ORDENACIÓN DOCUMENTAL

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

1. PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

   • La organización es un resultado, producto de realizar adecuadamente, primero clasificar y en seguida la ordenación.
     • Los procesos de organización de archivos son tres:
       • Clasificación
         • Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la entidad productora (Fondo, sección, series y/o asuntos).
       • Ordenación
         • Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.
       • Descripción
         • Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

2. ¿HASTA DÓNDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN?

   • Esta es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas.
     • Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman).
   • Para tener en cuenta:
     • La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles son los de cada unidad administrativa, cada función y cada serie.

3. ¿DÓNDE COMIENZA LA ORDENACIÓN?

   • Esta comienza donde ha terminado la clasificación, se aplica a las series documentales.
     • La ordenación se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.

4. EL PROCESO DE ORDENACIÓN

   • Es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos.
     • La ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después. Este es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie.
     • La ordenación no es solo una disposición física coherente de documentos, es también el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo).
   • La ordenación bien hecha facilita el acceso a la información y con ello tener una pertinente ubicación de los documentos y a su rápida localización posterior.

5. EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

   • Se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental.
   • RESPETO DEL ORDEN ORIGINAL
     • Este consiste en tomar en cuenta los pasos indispensables para la satisfacción de una gestión.
       • Nace desde el mismo momento de la producción documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta ordenación de las series, subseries documentales y expedientes.
   • Este se refiere a la cronología y las fechas que a medidas se van produciendo los documento.
     • Cuando no se aplica este principio sucede:
       • El mas llamado Fondo Acumulado
       • Porque no se lleva un orden adecuado
     • Se tiene en cuenta en trámite
       • Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a varias instancias e incluso, recurrir a diferentes lugares.
   • Las causas por las cuales se pierde dicho orden, se puede mencionar las siguientes:
     • Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina
     • Ausencia de manuales de procedimientos
     • Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión es el que indica (y obliga) el orden debido
     • Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso o en que momento se encuentra
     • Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (las que se denominan series facticias), como también a que se formen series con expedientes desagregados (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series).
     • Agrupación por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).
     • Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remisión de copias).
     • Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos.
     • Falta de herramientas de control tales como inventarios, tablas de retención documental (TRD), tablas de valoración documental (TVD).
     • Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación.
     • Organización de archivos basada en la identificación física de unidades de conservación (carpetas).

6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

   • Sirven para evitar la pérdida del Orden original o para reconstruirlo donde este se ha perdido lo más recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos.
     • Estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o un función,
       • Después de organizados se ubican en el archivo central.
   • Porque se denominan Manuales de Procedimientos:
     • Porque los procesos allí establecidos involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre sí, los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto.
     • Los documentos bien organizados son los que reflejan el cumplimiento de los manuales de procedimientos.
   • Se caracterizan
     • Por tener un principio y un fin, es decir, inician con determinada acción y finalizan en otra.
     • Es un paso a paso
   • En el proceso de ordenación
     • Son los manuales de procedimientos los que guían o restablecen el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmación del principio de orden original.
       • En primer lugar
         • Se reconstruye las estructuras orgánico-funcionales, las funciones, la legislación y la normatividad que incidieron en la producción documental.
       • En segundo lugar
         • Se reconstruye los trámites que fueron necesarios para el desarrollo de las funciones, lo cual es bastante complicado si se tiene en cuenta que no existieron manuales de procedimientos ni flujogramas y tampoco testigos de los procesos.

7. SISTEMAS DE ORDENACIÓN

   • La ordenación debe hacerse a partir de las series documentales.
     • Son muy fáciles de comprender, ya que ayudan a tener un buen entendimiento en el momento de identificar una serie o fondo documental.
   • En el sistema de ordenación podemos encontrar:
     • Alfabéticos
       • Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A-Z) y pueden ser:
         • Onomástico
           • Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo. Se emplea primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Ejemplo:
             • Se utiliza en: las historias laborales, las historias clínicas, los expedientes académicos de alumnos.
               • SILVA MONCALEANO, Sebastián LOPEZ GOMEZ, Javier
         • Toponímico (o alfabético-geográfico)
           • Se ordena alfabéticamente por nombres de lugares, se basa en el país, departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Ejemplo:
             • Amazonas Arauca Cauca Cesar
         • Temático
           • Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Ejemplo:
             • Estadísticas. Informes de gestión. Informes estadísticos. Ordenes de Pago.
     • Numéricos
       • Ordinal
         • Este sistema quizás es el más fácil de realizar, consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Ejemplo:
           • Las cuentas internas de los usuarios de servicios públicos.
             • Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 0464306-4
             • ENERGIA
       • Cronológico
         • Este consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final del día. Ejemplo:
           • 2002, 02, 28 2002, 03, 01 2002, 03, 02 2002, 03, 03
     • Mixtos
       • Alfanumérico
         • En este sistema de ordenación los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Ejemplo:
           • Los contratos de prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista.
             • 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge 2001 MONROY LOPEZ, Susana 2001 TORRES GODOY, Guillermo
             • FORMA MIXTA
               • 12423345 ALVARADO PÉREZ, Norberto 24125767 GÓMEZ LÓPEZ, Juan 24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario
       • Ordinal Cronológico
         • se aplica a las series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas como resoluciones, acuerdos y decretos. Ejemplo:
           • 0001 2002, 01, 31 0002 2002, 01, 31 0003 2002, 02, 02
   • NOTA: El sistema de ordenación elegido o adoptado debe proporcionar seguridad y oportunidad en la localización de la información, en todo caso, dicha elección dependerá de las características y el volumen de la serie.

