MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. CARACTERÍSTICAS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

   • CONCEPTOS BÁSICOS
     • En esta definición, representan los conceptos mas utilizados en este documento.
       • Manual
         • Documento, que integra lo esencial de un tema de estudio.
       • Manual de Procedimientos
         • Documento integrado por un conjunto de procesos.
       • Procedimiento
         • Actividades relacionada y ordenadas entre si, que detallen el proceso de una actividad.
       • Actividad
         • Conjunto de operaciones afines, que son aplicados por una unidad.
       • Operación
         • Actividades físicas o mentales para ejecutar una actividad o labor determinada.
       • Unidad Responsable
         • Es un individuo administrativo o académico que participa en las actividades de un procedimiento.
   • IMPORTANCIAS
     • Constituyen una fuente de información y orientación acerca de la manera de ejecutar u n trabajo determinado.
       • Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado
         • Responsabilidades y evitan malos entendidos en la ejecución de un trabajo determinado.
           • Facilitan la supervisión de los elementos necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades de sus subordinados.
             • Sirve para la realización de estudios de métodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización de las actividades que se llevan a cabo.
   • ELEMENTOS
     • Para efectos de presentación de los Manuales de Procedimientos en esta Institución, su integración deberá efectuarse de la siguiente manera, para su proceso.

2. LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

   • Se describirán los diferentes elementos, que deben contener cada procedimiento que se elabore o actualice antes de la integración del manual de procedimientos.
     • CARÁTULA DEL PROCEDIMIENTO
       • Es un procedimiento. cuya finalidad es identificarlo, con su respectivo componente y pasos.
     • OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
       • Se debe expresar los resultados que se pretenden obtener al realizar las actividades y tareas de un procedimiento.
         • • Iniciar con un verbo infinitivo. • Especificar el que, para qué y para quienes se lo realiza. • No usar adjetivos calificativos. • No subrayar los conceptos.
     • NORMAS DE OPERACIÓN
       • Es la inclusión de lineamientos que regulan la actuación de los participantes en la ejecución de las tareas.
         • Regla: lineamiento de observancia obligatoria.
           • Política: marco de referencia que guía la toma de decisiones dando sus limitaciones de acción.
     • DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
       • Es la explicación escrita, en forma lógica y secuencial de cada una de las actividades que realiza una unidad responsable para efectuar un trabajo determinado.
         • Clasificación de los procedimientos
           • Por su presentación
             • Libreto: la descripción se realiza en tres columnas, la unidad responsable, el número consecutivo y la actividad a desarrollar.
               • Bloque: en una columna se describe el procedimiento, indicando la actividad con numeración progresiva y con sangrías las que son de excepción.
           • Por su personalidad
             • Generales: describen de manera resumida las actividades a desarrollar y sus responsables.
               • Específicos: describen de manera detallada las actividades a desarrollarse y sus responsables.
                 • Mixtos: Es la descripción narrativa en la que algunas actividades se redactan en forma genérica y otras en forma específica.
         • Lineamientos para la redacción y presentación de las narrativas de procedimientos
           • Cada actividad deberá comenzar con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente.
             • La redacción deberá ser clara, concisa y precisa, respondiendo las preguntas qué, con qué y cómo.
               • Numerar las actividades en forma progresiva con números arábigos enteros.
                 • Cuando a una actividad le prosigan otras, que no son de secuencia principal se los numerara de forma decimal.
                   • Cada actividad del procedimiento deberá tener una acción pero puede haber dos
     • DIAGRAMAS DE FLUJO
       • Es la representación gráfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades necesarias para desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades responsables de su ejecución.
         • • Explica a través de símbolos y contextos condesados. • Identificar de forma rápida los procedimientos. • Facilita la comprensión a nivel jerárquico. • Reduce la cantidad de explicaciones. • Facilita el análisis y comprensión. • Ahorra el tiempo al usuario. • Permite analizar la actividad y su relación.
         • Clasificación de los diagramas de flujo
           • Por su presentación
             • Vertical: Muestra en urden de arriba hacia abajo la secuencia de las actividades del procedimiento.
               • Horizontal: muestra el orden de izquierda a derecha.
                 • Tabular o columnar: La hoja se divide en columnas y en el encabezado de cada una de ellas, se indicará la unidad responsable de ejecutar las actividades.
           • Por su profundidad
             • De bloque: este tipo de diagrama es de gran utilidad, en presentaciones que se real izan ante autoridades superiores.
               • De detalle: se describen en forma minuciosa en razón del grado de información requerida y en algunas ocasiones podrá llegar a nivel de operación.
         • Simbología para el diseño de diagramas de flujo
         • Lineamientos para la presentación y redacción de diagramas de flujo de procedimientos.
           • Presentación
             • • La diagramación de los procedimientos deberá comenzar en la parte superior izquierda de la hoja.
               • • Cuando se diagrame en forma tabular se deberán dibujar los símbolos en el centro de cada columna
                 • • La letra que indique la unión de los "conectores de página" deberá ser igual.
                   • • Cuando se presente un documento en original y copias, deberá indicarse en un sólo símbolo de "documento".
                     • • También podrán realizarse combinaciones de la distribución de documentos antes citados.
                       • • Se podrán utilizar los extremos derecho e izquierdo de los símbolos para señalar la entrada o salida del flujo del procedimiento
           • Redacción
             • • Cada diagrama deberá contar con un encabezado
               • • Cada actividad o conjunto de actividades que sean realizadas por una unidad responsable, deberán quedar claramente indicadas en el diagrama.
                 • • La redacción de cada actividad deberá comenzar con un verbo en tiempo presente y conjugado en tercera persona del singular.
                   • • Dentro del símbolo de "documento" se deberá indicar el nombre del formato, documento, reporte etc.
                     • • Cuando se desconozca el número u orden de la copia del documento que se está manejando, ésta se podrá indicar con la letra "C".
                       • • Cuando en el desarrollo de una actividad se mencione listados impresos por computadora, deberá utilizarse el símbolo de documento y cada uno de ellos tendrá que identificarse con números arábigus
     • ÍNDICE DEL PROCEDIMIENTO
       • Es la parte del documento cuya finalidad es relacionar secuencialmente los apartados que lo integran.
     • ANEXOS
       • En este apartado se deben incluir las formas. Instructivos de llenado y machotes utilizados para la ejecución de un procedimiento.
       • Definición
         • Forma O formato: Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable.

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