Levantamiento de Procesos

Levantamiento de Procesos

1. Normalmente el levantamiento de los procesos se realiza cuando la institución ya se encuentra conformada y desarrollando las funciones para la cual fue creada. Sin embargo, es frecuente encontrar instituciones que realizan sus actividades con base en el conocimiento empírico y las costumbres de sus funcionarios mas experimentados.

2. El diseño de los procesos se presenta cuando una institución ha sido creada recientemente y tiene que dilucidar la mejor forma de ejecutar las funciones que tiene asignadas, o en su defecto

3. En el caso del levantamiento de los procesos (formalizar la forma de realizar actividades antes ejecutadas de forma empírica) resulta más sencillo establecer los procesos,

4. 1. Formación del Equipo y Planificación del Trabajo.

   • Resulta fundamental que los niveles directivos en una institución se encuentren comprometidos con el proceso de levantamiento y diseño de los procesos institucionales, son los encargados de aprobar los procesos establecidos.
     • etapa se deben realizar las siguientes actividades:
       • a. Formación de un equipo de trabajo interdisciplinario que deberá contar con las siguientes características:
         • • Coordinador General. • Un representante de la máxima jerarquía. • Estar conformado por al menos un miembro de cada unidad organizacional de la institución. • Conocimientos en Sistemas de Gestión por Procesos por parte de alguno o algunos de sus miembros.
       • Desarrollar un proceso de consenso a lo interno de la institución:
         • realizar charlas y/ o capacitaciones a todo el personal informando quiénes son las personas encargadas de realizar el trabajo
       • Determinación de la metodología:
         • determinar las herramientas metodológicas que se van a utilizar para el levantamiento y/o diseño de los procesos, como encuestas, formularios, entrevistas u otro tipo de instrumentos para recolectar la información necesaria.

5. Establecer una planificación para el trabajo de levantamiento y/o diseño de los procesos y las reuniones de trabajo que comprenda:

   • * Objetivo del proyecto. * Presentación de informes periódicos. * Programación en cronograma de las reuniones de trabajo. * Planificación de proyectos. * Establecimiento de boletines. * Levantamiento de actas.

6. Identificación de usuarios de los Procesos y sus Necesidades.

   • Se identifica esta etapa como la etapa de Obtención de la Información, en la cual se perfeccionan las herramientas metodológicas para obtener la información de los procesos por parte de los responsables de los mismos
     • En la figura se muestra gráficamente la triangulación de tres aspectos fundamentales

7. Etapas para el Levantamiento de los Procesos

   • Identificacion de los procesos.
     • En esta etapa se genera un listado de todos los procesos y actividades que se desarrollan en la institución. Conociendo cuáles son los usuarios y determinados los bienes y/o servicios que estos requieren, pueden establecerse los procesos que sirvan para generarlos.
   • Identificacion del Marco Estratégico Institucional.
     • Lo primero que se debe hacer para identificar los procesos de una institución es conocer el Marco Estratégico en el que se enmarcan estos procesos. De esta manera se determina la misión, visión, valores y objetivos estratégicos que debe desarrollar la institución, siempre considerando las necesidades/expectativas de los usuarios
   • Identificacion de los procesos: el Mapa de Procesos
     • En esta fase el equipo de trabajo debe determinar cuáles son los procesos que desarrolla la institución. El Mapa de Procesos ofrece una visión general del sistema de gestión, en él se representan los procesos, procedimientos, actividades y tareas que componen el sistema institucional.
   • Clasificacion de los procesos
     • Los procesos, suelen ser clasificados de tres maneras: los procesos estratégicos, los procesos claves y los procesos de apoyo, dependiendo de los actores que se vean mas afectados por ellos. Esta es la base de la clasificación de los procesos que se detalla en el mapa de procesos.
   • Procesos Estratégicos o de Gestión
     • Son aquellos que permiten definir, desarrollar, implantar y desplegar las estrategias y objetivos de la institución, este tipo de procesos son genéricos, comunes y afectan a la mayor parte de la institución, suelen referir a las leyes, normativas, directrices, etc.

