organização

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1. Rotinas de documentos:

   • O que é? é algo feito todos dias.
   • Registro: Conjunto documental e registro no controle de protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado.
   • Classificação: Os documentos são anteriormente identificados e analisados atendendo ao plano de classificação da empresa.
   • Distribuição: encaminhamento para setores internos da mesma empresa. Controle: pode ser mecanizado, manual ou informatizado, faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada do documento na empresa.
   • Recebimento: entrada de documentos de origem interna ou estarna.

2. documento

   • é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las.
   • tipos
     • nota fiscal
       • Documento que oferece caráter legal a uma transação comercial. Só poderá ser emitida por uma pessoa jurídica. Pessoas jurídicas são as empresas em geral.
     • fatura
       • Documento que resume a nota fiscal, citando seus principais dados: data de emissão, valor e data do vencimento, além dos dados do comprador e do vendedor.
     • duplicatas
       • Documento que se origina da fatura. Pode uma fatura originar dois vencimentos, surgindo então, a necessidade de se emitir uma duplicata para cada vencimento.
     • recibo
       • Documento que dá a quitação a uma transação de negócio
     • vales
       • Documento que identifica uma cessão de valores, sendo um comprovante para prestação de contas, não tendo, contudo, valor contábil.
     • Nota promissória
       • Documento pelo qual o emitente, ao assinar, indica que está assumindo uma promessa de pagamento ao indicado, no prazo estipulado.
     • aval
       • Aval é a declaração cambial através da qual uma pessoa, se torna responsável pelo pagamento de um título de crédito nas mesmas condições de seu avalizado.
     • Fiança
       • Ato pelo qual alguém assume o compromisso ou responsabilidade por valores ou atos praticados por outra(s) pessoa(s).
   • CARACTERISTICAS
     • ICONOGRAFICOS
       • É a representação através de um código de imagens (informação), a duas ou, aparentemente, a três dimensões, como o desenho, a pintura, a gravura, a fotografia, etc.
     • cartograficos
       • Neste documento contém informações sobre escalas e outras representações utilizadas, como por exemplo altitudes, longitudes, meridianos, etc.
     • textuais
       • documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relatórios.
     • informaticos
       • é um recurso para armazenamento de informação, que está disponível a um programa de computador e é normalmente baseado em algum tipo de armazenamento durável.

3. Gestão de documentos:

   • O que é: É um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
   • Arquivamento: Nome que se dá ao conjunto de documentos que são produzidos e recebidos, de acordo com o exercício de atividades por instituições públicas ou privadas, independente da natureza ou suporte deles, sendo mantidos em um local apropriado.
   • Destinação: envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente
   • Protocolo: estão contidos neste serviço, todas as atividades de recebimento de documentos, registros e controle de tramitação e expedição, de correspondências.
   • Recebimento: , é o resultado da soma entre o fluxo de caixa e os pagamentos de uma empresa.

4. Setor protocolo:

   • É o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos.

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