M15 - Gestão Arquivística de documentos Eletrônicos

M15 - Gestão Arquivística de documentos Eletrônicos

1. Divididos nas seguintes etapas:

   • 1° Captura
     • Requisitos funcionais subdividido em
       • Registro
         • Formalizar a captura do documento arquivistico dentro do sistema de gestão arquivisitico
           • Facilita a localização do documento
             • Dentro do registro, aparece um segundo conceito, METADADOS
               • Metadados sao dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo. Identifica o contexto documental
                 • Deve conter:
                   • Numero identificador atribuído pelo sistema;
                     • Data e hora do registro
                       • Título ou descrição abreviada
                         • produtor
                           • redator
                             • Originador
       • Classificação
         • Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivistivos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Determina o agrupamento ao qual pertence o documento
       • Indexação
         • Termo pré-existente, e que, justamente por sua padronização, permite associar determinados documentos parametros de pesquisa
           • Costuma ser feita com base em:
             • Tipologia Documental;
               • Título ou cabeçalho do documento;
                 • Assunto do documento;
                   • Datas associadas;
                     • Documentação anexada.
       • Atribuição de acesso
         • Classificar os documentos como sigilisos (estabelece ainda o grau de sigilo pertinente) ou ostensivos e é feita no momento da captura
           • Seguindo os seguintes passos na segurança e sigilo
             • -Identificação da ação ou atividade que o documento registra
               • -Identificação da unidade administrativa a qual o documento pertence;
                 • - Atribuição do grau de sigilo e restriçoes de acesso ao documento;
                   • - Registro do grau de sigilo no sistema de gestão arquivística de documentos.
       • Arquivamento
         • Arquivar é a técnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o plano de classificação, todos os documentos de um órgão ou entidade, utilizando métodos adequados de tal forma que fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados
           • Um SIGAD utiliza os mesmos parâmetros de classificação e identificação p/ todos os documentos do sistema
     • Consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivistico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivistica
   • 2° Avaliação, Temporalidade e Destinação
   • 3° Pesquisa, localização e apresentação dos documentos
     • PESQUISA E LOCALIZAÇÃO: prevê funções de recuperação e acesso aos documentos e as informações neles contidas
       • A APRESENTAÇÃO consiste em permitir que a informação que se encontra armazenada segundo o sistema binário possa se manifestar a um ser humano na forma de imagem, som, folha impressa etc
   • 4° Segurança: Controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança
     • CONTROLE DE ACESSO:
       • Restrição de acesso aos documentos, exibição de documentos e capacidade de edição de seu conteúdo apenas a usuários autorizados.
         • Este sistema deve evitar que usuários não autorizados acessem determinados documentos
     • USO E RASTREAMENTO
       • Todo e qualquer uso dos documentos dentro do sistema deve ser registrados pelo próprio sistema
     • TRILHA DE AUDITORIA
       • Fornece informações sobre o cumprimento das regras de gestão arquivística de documentos.
         • É o conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenções feita no documento arquivístico digital ou no SIGAD
     • CÓPIAS DE SEGURANÇA
       • Backup de dados que não podem ser muito longo
   • 5° Armazenamento
     • 3 tipos de memória
       • Memória Primária:
         • Contém o funcionamento essencial de qualquer máquina, Caracterizam-se por sua rapidez e por seus registros só durarem enquanto o software é executado,
           • Memória RAM
       • Memória Secundária:
         • Maior capacidade de armazenamento, porém de acesso mais lento. é o disco rígido, armazenam grande quantidade de arquivos.
       • Memórias Terciárias:
         • Mídias de armazenamento (pendrive, disquetes, CDs, DVDs) usadas p/ cópias de segurança e armazenamento de acesso digital.
   • 6° Preservação
     • Acondicionamento
       • É a guarda ou embalagem do documento com fim de preservação e acesso
     • Armazenamento
       • Armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a colocação do documento no arquivo.