Los Organigramas en la Organización y Métodos

Los Organigramas en la Organización y Métodos

1. Concepto:

   • El organigrama es una representación gráfica de la estructura jerárquica y funcional de una organización, permitiendo entenderla rápidamente de manera visual.
     • ¿Para qué sirve un organigrama?
       • Es una herramienta que permite a las empresas entender mejor su estructura y cómo se distribuyen las funciones y responsabilidades en la cadena de mando.

2. Carácterístitas

   • 1. Claro: De modo que cualquier persona pueda entenderlo e interpretarlo
     • 2. Breve: Por más grande que sea la empresa, el organigrama debe resumir sus departamentos y funciones. Lo ideal es que éste quepa en una página y se entienda en aspectos generales cuáles son las áreas funcionales de la organización.
       • 3. Ordenado: Es decir, si la empresa tiene una estructura vertical, pues que se note la cadena de arriba hacia abajo. O si la empresa es de carácter horizontal, entonces que se vean los equipos de trabajo y las instancias de decisión de estos.

3. Elementos

   • De acuerdo con Henry Mintzberg, autor del libro «Estructuración de las organizaciones», existen 5 partes o elementos principales que deben formar parte de la estructura básica de una organización:
     • 1. Núcleo de operaciones: se compone de los miembros de la organización que realizan operaciones de ejecución, como por ejemplo los operarios del área de producción.
       • 2. Ápice estratégico: está formado por los miembros que cumplen una función de responsabilidad general en la empresa. Están encargados del desarrollo de la estrategia. Suelen desempeñar la función de toma de decisiones.
         • 3. La línea media: son miembros de la empresa que desempeñan la función de supervisión directa. Tratan de hacer llegar las decisiones y estrategias llevadas a cabo por el ápice estratégico hacia el núcleo de operaciones. Disponen de autoridad formal, deben hacer frente a los cambios estratégicos y tener una sólida capacidad de liderazgo. En un organigrama básico, vendría a ser la cabeza visible de un negocio.
           • 4. Tecnoestructura: está formada por aquellas partes de la empresa que representan un perfil técnico, orientado al análisis y la mejora del trabajo ajeno. Estudian cómo sistematizar las áreas de trabajo, mejorar la productividad, controlar la calidad y en definitiva enfocarse en la medición de resultados.
             • 5. Staff de apoyo: está formado por personas que prestan apoyo para la realización de la actividad, pero que no necesariamente forman parte de la empresa, puede ser un servicio externo.

4. Beneficios de su uso

   • 1. Organización de los departamentos: Principalmente, ayudan a definir los departamentos o ejes principales que necesita una empresa para conseguir objetivos y resultar eficaz.
     • 2. Relación jerárquica: Nos muestra la cadena de mando y las relaciones de jerarquía entre ejecutivos y mandos intermedios.
       • 3. División del trabajo. Permite dividir y organizar el trabajo para evitar solapamientos, sobredimensionamiento o asimetría en la asignación de recursos humanos de acuerdo con las necesidades de la empresa.
         • 4. Visión gráfica de las funciones de la empresa: El organigrama nos ayuda también a mejorar las funciones de la empresa, ya que los organigramas no son un esquema fijo. Pueden ampliarse en función de las necesidades de la empresa.
           • 5. Herramienta de control de la comunicación interna: El organigrama permite también analizar cuáles son los elementos de supervisión con los que cuenta cada operario. Una estructuración eficaz tiene que ir orientada a fomentar un trabajo ágil y productivo, para lo que es básico que el organigrama ayude a una comunicación interna funcional.

5. Tipos

   • Hay diferentes modelos de organigramas según su finalidad. Cada uno puede mostrar con mayor o menor nivel de detalle la relación jerárquica entre los diferentes puestos o departamentos. Por ejemplo:
     • General: son los que muestran la estructura interna completa general de una empresa. Ésta puede dividirse en un director general y diferentes directores de departamento que dependen de éste.
     • Específico: sería el organigrama propio de un área concreta, por ejemplo, un departamento. El Departamento de Ventas podría incluir un Jefe de ventas, varios supervisores y un número amplio de agentes comerciales.
     • También podemos clasificarlos en función del punto de vista en la representación gráfica:
       • 1. Organigrama funcional o estructural: Es un organigrama vertical que configura la estructura organizativa a partir de las funciones.
       • 2. Organigrama matricial: Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La jerarquía se divide en dos líneas independientes que cuentan con los mismos derechos.
       • 3. Organigrama lineal o vertical: Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba hacia abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados.
       • 4. Organigrama horizontal: se despliega de izquierda a derecha: las personas con mayor jerarquía aparecen en el extremo izquierdo y las siguientes escalas jerárquicas se van desplegando hacia la derecha.
       • 5. Organigrama mixto: fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas. De forma horizontal se despliegan los departamentos que componen cada área.
       • 6. Organigrama circular: tiene como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía. Y en torno a este se despliegan los demás componentes, de dentro hacia afuera. Esta estructura evita las jerarquías directas y favorece la integración entre áreas.

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