueden deshacer de ellos tampoco se deben amontonar en una habitación hasta que esté no sirva, deben ser guardados en forma ordenada ya que el control es necesario.Documentación y clasificación
Documento: Es un testimonio material hecho por personas físicas o jurídicas.
Documento de apoyo: Es de carácter general por la información que contiene (leyes, decretos, resoluciones, etc) no forma parte de las documentales de la oficina.
Documento de archivo: Registra la información producida o recibida en razón de sus actividades o funcione.
Importancia de los documentos:
•Dejan constancia por algún medio material de las gestiones administrativas.
• Sirven para la toma de decisiones administrativas.
•Constituyen un medio probatorio ya que aseguran la comprobación de cualquier actividad ya sea técnica, económica o otras. - 2Elementos de un documento de archivo • Soporte: Papel, cinta, discos hace relación a la parte material o física. • Tecnica: Medio que fija y transmite el contenido tales como escritura,códigos, signos. •Estructura: Hace referencia a las cláusulas y al formulario, en una carta la estructura es la fecha, destinario,vocativo, asunto, despedida, firma y cargo. •Contenido o asunto: Mensaje o información que transmite el documento.Documentos de archivo según sus atributos
Los atributos son las caracteristicas que adquieren los Documentos, en razón de su forma y contenido, sus caracteres internos y externos.
▪Caracteres externos
• Formato: Dependede la clase, los documentos de imagen se representan en fotografía, microfilm y vídeo.
•Sonoros: casetes, discos, cintas, etc.
•Textuales: Formatos de documentos simples o carpetas. - 3▪Caracteres Internos: Es el contenido del documento • Entidad productora: Autor del documento, el órgano y cargo de la persona que lo firma. •Origen funcional: La razón, función o actividad administrativa, por la cual se produce el documento. • Formulario y clausulas: Los datos que deben estar contenidos en el. Fecha y lugar donde se produce el documento. •Contenido: Asunto, tema o negocio a quien se refiere.Clases de documentos de archivos
A.. Por su Naturaleza
• Textuales: Escritura sobre papel u otro soporte, carta, informe.
• Cartograficos y graficos: Técnica utilizada en el dibujo tales como planos, mapas.
• De imagen: Producción de imagen fija o móvil.
• Fonograficos: Cuando se transmite el mensaje por medio de sonido, casetes, discos entre otros.
•Legibles por maquina: Utilizando medios magnéticos, disquete. - 4B.. Por El origen, fuente y autor: Tres aspectos importantes para su utilizacion •Fuente: La fuente puede ser privada o publica, anónima o conocida, el autor puede ser uno o pueden ser varios. •Publicos: Otorgados por entidades oficiales o del Gobierno tales como escritura de compraventa entre otras. •Privados: Originan en la empresa privada, tales como facturas, cartas comerciales etc.C.. Por el contenido
• Dispositivos: Aquellos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecía, decretos, leyes, resoluciones.
•Testimoniales: El estado garantiza la veracidad de lo allí contenido, registró civil, escritura pública, registró de propiedad de un vehículo.
•Informativos: Dar a conocer algo, telegramas, cartas, informes.
• Facilitativos: Llamados también comunes, Son Las que todas las empresas producen, facilitan la actividad de cada uno.
•Específicos o sustantivos: Se producen por la actividad específica de cada institución . - 5D.. Por su función comercial •Documento contables: Recibos de caja, facturas comerciales, notas de contabilidad. • Documentos no contables: Cotizaciones, pedidos, remisiones, órdenes de pago. • Títulos valores: Cheque, pagaré, libranza, factura cambiaria. • Informativos: Balance general, estado de resultado.Valoración documental
Consiste en determinar el valor administrativo, legal ,fiscal y contable, para establecer su tiempo de conservacion en el archivo central, archivo de gestión, su eliminación o su conservación permanente en el archivo histórico.
•PRIMARIOS: Aquel que tiene los documentos mientras sirvan a la institución productora y al iniciador, destinario o beneficiario del documento.
•VALOR JURIDICO: Aquel que se derivan derechos o obligaciones legales por el derecho común.
•VALOR LEGAL: Aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio ante la ley. - 6•VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros y egresos,movimientos económicos de una entidad pública o privada. • VALOR TÉCNICO:Los documentos sustantivos o característicos de cada institución, como las historias clínicas para los hospitales, los planes de estudio para las universidades.SECUNDARIOS: Aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración.
•NO PREDECIBLE: Se basa en el tema o asunto, más que en el tipo documental.
•VALOR FISCAL: Aquel que tiene los documentos para afectos tributarios o que son importantes para el fisco
•VALOR HISTORICO: Aquel que le interesa a los investigadores de información retrospectiva .
• VALOR JURIDICO: Aquel del que se derivan los derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. - 7Ciclo vital de los documentos de archivo Los documentos al igual que las personas tienen una especie de vida propia y pasan por diferentes edades la llamada "Teoría de las tres edades" •PRIMERA EDAD: Planificación y tramitación Los documentos se tramitan y circulan , su uso es frecuente reunidos y orgánizados forman el archivo de oficina o de gestión. •SEGUNDA EDAD: Vigencia y plazo precaudicional, los documentos carecen de valor administrativo pero deben conservarse ya que tienen un valor legal o fiscal. •TERCERA EDAD: Face permanente o histórica, los documentos tienen un valor histórico y su consulta se lleva a cabo por los investigadores, estos documentos forman el ARCHIVO HISTÓRICO.Concepto y fines de la clasificación
La clasificación implica seguir un orden o un sistema a la hora de distribuir los documentos que se generan en la empresa.
1. Acceder a la información con facilidad y rapidez
2. Facilitar el control de la información
3. Cumplir con las exigencias legales en cuanto a la conservación de documentos. - 8NORMAS DE CLASIFICACIÓN 1.Lo primero es seleccionar un orden de clasificación 2 El orden o sistema de clasificación elegido debe ser fácil de comprender y manejar por todo el personal que trabaja con el. 3. La clasificación debe estar de acuerdo a las necesidades de la empresa. 4. Se recomienda que la clasificación alfabética es la que debe prevalecer.SISTEMA DE CLARIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
1. Numéricos
2. Alfabéticos
3. Los mixtos o alfanumericos .
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- Flashcards on Untitled, created by Dahiana Patiño on 20/02/2018.
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