Gestão Documental

Gestão Documental

1. Produtos e serviços prestados pela Consultoria DOCUMENTAR/BHS

   • Produtos entregáveis não pagos
     • LID
       • Estudo prévio da legislação pertinente e macro visão institucional.
       • O levantamento deverá ser realizado por áreas na empresa.
     • Plano de classificação
       • Deverá ser realizado para servir de base para a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos
       • Deverá ser previsto a atualização ou alteração da Resolução n. 14 CONARQ para os documentos da área-meio
     • Modelo de gestão documental
       • Deverá ser elaborado após reunião de alinhamento técnico
     • Materiais de treinamento
     • Outros materiais de levantamento
   • Produtos instrumentos de gestão
     • Tabela de temporalidade de documentos
       • Utilização de método decimal, seguindo orientação da Resolução n. 14 CONARQ
       • Reunião das versões em um único documento. Poderá ter que refazer a organização dos documentos nas áreas devido às alterações na classificação e temporalidade.
       • Para elaboração, previamente, deverá ter realizado estudo da LID e legislações específicas, bem como as entrevistas nas áreas. 
       • Atualização da Resolução n. 14 CONARQ
     • POC
       • Deverá levantar outras necessidades
       • Reunir por afinidade
       • 2 - Empréstimo de Documentos
       • 3 - Manutenção da Tabela de Temporalidade de Documentos
       • 4 - Gerenciamento da Taxonomia
       • 5 - Autuação e Formação de Processos
       • 6 - Procedimentos de Eliminação de Documentos
       • 1 - Preservação e Conservação de Documentos
       • 7 - Publicação de Documentos na Plataforma de Gestão Documental
       • 8 - Movimentação de Acervos
       • 9 - Protocolo
     • POL
       • Deverá levantar outras necessidades
       • Organização dos dossiês funcionais
         • Trabalho prévio da equipe EPE com a relação de documentos que deverão compor os dossiês, baseado na Portaria Normativa nº 3/MP
         • Necessidade de atualização na Resolução n. 14 CONARQ
       • Organização dos leilões
     • Taxonomia
       • Estudar proposta apresentada na reunião de alinhamento técnico     taxonomia=plano de classificação
       • Produto diferente de Plano de Classificação. Montagem de um vocabulário controlado
       • Apresentação de uma única estrutura taxonômica para ser utilizada na indexação dos documentos.
     • Plano de arquivo
   • Produtos da plataforma de gestão documental
     • Manual técnico do módulo de protocolo
     • Manual técnico do módulo ECM
     • Especificação funcional
       • Verificar documento de descrição das funcionalidades do sistema.
       • Nova distribuição de funcionalidades por módulos (entregas previstas no Plano de Ação)
     • Especificação técnica
     • Plano de testes
     • Manual do usuário do módulo de protocolo
     • Manual do usuário do módulo ECM
     • Manual de instalação
     • Manual de suporte
   • SERVIÇOS Processamento do acervo
     • Para início deverá ter, no mínimo, esboço do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos e módulo de digitalização no ECM.
     • classificação
     • higienização
     • organização
     • acondicionamento
     • indexação
     • identificação
     • digitalização
     • publicação no ECM
     • eliminação
     • empréstimo
     • Movimentação

2. Alinhamento técnico - COMO a EPE quer trabalhar as suas atividades de gestão documental

   • Protocolo
     • Protocolo central
       • Expedição
       • Recebimento de documentos físicos
       • Gestão do sistema de protocolo
       • Gestão do sistema ECM
       • Tramitação de documentos
         • Se refere à primeira tramitação dos documentos (distribuição)
       • Registro de entrada
       • Classificação
       • Digitalização
       • Publicação no ECM
       • Autuação de documentos
       • Vinculação entre registros
       • Pesquisas básica e avançada
     • Protocolo setorial
       • Tramitação de documentos
       • Produção de documentos
       • Classificação
       • Publicação no ECM
       • Registro de entrada
       • Registro de saída
       • Digitalização
       • Juntada por apensação
       • Juntada por anexação
       • Desentranhamento
       • Desmembramento
       • Vinculação entre registros
       • Pesquisas básica e avançada
       • Desapensação
       • Encerramento e abertura de volumes
       • Reconstituição de processos
     • Sistema
       • Deverá contemplar múltiplos usuários.
       • Geração do NUP
         • A EPE utilizará uma única faixa numérica fornecida pelo Ministério do Planejamento
       • Geração de numeração de documentos (por espécie)
       • Modelos para a criação de documentos
   • Arquivo
     • Arquivo Central
       • Eliminação
       • Gestão do sistema ECM
       • Empréstimo de documentos intermediários
       • Movimentação de acervos
       • Arquivamento intermediário
       • Pesquisas básica e avançada
     • Arquivo Setorial
       • Pesquisas básica e avançada
       • Empréstimo dos documentos correntes
       • Arquivamento corrente
     • Sistema
       • Quadro de localização
       • Consultas básica e avançada
       • Empréstimo
       • Ciclo de vida dos documentos
       • Gestão de versões do documento
   • Biblioteca
     • Não previsto na contratação
     • Centralizado
   • Central normativa
     • Não previsto na contratação
     • Centralizado