NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

1. NTC 4095:2013 (Norma General para la Descripción Archivística)

   • DEFINICIÓN
     • Aplicada en la totalidad a los archivos históricos para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo
       • Se realiza a los procesos de clasificación y ordenación
   • OBJETIVOS
     • Identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles
     • Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo
   • REGLAS
     • Descripción de lo general a lo particular
     • Información pertinente para el nivel de descripción
     • Vinculación de las descripciones
     • No repetición de información
   • ELEMENTOS
     • Código de referencia
     • Título
     • Fechas extremas
     • Nivel de descripción
     • Volumen
     • Productor
   • ÁREAS DE DESCRIPCIÓN
     • 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
       • Información esencial para identificar la unidad de descripción
     • 2. ÁREA DE CONTEXTO
       • Información relativa al origen y custodia de la unidad de descripción
     • 3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
       • Información relativa al objeto y organización de la unidad de descripción
     • 4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN
       • Información relativa a la accesibilidad de la unidad de descripción
     • 5. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
       • Información reactiva al cómo, cuándo y quién que ha elaborado la descripción archivística
     • 6. ÁREA DE NOTAS
       • Información especial y aquella otra que no ha podido incluirse en ninguna de las demás áreas
     • 7. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
       • Información relativa a aquellos documentos que tienen una relación significativa con la unidad de descripción

2. NTC 6052:2014 (Norma sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personal y familias)

   • DEFINICIÓN
     • Esta norma está concebida para que los registros de autoridad de archivos se puedan compartir, fomentando la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y autoexplicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos.
   • OBJETIVOS
     • Permitir el acceso a los archivos basado en una descripción de su contexto de producción
     • Facilitar la comprensión por parte de los usuarios del contexto de producción y su uso
     • Identificar de manera precisa los productores de documentos
     • Garantizar el intercambio de descripciones entre instituciones, sistemas y redes
   • USO
     • Sirve para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionen descripciones de entidades ( Instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y gestión de archivos
   • ÁREAS DE INFORMACIÓN
     • ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
       • Identifica la entidad descrita y define un punto de acceso normalizado
     • ÁREA DE RELACIONES
       • Describe las relaciones con otras instituciones, personas y familias
     • ÁREA DE DESCRIPCIÓN
       • Proporciona información sobre la naturaleza, contexto y actividades de la entidad
     • ÁREA DE CONTROL
       • Identifica el registro de autoridad y se incluye la infromación sobre cómo, cuándo y por cuál agencia creó y actualizó el registro

3. NTC 6088:2014 (Norma para la Descripción de Funciones)

   • OBJETIVO
     • Elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos
   • BENEFICIOS
     • Es la base para la clasificación y descripción de los documentos
     • Es la base para la valoración documental
     • Sirve de herramienta para la recuperación y análisis de los documentos
   • ÁREAS DE DESCRIPCIÓN
     • IDENTIFICACIÓN
       • Comprende la información que identifica la función definiendo puntos de acceso normalizado
     • CONTEXTO
       • Recoge información sobre la naturaleza y contexto de la función
     • RELACIONES
       • Se consignan y describen las relaciones con otras funciones
     • CONTROL
       • Se identifica la descripción de una función y se incluye información sobre cómo, cuándo y por qué institución se creó y actualizó la descripción

4. NTC 6165:2016 (Norma para la descripción de Instituciones con fondos de archivos)

   • PROPÓSITO
     • Facilitar la descripción de las instituciones, cuya función principal es mantener los archivos y ponerlos a disposción del público en general
   • BENEFICIOS
     • Orientación práctica para la identificación y contacto de instituciones con fondos de archivos, acceso y servicios disponibles
     • Genera directorios de instituciones con fondos de archivos y lista de autoridades
     • Crea conexiones con las listas autorizadas de bibliotecas y museos
     • Producción de estadísticas sobre instituciones con fondos de archivos en el ámbito regional, nacional o internacional
   • ÁREAS
     • 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
       • Identifica en forma única la institución con fondos de archivos y define los puntos de acceso normalizados.
     • 2. ÁREA DE CONTACTO
       • Suministra información acerca de cómo contactar las instituciones con fondos de archivos
     • 3. ÁREA DE DESCRIPCIÓN
       • Registrar información pertinente acerca de la historia, estructura actual y políticas de la institución con fondos de archivos
     • 4.ÁREA DE ACCESO
       • Suministra información acerca de cómo acceder a las instituciones (horarios, forma y requisitos de acceso) con fondos de archivo
     • 5. ÁREA DE SERVICIOS
       • Registra información acerca de los servicios técnicos (investigación, reprografía y espacios públicos)
     • 6. ÁREA DE CONTROL
       • Registra información sobre cómo, cuándo y quién realizó la descripción de una institución con fondos de archivos

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