Organización y gestión de un archivo de HC

1. Un individuo.
2. Una familia
3. Un organismo público o privado
4. Un ayuntamiento
5. Un hospital
6. Una escuela
7. Una fábrica

1. para
   1. que perduren en el tiempo
   2. que la información sea recuperable
2. Por
   1. por la misma entidad productora
   2. por otra competente

1. Los aspectos prácticos del archivo
   1. Ubicación.
   2. Organización.
   3. Funcionamiento
   4. Planificación
2. El tratamiento de sus fondos documentales
   1. Identificación
   2. Clasificación
   3. Inventariado
   4. Almacenamiento
   5. Difusión de los documentos del archivo

1. La unidad archivística es la HC
2. El fondo documental de un archivo clínico está formado por un conjunto de HC
3. Lo producen los profesionales del centro sanitario que presta asistencia al paciente
4. Se genera con el paso del tiempo, a medida que se realiza la práctica médico asistencial en el centro
5. Los datos que contiene la HC son la fuente de información para la práctica medico asistencial diaria y son de interés también en la docencia, la investigación, epidemiología, gestión de recursos, como fondo histórico documental…
6. La HC se conserva en un lugar adecuado y de forma organizada para que la información que contiene sea recuperable para su uso

Annotations:

• Nº Historia, nombre, apellidos, DNI, teléfono, dirección fecha y lugar de nacimiento, sexo, nº de Seguridad Social.

Annotations:

• Orden de ingreso, alta voluntaria, autorización especial de procedimientos

Annotations:

• Informe de alta, anamnesis y exploración, hojas de evolución, Procedimientos diagnósticos, informes de laboratorio, hojas de analítica, informes de radioagnóstico, hojas de interconsulta, informes de explotación complementaria, informes de anatomía patológica.

Annotations:

• Hoja de gráficos y constantes vitales, control de tratamiento, control de pruebas complementarias

Annotations:

• Ordenes de tratamiento, hojas de consulta preanestesia, protocolo quirúrgico, hoja y gráfica de anestesia.  

Annotations:

• conservándolas y preservándolas en buen estado a lo largo del tiempo y  fomentando la dotación de instalaciones adecuadas, locales y equipamientos

Annotations:

• que aseguren la transferencia al archivo de los expedientes clínicos generados en el centro de su custodia

Annotations:

• según un sistema de clasificación y un método de archivos establecidos de acuerdo con principios de funcionalidad, uso de la documentación y disponibilidad del espacio e instalaciones

1. Para
   1. Práctica asistencial
   2. Docencia
   3. Investigación
   4. Control de calidad
   5. Apoyo a la planificación y gestión hospitalaria
   6. Defensa de los intereses del paciente y /o del hospital

Annotations:

• Procedimiento de apertura e identificación de los expedientes clínicos, así como la ordenación y numeración de todos los documentos integrantes de la HC

Annotations:

• Consiste en el archivado físico o material de los expedientes clínicos

Annotations:

• Acción  que implica la salida temporal de los documentos del archivo Consiste en dejar en préstamo los expedientes clínicos

1. La conservación
   1. seguridad y confidencialidad
   2. Conservación física

1. Mantener las condiciones idóneas para la seguridad
   1. Protección ambiental
   2. Protección de la fuente:
   3. Plan de evacuación del local
   4. Plan de seguridad informático

Annotations:

• Debe contar con recursos humanos adecuados y suficientes para llevar a cabo correctamente todas las actividades que se realizan      La localización del archivo debe ser de fácil acceso   Debe contar con recursos materialespara la distribución  de documentos: Armarios, Estanterías, Carros. El espacio que ocupa debe estar distribuido en diferentes áreas: De almacén,  de recepción y préstamo, de información a terceros, de estudio y de revisión de la HC

1. Los controles de calidad se llevan a cabo en el archivo han de informar y detectar con precisión y rigurosidad
   1. Duplicados
   2. Identificación de pérdidas y errores de localización
   3. Situación real del fondo documental

1. Características
   1. ÚNICA
   2. ACUMULATIVA
   3. INTEGRADA
2. VENTAJAS

   Annotations:

   • *   Integra: La información del paciente generada a lo largo del proceso asistencial evitando la duplicación de documentos. *   Acumula: la información generada en las diversas fases de asistencia al paciente posibilitando una visión integrada de la comorbilidad del proceso actual y de los procesos morbosos anteriores *   Permite: disponer de toda  la documentación a escala institucional perteneciente a un individuo *   Facilita la elaboración de protocolos para el tratamiento de la documentación *    Favorece la disminución de los costes de tratamiento de la información
3. DESVENTAJAS

   Annotations:

   • *   Obliga a disponer de un gran espacio que posea buenas comunicaciones con los distintos servicios, teniendo en cuenta además el crecimiento futuro de los expedientes clínicos *   Existe la posibilidad de extravío de expedientes, ya que generalmente circulan por el hospital.

1. Quedan separados en las distintas consultas y unidades donde se atiende al paciente sin que exista ninguna relación entre ellas
2. VENTAJAS

   Annotations:

   • *   Facilita la consulta de los miembros del servicio ya que se encuentra disponible en el mismo lugar de origen *   Existe la mínima posibilidad de extravío de expedientes, ya que generalmente no circulan por el hospital. *   Necesita un espacio reducido para ubicar las HC ya que su volumen es menor
3. DESVENTAJAS

   Annotations:

   • *   Fragmenta y disgrega la información dificultando la visión integrada de la comorbilidad del proceso actual y de los procesos morbosos anteriores *   Genera multiplicidad de HC particulares. *   Imposibilita disponer de toda la documentación a nivel institucional perteneciente a un individuo *  Favorece la duplicación de de documentos e información *  Dificulta la elaboración de protocolos para el tratamiento de la documentación.

1. Es la situación intermedia de conversión de un archivo descentralizado a un archivo centralizado.

1. Puede ser
   1. una carta
   2. un libro
   3. un CD de música
   4. un cuadro
   5. una piedra con inscripciones

1. Es el elemento lógico: los datos y asuntos que transmite el documento
2. El documento puede ser
   1. Texto
   2. Gráficos
   3. Imágenes
   4. Sonidos

1. Es el elemento físico o material que guarda la información
   1. Piedra
   2. Papiro
   3. Tela
   4. Papel
   5. Disco de vinilo
   6. CD

1. Es la fijación de la información en el soporte
   1. Estilete
   2. Pintura
   3. Tinta
   4. Impulsos electromagnéticos
   5. Láser

1. El valor del documento de archivo viene dado por las relaciones q se establecen entre ellos y por su pertenencia a un conjunto