8. Etapas para el Levantamiento de los Procesos

   • Procesos Claves u Operativos:
     • Agrupa aquellos procesos que añaden valor al usuario o inciden directamente en su satisfacción o insatisfacción. Son los que representan la razón de ser de la institución, dirección, departamento o unidad, el objeto principal de actividad, así mismo, intervienen en la misión de la institución, pero no necesariamente en la visión.
   • Procesos de Apoyo o Soporte:
     • Son todos aquellos que permitan la operación de la institución y que, sin embargo, no son considerados clave por la misma. Este tipo de procesos tienen como misión apoyar a uno o más procesos clave.
   • 4. Descripción y Análisis de los Procesos.
     • Para realizar una adecuada descripción de los procesos, procedimientos y actividades institucionales debe contarse con un conocimiento preciso y claro de los mismos, por ello es bastante recomendable que los funcionarios responsables de su ejecución participen de este proceso descriptivo.
     • Identificación
       • Identificación del Objetivo del Proceso.
         • Debe explicarse de forma resumida los motivos por los cuales se lleva a cabo cada proceso institucional.
       • Identificación del (os) Responsable (s) del Proceso.
         • El responsable del proceso es la persona que vela por el cumplimiento de todos los requisitos del proceso, realiza un seguimiento de sus indicadores, verificando su eficacia y eficiencia, así como del avance en el logro de los objetivos definidos para dicho proceso, en cualquier gestión (productividad, calidad, seguridad, entre otros).
       • Identificación de los Procedimientos y Actividades.
         • Para tener una mayor precisión y claridad de los procedimientos, es recomendable que cada procedimiento incluya al menos la siguiente información :
           • Codificación del Procedimiento.
             • Debidamente identificados los procesos y procedimientos, resulta necesario codificar los mismos, como una forma de hacer más sencilla su identificación dentro de cada proceso.
           • Objetivo del Procedimiento.
             • El objetivo del procedimiento es el motivo por el cual se realiza determinado procedimientos, es la razón de ser del mismo. Este indica de forma resumida lo que se pretende alcanzar con el procedimiento.
           • Alcance del Procedimiento.
             • El alcance es el ámbito funcional que abarca el procedimiento. Es recomendable definir el alcance de cada procedimiento de la siguiente forma: a) Exponiendo el conjunto de bienes y/o servicios a los que afecta el procedimiento.
           • Lineamientos del Procedimiento.
             • Los lineamientos del procedimiento son una enunciación de las principales normativas que dan sustento a la institución para la realización del procedimiento.
           • Descripción del Procedimiento.
             • La descripción es la secuencia de actividades constitutivas del procedimiento. Se representa: a) El nombre del procedimiento, b) el número secuencial de la actividad (1, 2, 3, 4… “n”), c) Un enunciado de la actividad que se realiza (p.e. Remisión de informe ó entrega de documento),d) El nombre del responsable.
           • Diagramación del Procedimiento.
             • La diagramación de los procedimientos se realiza a través de los diagramas de flujo. Un diagrama de flujo es la representación gráfica de un procedimiento, mediante la cual y por medio de una simbología previamente establecida, se indica la secuencia de actividades y el flujo de información.
   • 5. Priorización y Aprobación de los Procesos.
     • Antes de ser publicados y distribuidos en la organización, los procesos y procedimientos institucionales deberán ser expuestos a los Jerarcas Institucionales por parte del equipo encargado del levantamiento de los procesos, para su respectiva revisión, priorización y aprobación.
   • 7. Aplicación y Control de los Procesos.
     • Toda institución debe realizar evaluaciones periódicas del cumplimiento de los procesos. La periodicidad de estas evaluaciones se establecerá previamente por los jerarcas institucionales y podría estar indicada en el Manual de Procesos y/o Procedimientos.
   • 8. Mejoramiento Continuo de los Procesos (Rediseño de Procesos).
     • Esta etapa es también conocida como Rediseño de Procesos, en ella se realiza una revisión de los procesos establecidos por la institución, y de ser necesario, se rediseñan estos para mejorarlos y adecuarlos para satisfacer las necesidades de los usuarios.
   • 6. Difusión de los Procesos.
     • Los procesos deben ser comunicados tanto a los funcionarios responsables de su ejecución, como a toda la institución, una vez que los jerarcas institucionales los hayan aprobado y formalizado.

Images and files in the map