TEMA 6: ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS

TEMA 6: ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS

1. CONCEPTO Y FINALIDAD

   • CONJUNTO ORDENADO DE DOC.
   • ORDENAN, CLASIFICAN Y GUARDAN
   • INSTITUCIÓN, ORGANISMO O DEPARTAMENTO
   • RAZON DE SER
     • RECUPERAR Y CONSULTAR
     • SE PUEDE ADAPTAR
     • SIRVEN DE ELEMENTO PROBATORIO
     • conserva y determina
   • OBJETIVOS DE LAVOR
     • DEBEN SER GUARDADOS
     • FÁCIL Y RÁPIDA LOCALIZACIÓN
     • CONTROL DE LA INFORMACIÓN

2. ARCHIVOS EMPRESARIALES

   • POR FRECUENCIA DE USO
     • SEMIACTIVOS
     • ACTIVOS
     • INACTIVOS
   • SEGÚN SU LOCALIZACIÓN
     • GESTION CENTRALIZADA
     • GESTIÓN DESCENTRALIZADA
     • GESTIÓN MIXTA

3. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

   • ALFABETICO
   • CRONOLÓGICO (FECHAS)
   • GEOGRAFICO
   • TEMATICO (GRUPOS)
   • NUMERICO
   • ALFANUMERICO

4. ARCHICHIVOS EN FORMATO PAPEL

   • ENTRADA DE LA DOCUMENTACIÓN
     • 1. DETERMINAR EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS
     • 2. COPIAS DE SEGURIDAD
     • 3. HACER REFERENCIA A LOS DOCUMENTOS
     • 4. PREARCHIVAR DOCUMENTOS
   • CONSERVACIÓN Y UTILIZACIÓN
     • 1. DEJAR CONSTACÍA DE LA ENTRADA O SALIDA
     • 2. SACAR EL EXPEDIENTE COMPLETO
     • 3. DEVOLUCIÓN COMPLETA DEL ARCHIVO
   • PURGA Y DESTRUCIÓN DE DOC.
     • PARA ELLO SE USAN MÁQUINAS DESTRUCTORAS DE DOCUMENTACIÓN

5. ARCHIVO INFORMÁTICO DE DATOS

   • ARCHIVO INFORMATICO
     • ruta y nombre identificativo
     • uso de carpetas o/y directorios
     • información sobre fecha
     • ordenación gerarquica
   • SISTEMA DE GESTIÓN
     • organización flexible
     • distintos niveles de restrinción
     • actualizacion de caracter general
     • consulta simultanea
     • repetición de datos
     • realización de copias de seguridad

6. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN (LOPD)

   • MEDIDAS DE PROTECCIÓN
     • DOCUMENTOS ESCRITOS
       • RESPOMSABLE DE SEGURIDAD
       • MECANISMOS QUE IMPIDAN LA DIVULGACIÓN
       • SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD
     • DOCUMENTOS ELECTRONICOS
       • COPIAS DE SEGURIDAD
       • ACCESOS RESTRINGIDOS
       • PROGRAMAS DE ENCRIPTADO Y CIFRADO
   • LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS