DOCUMENTOS Y CIENCIAS AUXILIARES DE LA ARCHIVISTICA

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• Es la evidencia de la actividad humana,registrada en cualquier tipo de soporte.

1. TIPOS DE DOCUMENTOS

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   • A largo de la historia se han producido numerosos documentos, algunos se han mantenido y otros no. Los contratos siempre han existido.
   1. DOCUMENTOS SOBRE LA VIDA DE LAS PERSONAS

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      •  Gastos, ingresos, bienes, esclavos, trabajo
   2. DOCUMENTOS SOBRE RELACIONES ADMINISTRATIVAS

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      •  Informes de los agentes del rey, censos, correspondencia real, excavaciones arqueológicas (Ugarit, Larsa, Mari) Tabletas de arcilla.
2. SOPORTES Y SU CONSERVACIÒN
   1. TABLETA DE ARCILLA

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      • Utilizados en la Alta Antigüedad. Tenían ventajas como su reducido coste, fácil almacenamiento, utilización y conservación sin problemas.
   2. PAPIRO

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      •  Se elaboraron con las plantas del mismo nombre. Es característico de Egipto. Es más endeble pero nos ha llegado a la actualidad.
   3. CUERO

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      • Sirve para registrar la información, se utilizaba la piel del cordero que se ponía a macerar para pulirse después, con piedra pómez, creando el soporte sobre el cual se escribía. Se empleó durante la Edad Media hasta la aparición del papel.
   4. PAPEL

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      • Es el más habitual para registrar la información, se utilizaba en China y fue con el intercambio entre Oriente y Occidente cuando se da a conocer y utilizar masivamente. Va a restablecer diferencias más claras entre lo que son documentos y obras de investigación.
   5. SOPORTE ELECTRONICO

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      • Presentan características revolucionarias; tienen gran capacidad en muy poco espacio, muchas posibilidades de difusión. También tienen sus desventajas como la necesidad de tener otro soporte de acceso para consultarlos no pueden ser consultados directamente, también esta la conservación, ya que no sabemos hasta cuando van a durar.
3. VALOR DE LOS DOCUMENTOS

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   • Los documentos se deben conservar por razones de tipo administrativo, legal o financiero pero no para sostener las actividades de una administración. Estos documentos deben responder a los archivos de su utilización pero como tienen un índice menor de consulta no se justifica la utilización cerca.
   1. VALOR PRIMARIO

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      • Cualidades de los documentos basadas en sus usos primarios y administrativos que les han dado sus creadores. Las razones por las cuales el documento fue creado. Abarca exactamente la utilización de los documentos con fines administrativos.
      1. ADMINISTRATIVOS
      2. LEGALES
      3. ECONOMICOS
   2. VALOR SECUNDARIO

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      • : Calidad del documento basada en sus utilidades secundarias o científicas. Arraiga en el testimonio que proporciona el documento. Mientras todos los documentos tienen valor primario, no todos tienen valor secundario. Por lo tanto deben ser objeto de conservación
4. DOCUMENTO DE ARCHIVO

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   • ES LA EVIDENCIA DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE UNA ENTIDAD O UNA PERSONA Y SON REPETITIVAS.
   1. DOCUMENTO PUBLICO

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      • Son los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad de carácter público.
   2. DOCUMENTOS NO CONSERVADOS O GENERADOS POR ENTIDADES NO PUBLICAS

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      • Asociaciones públicas, sindicales o religiosas. Al cabo de 40 años pasan a formar parte del patrimonio Histórico Nacional.
   3. DOCUMENTOS PRIVADOS
   4. ORIGEN

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      • El documento de archivo se produce como resultado de una gestión. Los documentos ingresan por la propia lógica administrativa.
   5. VALOR PROVATORIO

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      • En otros centros el documento tiene valor informativo, en el archivo además tiene valor probatorio.
   6. DOCUMENTO UNICO

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      • Los documentos de archivo tienen para justificar el valor probatorio unos signos que nos permiten diferenciar unos documentos de otros, aunque la información sea la misma. No es lo mismo una fotocopia simple que una compulsada. Por lo tanto es único en el sentido que por su origen no está destinado a publicarse.
   7. CARÁCTER SERIADO

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      • Raramente aparece suelto. Se integra en agrupaciones documentales mayores fruto del procedimiento administrativo. Son, por una parte el expediente y por otra la serie.
5. CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO

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   • Todo documento de archivo pasa por unos periodos que se caracterizan por la frecuencia y tipo de utilización.
   1. ACTIVIDAD

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      • En este periodo los documentos activos son imprescindibles para el desarrollo de las funciones. Son documentos que deben permanecer lo más cerca posible del usuario.
   2. SEMIACTIVIDAD

      Annotations:

      • Los documentos se deben conservar por razones de tipo administrativo, legal o financiero pero no para sostener las actividades de una administración. Estos documentos deben responder a los archivos de su utilización pero como tienen un índice menor de consulta no se justifica la utilización cerca.
   3. INACTIVIDAD

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      • Comienza cuando los documentos no tienen ningún valor para la organización que los ha creado y como no responden al objetivo por el que fueron creados se eliminan o se conservan como archivos definitivos.
   4. VALOR DE LOS DOCUMENTOS
      1. VALOR PRIMARIO

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         • Cualidades de los documentos basadas en sus usos primarios y administrativos que les han dado sus creadores. Las razones por las cuales el documento fue creado. Abarca exactamente la utilización de los documentos con fines administrativos
         1. ADMINISTRATIVOS
         2. LEGALES
         3. ECONOMICOS
      2. VALOR SECUNDARIO

         Annotations:

         • Calidad del documento basada en sus utilidades secundarias o científicas. Arraiga en el testimonio que proporciona el documento. Mientras todos los documentos tienen valor primario, no todos tienen valor secundario. Por lo tanto deben ser objeto de conservación.
6. CIENCIAS AUXILIARES
   1. SIGILOGRAFIA

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      • ES EL ESTUDIO SISTEMATICO O METODICO DE LOS SELLOS 
   2. GENEALOGIA

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      • ES EL ESTUDIO DE LA DESCENDENCIA Y ASCENDENCIA DE UNA PERSONA O FAMILIA 
   3. PALEOGRAFIA Y ONOMASTICA

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      • PALEOGRAFÌA: ESTUDIO DE LA ESCRITURA ANTIGUA Y SU EVOLUCIÒN ONOMASTICA: ESTUDIA LA EXPLICACION DE LOS NOMBRES PROPIOS DE LUGARES Y SERES VIVOS EN GENERAL.
   4. HERALDICA Y BLASONERIA

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      • SE OCUPA DE DESCRIBIR LOS ESCUDOS DE ARMAS DE CADA LINAJE, CIUDAD O PERSONA Y CADA FIGURA SEÑAL O PIEZA QUE COMPONE DICHO ESCUDO 
   5. DIPLOMATICA

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      • AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS MEDIANTE LA VERIFICACION INTERNA Y EXTERNA DEL DOCUMENTO 
   6. HISTORIA

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      • CIENCIA QUE ESTUDIA EL PASADO 
   7. BIBLIOTECOLOGIA

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      • ES EL CONJUNTO DE ACTIVIDADES TECNICAS Y CIENTIFICAS QUE TIENEN COMO FINALIDAD EL CONOCIMIENTO DE LA INFORMACIÒN.