CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS

CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS

1. PADRÃO DE OFÍCIO

   • Aviso
     • Ministros de Estado e autoridades da MESMA hierarquia
     • Trata-se de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração publica entre si
     • Comunicação EXTERNA
   • Ofício
     • Expedidos pelas demais autoridades
     • Trata de assuntos da Administração entre si e tambem particulares
     • Comunicação EXTERNA
     • USA vocativo, endereço, destinatário, dados do remetente no cabeçalho e rodapé
     • Finalidade Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares (comunicação externa).
       • Quanto à forma, tanto o aviso quanto o ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Senhora Ministra, Senhor Chefe de Gabinete,
         • Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do OFÍCIO as seguintes informações do remetente: - nome do órgão ou setor; - endereço postal; - telefone e endereço de correio eletrônico.
   • Memorando
     • Comunicação entre unidades administrativas de um MESMO orgão
     • Podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes
     • Forma de comunicação EXCLUSIVAMENTE INTERNA
     • NÃO usa vocativo, NÃO usa endereço ao destinatário, NÃO usa dados do remetente no cabeçalho e rodapé
     • caracteriza-se pela agilidade, razão por que devem ser simples e rápido os procedimentos burocráticos de sua tramitação.

2. C.E (e-mail)

   • Baixo custo e celeridade, transformou-se na PRINCIPAL forma de comunicação p/ transmissao de documentos
   • Nao há uma forma rígida devido a sua FLEXIBILIDADE
   • Evitar linguagem incompatível com a comunicação O.
   • O campo ASSUNTO tem que facilitar a organização documental
   • Para arquivos anexados, utilizar formato RITCH TEXT com informações mínimas
   • Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não esteja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.
   • P/ ter valor documental e ser aceito como doc original, é necessário existir CERTIFICADO DIGITAL
   • Não existe assuntos urgentes.
   • Não colocar, "Bom dia, Boa tarde, ou Boa noite"

3. DECLARAÇÃO

   • Documento que se informa, sob responsabilidade, algo sobre pessoa ou acontecimento
     • Titulo: DECLARAÇÃO (centralizado)
     • A declaração documenta uma informação prestada por autoridade ou particular. No caso de autoridade, a comprovação do fato ou o conhecimento da situação declarada deve ser em rezão do cargo que ocupa ou da função que exerce.
       • declarações que possuam caracteristicas específicas podem receber uma qualificação, a exemplo da "declaração funcional"
     • Texto: exposição do fato ou situação declarada, com finalidade, nome do interessado em destaque (em maiúsculas) e sua relação com a Câmara nos casos mais informais.
     • Local e data.
     • Assinatura: nome da pessoa que declara e, no caso de autoridade, função ou cargo

4. PADRÃO OFÍCIO

   • Suas formas de diagramação são:
     • Fonte: Time New Roman. Tamanho 12 p/ texto geral, 11 p/ citações e10 p/ notas de rodapé
     • letra cor preta e papel branco tamanho A4 (29,7 x 21,0) (geralmente timbrado)
     • n° de paginas a partir da 2° pagina
     • Poderão ser impressos em ambas as faces do papel
     • Margem lateral esquerda 3,0 cm
     • Margem lateral direita 1,5 cm
     • Distancia de 2,5 cm de cada parágrafo em relação a margem a esquerda
     • espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo;
     • Citações de textos legais, utilizar aspas " nas alíneas ou itálico
     • Formato Rich Text nos documentos de textos.
     • Dentro do possível, todos os documentos elaboraos devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ao aproveitamento de trechos para casos análogos;
     • Para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: "TIPO DO DOCUMENTO + Nº DO DOCUMENTO + PALAVRAS CHAVES DO CONTEÚDO"
       • Of. 123 - relatório produtividade ano 2002
   • Uniformiza-los, adotados de diagramação única (comum)
     • Partes dos documentos no Padrão Ofício
       • possuem diagramação unica (comum)
       • 1° tipo e n° de expediente, seguindo da sigla do orgão q o expede
         • Ex: Aviso 123/2011 - SG Of. 123/2011 - MME Mem 123/2011 - MF
         • Mem. 123/2002 -MF
         • Aviso 123/2002 - SG
         • Of. 123/2002 - MME
       • 2° Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento a DIREITA
         • Com alinhamento a direita. Ex           Brasilia, 27 maio 2011
       • 4° Destinatário
         • Oficio tb deve ser incluido o ENDEREÇO
           • No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 12345-000 – Curitiba. PR
             • Usar pronome de tratamento
       • 3° Assunto
       • 5° Texto
         • NÃO mero encaminhamento
           • 1 Introdução
             • Evitar uso de formas "tenho a honra de", "tenho prazer de",  "Cumpri-me informar". Assunto que motiva a comunicação  empregar  a forma direta
           • 2 desenvonvimento
             • Paragrafos  com clareza devem ser enumerados detalhando o assunto,  Exceto quando estão em Itens , Títulos e subtitulos 
           • 3 Conclusão
             • Reafirmando sobre o assunto 
         • Mero encaminhamento
           • 1 Introdução
             • Inicio com referência ao Expediente, Informação do motivo da comunicação,Encaminhamento com -tipo-data,-origem ou signatário e-assunto.e a razao pelo qual esta sendo encaminhado 
             • "Em Resposta ao Aviso nº12 de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de Abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano " ou "Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama..."
           • 2 Desenvolvimento
             • Podem incluir paragrafos se o autor desejar fazer comentarios a respeito do documento, caso contrario NAO HAVERÁ paragrafo em AVISO ou OFICIO de mero encaminhamento 
             • Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
       • 6° fechos p/ comunicações
         • RESPEITOSAMENTE
           • Para autoridades SUPERIORES, inclusive o PRESIDENTE DA REPÚBLICA
         • ATENCIOSAMENTE
           • Para autoridades da MESMA hierarquia, ou hierarquia INFERIOR
       • 7° Assinatura do autor
       • 8° Identificação do signatário

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