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Description
Mind Map by Ruby Berrio, updated more than 1 year ago
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Created by Ruby Berrio
over 6 years ago
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SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
- SGDEA
- es una aplicación
informática que sirve para
el manejo, gestión,
conservación, publicación
y trabajo sobre
documentos electrónicos.
- REQUERIMIENTOS
FUNCIONALES
- 1-Cuadro de clasificación
- 2-Controles y seguridad
- 3-Conservación y eliminación
- 4-Captura y registro
- 5-Referenciación
- 6-Búsqueda, recuperación, presentación
- 7-Administración
- Auditoria, revisión y evaluación de los
controles, sistemas y procedimientos
- modificar el nivel de acceso a los doc
- Gestión de usuarios
- Eliminar los doc, expedientes de archivo, si las TRD así lo
indican, deben generar un registro de la acción y
mantener un acta de eliminación
- Informes de administración
- Administración CCD
- copias de seguridad
- controlar los parámetros del sistema
- Auditoria, revisión y evaluación de los
controles, sistemas y procedimientos
- Búsqueda, recuperar expedientes,, Disponer de
instrumentos que permitan, al usuario público,
acceder a los documentos.
- 7-Administración
- Requisito: Auditoria: registro de la auditoría
realizada al archivo e identificación de
creación de nuevos elementos en el cuadro de
clasificación documental. Inventario: creación
y mantenimiento automático del inventario
de expedientes.
- 6-Búsqueda, recuperación, presentación
- implica que el sistema que la utiliza
incluye entre sus funciones la
capacidad de escanear documentos
- Asignación de palabras llaves
obtenidas del documento mismo
que permite a los usuarios
almacenar y recuperar los
documentos.
- 5-Referenciación
- Tiene como objetivo establecer los
plazos de conservación, acceso y
transferencia de las series
documentales
- 4-Captura y registro
- Controllar el flujo de doc.
- 3-Conservación y eliminación
- Conjunto de operaciones técnicas
y administrativas cuya finalidad es
la agrupación documental,
relacionada en forma jerárquica
con criterio orgánicos o
funcionales para revelar su
contenido.
- 2-Controles y seguridad
- 1-Cuadro de clasificación
- REQUERIMIENTOS DE
SEGURIDAD
- Acceso
- Auditoria
- Copia de seguridad y
recuperación
- Niveles de seguridad
- Transferencias
- Autenticidad
- Autenticidad
- Transferencias
- Niveles de seguridad
- Copia de seguridad y
recuperación
- Auditoria
- Acceso
- REQUERIMIENTOS DE
PRESERVACIÓN
- Sistema de almacenamiento
- Gestión de base de datos
- Administración
- Plan de preservación
- Acceso
- Facilitar los servicios y
funciones que permiten a los
usuarios realizar búsquedas,
identificar, localizar y solicitar
información almacenada en el
SGDEA
- Facilitar los servicios y
funciones que permiten a los
usuarios realizar búsquedas,
identificar, localizar y solicitar
información almacenada en el
SGDEA
- Establecer las funciones y rutinas
para estar al tanto del entorno del
sistema y garantizar el acceso a
los datos que se esperan
conservar por un plazo.
- Acceso
- A través de esta
entidad se realizará
la operación y
gestión del sistema
de archivo.
- Plan de preservación
- Se proporcionar los servicios y funciones
para completar, actualizar y acceder a la
información descriptiva, la gestión y
mantenimiento de la base de datos, las
búsquedas, la generación de informes y la
información administrativa para la gestión
del archivo.
- Administración
- mediante esta entidad se facilitarán
los servicios y funciones para el
almacenamiento, mantenimiento y
recuperación de los documentos.
- Gestión de base de datos
- Sistema de almacenamiento
- REQUISITOS DE LA
POLÍTICA DE GOBIERNO
EN LÍNEA
- interoperabilidad
- capacidad que tiene un
producto o un sistema, cuyas
interfaces son totalmente
conocidas
- Consta de cinco dominios
- Político-legal
- Sociocultura
- Organizacional
- Semántico
- Técnico
- Las entidades deberán adoptar procedimientos
estandarizados para el consumo, diseño,
implementación y prestación de servicios de
intercambio de información
- Las entidades deberán adoptar procedimientos
estandarizados para el consumo, diseño,
implementación y prestación de servicios de
intercambio de información
- garantiza intercambiar datos, de manera que
el significado de la información sea la misma
para todos
- Técnico
- Las entidades deberán adecuar sus procesos de
negocio para la incorporación de los servicios de
intercambio de información
- Semántico
- generación de competencias en las
entidades para poder intercambiar
información
- Organizacional
- políticas y normas que permiten
el intercambio de información.
- Sociocultura
- Político-legal
- Consta de cinco dominios
- capacidad que tiene un
producto o un sistema, cuyas
interfaces son totalmente
conocidas
- interoperabilidad
- REQUERIMIENTOS
FUNCIONALES
- PREREQUISITO PARA SU DISEÑO
E IMPLEMENTACIÓN
- PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- Encargado de dictar las políticas y
procedimientos para la gestión de
documentos en la entidad
- Encargado de dictar las políticas y
procedimientos para la gestión de
documentos en la entidad
- PGD – PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- es una aplicación
informática que sirve para
el manejo, gestión,
conservación, publicación
y trabajo sobre
documentos electrónicos.
- SGDE
- es el sistema informático
orientado al control,
almacenamiento y gestión
de los archivos de oficina
y de los documentos en
fase activa
- NORMATIVIDAD
- Ley 594 del 2000
Decreto 1151 del 14 de
abril de 2008
- Ley 594 del 2000
Decreto 1151 del 14 de
abril de 2008
- es el sistema informático
orientado al control,
almacenamiento y gestión
de los archivos de oficina
y de los documentos en
fase activa
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