M9 - Gestão de documentos

M9 - Gestão de documentos

1. Conjunto de procedimentos e operações técnicas refente a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente

   • 3° Destinação (eliminação ou recolhimento)
     • Corresponde a atividades de Avaliação e Arquivamento
     • Analisa e avalia documentos acumulados,
     • Fixa prazos nas fases correntes e intermediárias. Quais serão descartados e/ou quais serão direcionados ao arquivo permanente - TABELA DE TEMPORALIDADE
   • 2° Utilização (tramitação e uso)
     • Diz respeito ao fluxo documental; Protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de documentos
     • Expedição de organização e arquivamento de documentos, quando estiverem na fase corrente e intermediária
     • Politicas de acesso aos documentos do arquivo e recuperação de informações
     • Controle, uso e armazenamento
   • 1° Produção
     • Elaboração de documentos em função das atividades da instituição;
     • Assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à administração, sem duplicidades
     • Consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados ao decorrer do tempo
     • Sugerir a criação ou extinção de modelos de formulários
     • Opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como o RH
     • Apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos tecnológicos
   • tem por objetivo a racionalização e a eficiência dos arquivos
   • A Gestão de documentos abrange todas as atividades (rotineiras) inerentes nas fases correntes e intermediárias, NÃO na fase permanente
   • São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação, destinação, eliminação, entre outras.

2. Esquema gráfico

   • Produção
     • Tramitação
       • Avaliação
         • Eliminação
           • Os julgamentos são finais e irrevogáveis
         • Recolhimento ou arquivo permanente
           • Que é a passagem do documento p/ o arquivo permanente (da 2° idade p/ a 3° idade)
           • Compete ao ARQUIVO NACIONAL a gestão e recolhimento dos documentos produzidos e recebido pelo poder Executivo FEDERAL
           • Compete ao Poder legislativo federal a gestão e recolhimento dos documentos produzidos e recebido pelo pelo Poder legislativo Federal
           • Poder Judiciário Federal ------ Poder Judiciário Federal
           • Legislação Estadual, DF, e Municipal -------- Arquivos Estaduais e Municipais
       • Uso
       • Tramitação é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Tambem chamado de movimentação ou trâmite
         • Transferência é a passagem dos arquivos corrente ao intermediário (da 1° idade p/ a 2° idade)
       • realizado pelo setor de protocolo
   • Jurisdição arquivistica: é a competencia de arquivos sobre a produção, tramitação, entrada de documentos, avaliação, eliminação, preservação e/ou acesso definido por leis ou regulamento

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