8. LA SERIE DOCUMENTAL

   • Están integradas por documentos agrupados en series las cuales reflejan la continuidad de las actividades sistemáticamente desarrollada. Son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Ejemplos:
     • Contratos
     • Actas
     • Historias laborales
   • Existen dos clases de series:
     • Las formadas por unidades documentales simples
     • Las formadas por unidades documentales complejas
   • Series con unidades documentales simples
     • Estas son similares y se colocan sistemáticamente unas a continuación de otras, pero ningún documento tiene relación con el anterior.
       • Son series documentales simples ejemplo: Decretos, ordenanzas acuerdos, resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comités, comisiones.
       • TENER EN CUENTA: Se ordenan por un sistema numérico-cronológico. Al revisar la unidad de conservación el primer documento debe registrar la fecha más antigua y el último la fecha más reciente.
     • Pasos para su ordenación:
       • Análisis de las características formales de las unidades documentales para comprobar su pertenencia a la serie documental.
       • Selección del sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico que convenga de acuerdo con las características de la serie.
       • Aplicación del sistema de ordenación acordado.
       • Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación.
       • Foliación de los documentos en cada unidad de conservación.
       • Identificación de cada una de las unidades de conservación.
   • Series con unidades documentales complejas
     • Son comúnmente llamadas expedientes, cada uno esta compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado.
       • Son ejemplo de unidades documentales complejas: los contratos, las ordenes de pago, las historias laborales, las historias clínicas, las investigaciones disciplinarias, los procesos jurídicos, contravenciones, licencias de tránsito.
     • Pasos para su ordenación:
       • Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o proceso ya sea administrativo o técnico.
       • Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.
       • Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie.
       • Aplicación del sistema de ordenación de la serie.
       • Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado.
       • Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.
       • Foliación de todos y cada uno de los documentos que conforman los expedientes.
       • Identificación de las diferentes unidades de conservación.
   • Subseries documentales
     • Es un conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que carían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
       • El conjunto de documentos generado o producido por una unidad administrativa, forma las series y las subseries documentales, las cuales a su vez están integradas por tipos documentales.
       • Ejemplos:
         • Se tiene la Serie Actas y la subserie seria Actas de comité personal.
         • Se tiene la Serie contratos y la subserie seria Contratos de arrendamiento.
       • Importante saber que la ordenación de la subserie no difiere de la ordenación de las series, siguen los mismos lineamientos establecidos para la ordenación de la serie.
   • Unidad documental - Tipo documental
     • Es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja.
     • La unidad documental es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
     • Tienen una estructura formal propia que la diferencia de las demás y un contenido informativo homogéneo. Ejemplo:
       • Un informe, ya que registran los hechos o investigaciones realizadas.
     • Los tipos documentales básicos que conforman el expediente son los que en la mayoría de los casos establecen los manuales de procedimientos para el trámite de un proceso determinado.
   • El Expediente
     • Este es el conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites.
     • Se forman mediante la colocación sucesiva de cada uno de los documentos que se producen en el transcurso de los trámites.
       • Están unidos por la relación causa-efecto, de ahí que deban ser ordenados de acuerdo con esa secuencia, es decir, respetando el orden original.
     • Entre los expedientes podemos mencionar:
       • Una historia clínica
       • Historia Laboral
       • Una investigación disciplinaria
       • Un derecho de petición
       • Un programa de capacitación
       • Un plan anual de caja
     • El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.
     • Ordenación del expediente
       • Se ordena siguiendo los pasos que se han dado durante su trámite
         • El primer documento será aquel que le ha dado origen, bien sea a través de una solicitud o un trámitede oficio.
           • Luego se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trámite.
       • Para las unidades complejas
         • La ordenación cronológica se debe hacer de acuerdo con las fechas extremas (año, mes, día).
           • En primer lugar la fecha del documento que le dio inicio al trámite y que debe corresponder a la más antigua dentro del trámite administrativo.
           • Luego la fecha del último documento, aquel con el que concluyó dicho trámite. Ejemplo:

9. FOLIACIÓN

   • Consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación.
     • Se realiza solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental, sean simple o complejas, estén perfectamente ordenadas.
       • No se debe repetir números ni omitirlos, como tampoco dejar de numerar algún folio.
         • Si existe otra foliación, ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como válida la última realizada.
       • Se debe tener en cuenta que:
         • Antes de foliar es necesario hacer valoración primaria
           • La cual consiste en analizar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales de la respectiva serie documental
         • Documento repetido se anula
         • Los documentos deben estar correctamente ordenados
         • Se ordenan cronológicamente por la fecha mas antigua hasta la mas reciente
         • Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben utilizarse en la foliación
         • Cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales, deben numerarse consecutivamente respecto de los demás documentos que lo integran
   • La foliación consolida la ordenación. Requiere transferencias como:
     • Primarias (archivo de gestión al archivo central)
     • Secundarias (archivo central al archivo histórico)

10. EJEMPLOS DE SERIES DOCUMENTALES SIMPLES Y COMPLEJAS

    • FUNCION
      • Ejercer control de administración municipal
        • Toma de decisiones de la Dirección
          • Asistir judicial y extrajudicialmente a la Entidad ante las demandas y demás procesos en su contra
    • SERIE DOCUMENTAL
      • ORDENANZAS
        • RESOLUCIONES
          • PROCESOS JURÍDICOS
    • TIPO DOCUMENTAL
      • Ordenanza
        • Resolución
          • *Indagatorias *Denuncia *Citaciones *Pruebas *Fallo *Sentencia
    • UNIDAD DOCUMENTAL
      • Simple
        • Simple
          • Compleja
    • SISTEMA DE ORDENACIÓN
      • Ordinal - cronológica
        • Ordinal - cronológica
          • Mixta

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