DOCUMENTAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. Desarrollo Organizacional y Transorganizacional

   • Es un campo basado en los conceptos y métodos de las ciencias del comportamiento, estudia la organización como sistema total y se compromete a mejorar la eficacia de la empresa a través de intervenciones constructivas en los procesos y en la estructura de las organizaciones. Su ejecución se basa adoptando un concepto de cambio; dado como la capacidad de las organizaciones adaptarse a la modernidad. Los factores de cambio pueden ser externos (ambiente) o internos (estructura)

2. Administración de Recursos Humanos, sistemas y subsistemas

   • Definida como un ciclo PHVA, en el que los esfuerzo de varios individuos, trabajan en conjunto con los demás recursos para lograr una meta definida. Su ejecución toma cimientos en la teoría de los sistemas según Bertanlanffy, la cual define 2 tipos de subsistemas:
     • S. Abierto: Presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir.
     • S.Cerrado: No presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea

3. Documentos

   • Un documento es un testimonio o una prueba material que hace constancia de algún hecho, una idea o un orden.
     • Textuales: se basan en el lenguaje escrito ej. Revistas
     • Sonoros: basan principalmente en el lenguaje oral ej. estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias de vida.
     • Audiovisuales: son todos aquellos que se basan en imagen y sonido ej. las películas, la programación que emiten las televisoras, videos caseros, etc.
     • Electrónicos: bases de datos  virtuales: (webs, blogs, etc.),

4. Tipos y normas técnicas para su elaboración

   • GTC 185 DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL la elaboración de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
     • • Software aplicativo, graficadores y procesador de texto para elaborar instructivos y formatos: es aquel que nos ayuda a realizar una tarea de terminada. (solo nombramos algunos) los cuales son: aplicaciones de negocio, aplicaciones de utilería, aplicaciones personales aplicaciones de entretenimiento.
   • Metodología para actualizar instructivos y formatos.
     • Código y título: Este debe ser claro y legible de manera que facilite la identificación del formato
     • Secuencia o codificación interna: Al momento en que el formato es diligenciado se convierte en un registro el cual debe ser (radicado) para identificarlo de otros.
     • Se elaboran preferible en papel tamaño carta, letra tipo arial A un tamaño de texto entre 10 y 12 puntos para el cuerpo del documento y con interlineado sencillo. En el encabezado se empieza con negrilla negrilla y un tamaño de texto de 12 puntos para el nombre del documento y de 10 puntos para los otros campos. Todos los títulos y subtítulos y numerales se alinean al lado izquierdo y con negrilla. Los títulos en mayúscula, subtitulo y numerales en minúscula. Para la elaboración del manual de calidad, procedimientos, instructivos y formatos se emplean márgenes de 2 centímetros a la izquierda y derecha, y 1 centímetro en las partes superior e inferior.

5. Concepto y Funciones de la gestión

   • Proceso es cualquier actividad o grupo de actividades que emplea insumos, les agrega valor y suministra un producto o servicio a un cliente interno o externo.
     • Características - Debe ser medible - Debe tener un resultado específico - Debe entregar resultados a quien lo ejecuta - Debe tener alguien o algo que lo ejecute
     • OBJETIVO Determinar los pasos a seguir en la realización de operaciones sucesivas o repetitivas
     • PROPÓSITO Obtener un resultado específico el cual pueda ser verificable
     • IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN Los proceso son aquellos los cuales interactúan entre sí como engranajes, engranajes los cuales mueven e motor de una empresa.
   • Procedimiento Forma específica de llevar a cabo una actividad dentro de una normativa establecida.
     • CARACTERÍSTICAS - Su aplicación debe ser general - Son aplicados en trabajos repetitivos - Son flexibles y elásticos (pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones) OBJETIVO - Llevar a cabo la ejecución de una tarea establecida.
     • PROPÓSITO Realizar las tareas establecidas de acuerdo a la situación presentada
     • IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN Llevan un secuencia, la cual una tras otra desencadenan un nuevo método por realizar, (diagramas de flujo).
     • Objetivos: procedimiento Es el motivo por el cual se realiza determinado procedimientos, es la razón de ser del mismo. Este indica de forma resumida lo que se pretende alcanzar con el procedimiento.
   • Flujograma o diagrama de flujo: es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado, consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.
     • Tipos: forma (vertical, horizontal, panorámico o arquitectónico), por el propósito (de forma, de labor, de método, analítico, de espacio, combinado).
     • Simbología: elipse-límites (identifica el inicio y el fin de un proceso), rectángulo-operaciones (representa una etapa del proceso; tanto el nombre de la etapa como de quien se encarga de ejecutarla, se inscriben dentro del símbolo), cuadrado recortado por debajo-documentos (documento que resulta de la correspondiente operación; en el interior se anota el nombre que corresponda) y rombo-decisión (representa al punto del proceso en el cual hay que tomar una decisión. La pregunta se inscribe dentro del rombo y dos flechas que salen del mismo enseñan la dirección del proceso en función de la respuesta real
     • Reglas para su elaboración. 1. Los diagramas de flujo se escriben de arriba abajo y de izquierda a derecha. 2. Todo símbolo (excepto las líneas de flujo) llevará en su interior información que indique su función exacta y unívoca. 3. Un elemento del diagrama no puede tener más de una salida si no es un elemento de decisión. Existen excepciones que veremos en su debido momento. 4.Las líneas de flujo no pueden cruzarse.
   • Normas reglamentarias vigentes para validar los instructivos y formatos (revisión, modificación)
     • RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 023 DE 2005 Que el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia consagra que el control fiscal es una función pública, que se ejercerá en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley, para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos
       • La validación, revisión y aprobación de los documentos: El Jefe/a del área responsable, valida los documentos del SG mediante su revisión y análisis previo a su publicación. El RD garantizara realización de esta actividad mediante la firma de la versión impresa del documento, la cual la custodia el RD. El RD revisa y verifica la conformidad del documento, dejando evidencia mediante la firma de la versión impresa, posteriormente la remite al Ministro/a, para su firma y publicación.

6. Normas técnicas vigentes para elaborar y presentar informes.

   • NORMA TÉCNICA COLOMBIANA - NTC 1486
   • Manual APA
   • ISO 9001:2008 es la base del sistema de gestión de la calidad ya que es una norma internacional y que se centra en todos los elementos de administración de calidad
   • NTC 3588, (Norma Técnica Colombiana 3588), cual establece los lineamientos que se deben tener en cuenta para que sean aceptados como informes