Organização

Organização

1. Documento: Um documento é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las. Instituída pela ciência arquivística

   • tipos
     • Nota fiscal
       • é um recibo obrigatório após qualquer transação de venda de produtos ou serviços. A Nota Fiscal documenta a transação e serve para o recolhimento de impostos.
     • Vales
       • Documento que identifica uma cessão de valores, sendo um comprovante para prestação de contas, não tendo, contudo, valor contábil.
     • Atestado
       • É um documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma situação de direito, de que temos conhecimento, referente a alguém, ou sobre um fato e situação
     • Curriculo
       • Hoje em dia, a palavra currículo permite referir-se ao conjunto de experiências de um sujeito, entre elas as laborais
   • características
     • documentos textuais
       • são os documentos manuscritos, datilografados/ digitados ou impressos
     • documentos sonoros
       • são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.
     • documentos micrográficos
       • são documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.

2. Gestão de documentos: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária.

   • Recebimento
     • Recebimento corresponde ao comprimento voluntário de um terceiro da obrigação de pagamento por contrapartida de bens ou serviços que lhe tenham sido cedidos.
   • Protocolo
     • Protocolo é o conjunto das informações, decisões, normas e regras definidas a partir de um ato oficial, como audiência, conferência ou negociação
   • Destinação
     • Ação ou resultado de destinar; Desígnio, objetivo ou propósito; Emprego, serventia ou aplicação; Denominação de marcação
   • Arquivamento
     • O arquivo é o lugar destinado ao armazenamento de documentos. As bibliotecas são os centros que guardam os arquivos, dos quais podem ter diferentes formatos dependendo do tipo de documento

3. Rotinas de documentos: Entende-se por gestão de documentos o controle planificado e sistemático das normas, métodos e procedimentos que regem a criação, manutenção, utilização e prazos de conservação dos documentos

   • Recebimento
     • Recebimento corresponde ao comprimento voluntário de um terceiro da obrigação de pagamento por contrapartida de bens ou serviços que lhe tenham sido cedidos; num sentido mais restrito equivale ao fluxo de entrada de meios monetários líquidos da organização
   • Registro
     • registro é uma forma de fazer persistir determinada informação durante um período de tempo.
   • classificação
     • Essa função consiste em um conjunto de convenções, de métodos e regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a classificação dos documentos em grupos ou em categorias.
   • distribuição
     • A distribuição é um dos processos da logística, que fica responsável pela administração dos materiais, desde a saída do produto da linha de produção até que chegue para entrega no destino final, nas mãos do consumidor
   • Controle
     • Controle é um substantivo utilizado para definir o domínio ou poder de fiscalizar e administrar determinada coisa; ter o controle da situação é dominar ou ter o poder sobre o que está acontecendo.

4. Setor Protocolo

   • Gerenciar a atividade de recebimento e o envio de correspondências institucionais; Gerenciar a atividade de Protocolo através da abertura e a movimentação de processos.

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