Arquivologia

Arquivologia

1. Fases do processo de documentação (Teoria das três idades)

   • Corrente
     • Intermediária
       • Permanente
         • Documento tem valor histórico-cultural (não pode ser eliminado)
         • Valor secundário
         • Arquivos são abertos ao público, diferentemente das fases anteriores
       • Recolhimento
       • Utilizados de modo esporádico
       • Transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral
       • Destinação final: Eliminação ou Recolhimento para a guarda Permanente
       • Ainda possui valor primário
     • Transferência
     • Recolhimento
     • Consulta
     • Empréstimo
     • Protocolo
       • Recebimento
       • Registro e Autuação
       • Classificação
       • Expedição/Distribuição
         • Distribuição quando é interno
         • Expedição quando direcionada a outra instituição
       • Controle/Movimentação
     • Arquivamento
     • Expedição
     • Mnemônico: CEPAE
     • Arquivos consultados com frequência
     • Geralmente estão em tramitação
     • Localizados próximos aos setores e de fácil acesso
     • Possui valor administrativo/primário
   • Produção
   • Utilização
   • Avaliação e destinação
   • Fases da Gestão de Documentos

2. Princípios Teórico-Metodológicos

   • Proveniência
     • Não podem ser misturados a outros fundos de documentos
     • Devem ser organizados pela origem dos arquivos
     • Os arquivos deve ficar custodiados em seu território de produção
   • Organicidade
     • Refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas
   • Indivisibilidade
     • Devem ser conservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimo indevido ou não autorizado
   • Unicidade
     • Os arquivos conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos
   • Cumulatividade
     • Os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo

3. REIS, Leonardo; SANTOS, João Tiago. Arquivologia facilitada. Rio de Janeiro: Forense; São Paulo: MÉTODO, 2015

4. Sistema de Arquivamento

   • Direto
     • A busca do documento é feita DIRETAMENTE no local onde ele se encontra arquivado
       • Alfabético
       • Geográfico
   • Indireto
     • Para se localizar um documento, necessita-se antes consultar um ÍNDICE ou um CÓDIGO. É o caso, por exemplo da utilização de fichários
       • Numérico
       • Ideográfico

5. Principais métodos para ORGANIZAR arquivos ou fichários

   • Alfabético
     • Ordenação a partir de nomes existentes nos documentos
   • Geográfico
     • De acordo com o local de produção do documento
   • Ideográfico
     • De acordo com o assunto do documento
       • Alfabético
         • Dicionário
         • Enciclopédico
       • Numérico
         • Decimal
         • Duplex
   • Numérico
     • Simples: ordenação ocorre de acordo com um número relativo ao documento
     • Cronológico: ordenação de acordo com a data do documento
     • Dígito-terminal: a ordenação ocorre principalmente de acordo com os dois últimos dígitos de um número de documento

6. Classificação dos documentos

   • Suportes
     • Papel
     • Disco Magnético
     • Disco óptico (CD)
     • Película fotográfica
     • Filme
     • Fita Magnética
   • Espécies
     • Relatório
     • Edital
     • Contrato
     • Ata
   • Tipos
     • Relatório de auditoria
     • Edital de licitação
     • Contrato de trabalho
     • Ata de reunião
   • Forma
     • Original
     • Rascunho
     • Minuta
   • Formatos
     • Livro
     • Caderno
     • Códice (Livro de registro)
     • Microficha
   • Gêneros
     • Textual
     • Iconográfico
     • Sonoro
     • Filmográfico
     • Audiovisual
     • Informático
     • Cartográfico
     • Micrográfico
   • Entidade
     • Público
     • Privado
   • Natureza
     • Especial
     • Especializado
   • Valores
     • Primário ou Administrativo
     • Secundário ou Histórico

7. Preservação, Conservação e Restauração

   • Preservação: Envolve as atividades de Conservação, Armazenamento e Restauração dos Documentos. Todas as medidas necessárias para a salvaguarda da integridade dos documentos arquivísticos pelo tempo que for necessário
   • Conservação: Conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos. Busca estender a vida útil do documento, procurando mantê-lo o mais próximo possível do estado físico em que foi criado
   • Restauração: Conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico
   • Agentes Danosos aos Documentos
     • Agentes Físicos
       • Luminosidade
       • Temperatura
       • Umidade
     • Agentes Químicos
       • Poluição atmosférica
       • Tintas
       • Gordura
       • Objetos metálicos
     • Agentes Biológicos
       • Insetos
       • Micro-organismos
       • Roedores
       • Humanos