ACTAS ADMINISTRATIVAS

ACTAS ADMINISTRATIVAS

1. DEFINICION

   • Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunion
     • SE CLASIFICAN EN
       • ACTAS NO REGISTRADAS
         • documento que constituye la memoria de reuniones y actos administrativos
       • ACTAS REGISTRADAS
         • Documento que corresponde a reuniones de sociedades anonimas limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obligan a cumplor condiciones especificas en la entidad competente

2. REQUISITOS

   • REQUISITOS GENERALES
     • 1 MARGENES
       • Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las paginas subsiguentes entre 2cm y 3cm
     • 2TITULO
       • Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
     • 3. NUMERACION
       • Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.
     • 4.PRESENTACION
       • Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el efecto. Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.
     • 5. REDACCION
       • Se redactan en tiempo pasado. 1 Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio. 2. El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. 3.La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
     • 6. PAGINAS SUBSIGUIENTES
       • Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establecen los siguientes requisitos: 1. Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.
       • El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura .
       • EJEMPLO
         • Margen izquierdo Margen derecho Reunión Comité Académico-Acta 002 2 El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a maquina
   • REQUISITOS ESPECIFICOS
     • 1. RAZON SOCIAL
       • En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita.
     • 2. TITULO
       • El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logosímbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).
         • EJEMPLO
           • ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS COMITÉ 000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIV
     • 3.Denominación del documento y número
       • Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.
         • EJEMPLO
           • ACTA 001 Nota. Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)
     • 4. FECHA
       • Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,).
         • EJEMPLO
           • FECHA: Santafé de Bogotá, 15 de mayo de 1996 FECHA: Medellín, 26 de abril de 1996
           • LUGAR: ICONTEC, sala 202 LUGAR: Hotel El Barón, Salón Diamante
         • Nota. En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma y antelación de la convocatoria (véase el Artículo 431 del Código de Comercio)
     • 5. HORA
       • Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunión.
         • EJEMPLO
           • HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas HORA: De 14:20 a 16:00 horas
     • 6. LUGAR
     • 7. ASISTENTE
       • Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
         • EJEMPLO EN ORDEN GERARQUICO
           • ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente Arquitecta Teresa Peña B., Vicepresidenta
         • EJEMPLO CON FUNCION COMUN
           • ASISTENTES: Rubén Acosta Z. Patricia Campos P. Rosa Restrepo V.
         • EJEMPLO CON FUNCION COMUN
           • ASISTENTES: Miembros del Consejo Estudiantil Pedro Muñoz H., Presidente Sofía Camargo, Secretaria Rosario Díaz Pinzón
       • En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma dependencia se anotan en orden jerárquico.
       • Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común, (negrilla opcional) que se ubica frente a la palabra ASISTENTES, con mayúscula inicial y seguido de dos puntos (:).
         • EJEMPLO
           • ASISTENTES: Consejeros Principales Ernesto Alzate García Martha Bermúdez Martínez Oscar Cardona Vega
       • 3.2.7.5 Representaciones. En la lista de asistentes es necesario aclarar cuándo una persona lleva la representación de otra:
         • A. En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente, se indica el número de derechos propios o ajenos representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatutario.
         • B. En reuniones o comités empresariales internos, se aclara cuando una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante.
         • C. En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado, debe expresarse el nombre de éste, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indica en qué calidad actúa su representante (véase la circular D-001/91 Supersociedades).
           • EJEMPLO
             • ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario Mario Restrepo en representación de Alberto González, Vocal.
     • INVITADOS
       • A continuación de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.
     • AUSENTES
       • Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
         • EJEMPLO
           • AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificación) Javier Suárez Q., Delegado (sin justificación)
     • ORDEN DEL DIA
       • Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos (:). De 1,5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.
       • Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1,5 a 2 interlíneas.
     • DESARROLLO
       • Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.
     • CONVOCATOIRA
       • Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlíneas del último renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar. Ejemplo:
       • CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en la oficina de la sucursal de Barranquilla el 17 de abril de 1996, a partir de las 09:00 horas.
     • FIRMA NOMBRE Y CARGO
       • El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
       • Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha.
         • EJEMPLO
           • MANUEL CHACÓN CORRE Presidente
           • JUAN CAMILO VÉLEZ CANO Secretario
     • FIRMAS RESPONSABLES
       • Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la página donde finaliza el texto. En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresión "Pasan firmas", seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho.
     • ASPECTOS GENERALES
       • 1. Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.
       • 2. Se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.