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Description
Mind Map by Zugh G. H., updated more than 1 year ago
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Created by Zugh G. H.
almost 9 years ago
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GESTION DOCUMENTAL
- ¿Que es un sistema de gestion
documental?
- Sistema de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos
programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele
rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos
documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele
suceder con la información almacenada en una base de datos
- Sistema de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos
programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele
rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos
documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele
suceder con la información almacenada en una base de datos
- USABILIDAD
- El software de gestión documental tiene que ser completo en funcionalidades pero nos tiene que
permitir usarlos con facilidad. Gracias a esto, reduciremos el tiempo de formación de nuestros
empleados. No todos estamos familiarizados con las nuevas tecnologías del mismo modo, por esa
razón un sistema demasiado complejo puede obligarnos en invertir mucho tiempo en formación.
- El software de gestión documental tiene que ser completo en funcionalidades pero nos tiene que
permitir usarlos con facilidad. Gracias a esto, reduciremos el tiempo de formación de nuestros
empleados. No todos estamos familiarizados con las nuevas tecnologías del mismo modo, por esa
razón un sistema demasiado complejo puede obligarnos en invertir mucho tiempo en formación.
- Subsistemas
- Bases de Datos La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende
un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de
datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como
soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un
entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet. Desde
un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es cómo identificar los
documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué parte del contenido constituye los
documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay
quien piensa que una Base de Datos simplemente contiene información para realizar cálculos u
operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de
la empresa
- Hardware Escáner y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados,
son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.
- Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a
un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.
- Software Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación
que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental,
administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.
- Redes Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los
servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información por
Internet.
- Usuarios A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados
dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los
mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el
Sistema.
- Administradores Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se
codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento
original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se
almacenan en su correspondiente fichero.
- Bases de Datos La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende
un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de
datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como
soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un
entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet. Desde
un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es cómo identificar los
documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué parte del contenido constituye los
documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay
quien piensa que una Base de Datos simplemente contiene información para realizar cálculos u
operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de
la empresa
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