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Description
Mind Map by Yari Ramírez Peña, updated more than 1 year ago
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Created by Yari Ramírez Peña
over 10 years ago
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Software en Gestión Documental
- Yaritza Ramirez
- Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación
y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado
originalmente en digital).
- Todas las empresas - grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y
contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es
por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la
supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o
sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental.
- Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así
como capacidades de recuperación e indexación. El término tiene algún traslapo con los conceptos de Content
Management Systems y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de
Empresa y relacionado con la Gestión de Activo Digital.
- El proceso de elección y adquisición de cualquier software de gestión
documental no es algo trivial y requiere de un análisis minucioso de
todas y cada una de las necesidades reales de la empresa. Para
acertar, es fundamental realizar una evaluación de las numerosas
opciones que existen en el mercado. Lo fundamental ¿Qué es lo que se
pide a un buen sistema de gestión documental? Que nos permita ser
eficientes, competitivos y, cómo no, ahorrar tiempo y dinero. Pero, a la
hora de trabajar día a día con el software elegido, los aspectos más
valorados son:
- La gestión documental en las organizaciones comprende el uso de tecnologías de software y hardware
que combinados con procedimientos permiten la gestión y el acceso unificado a información generada
en la Empresa u Organización. A continuación se nombran algunos de los software en gestión documental en Colombia
- ADOC
- AUREA SAS
- ATHENTO
- ROYAL TECHNOLOGIES S.A
- ORFEOLIBRE
- SIADOC
- OPENKM
- En Conclusión
- “La gestión de toda la información que manejan las
organizaciones implica grandes esfuerzos en clasificación,
consultas, acceso e integración, ya que por lo general ésta se
encuentra regada por distintas fuentes de datos, muchos no
digitalizados y dispersos por toda la organización. La Gestión
Documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos,
es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los
documentos definidos dentro de los diferentes procesos de la
compañía”, explica Ángela Patricia Suárez, directora de mercadeo
de Quality Software, una de las compañías líderes en el país en
este tipo de soluciones.
- Gracias por su atención
- Gracias por su atención
- “La gestión de toda la información que manejan las
organizaciones implica grandes esfuerzos en clasificación,
consultas, acceso e integración, ya que por lo general ésta se
encuentra regada por distintas fuentes de datos, muchos no
digitalizados y dispersos por toda la organización. La Gestión
Documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos,
es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los
documentos definidos dentro de los diferentes procesos de la
compañía”, explica Ángela Patricia Suárez, directora de mercadeo
de Quality Software, una de las compañías líderes en el país en
este tipo de soluciones.
- Cloud GesDoc
- ADOC
- Integración: debe ser totalmente compatible con la infraestructura de
la empresa y permitir la integración sencilla. Asimismo, debería ser
accesible desde otras herramientas y aplicaciones ya existentes
como gestores de correo electrónico, gestores de fax, navegadores
de Internet, etc.
- Facilidad de comprensión, aprendizaje y uso: para
optimizar totalmente el nuevo software de gestión
documental, es primordial que el sistema sea fácil de usar
y con una interfaz gráfica sencilla, amigable y vistosa, que
no resulte complicada de utilizar.
- Capacidad de almacenamiento: es fundamental la eficiencia y
productividad en la gestión de la documentación. Es decir,
acceso inmediato, rapidez en las búsquedas, distribución
eficiente entre los usuarios, clasificación de la documentación
“inteligente”, digitalización de los archivos en papel, posibilidad
de realizar consultas de forma rápida y sencilla, fácil acceso y
recuperación, etc
- Flexibilidad y Escalabilidad: el software de gestión documental a
adquirir debe ser capaz de adaptarse a las necesidades
(calidad-software) de cada empresa y, a su vez, acomodarse a
un posible crecimiento de la compañía.
- La gestión documental en las organizaciones comprende el uso de tecnologías de software y hardware
que combinados con procedimientos permiten la gestión y el acceso unificado a información generada
en la Empresa u Organización. A continuación se nombran algunos de los software en gestión documental en Colombia
- El proceso de elección y adquisición de cualquier software de gestión
documental no es algo trivial y requiere de un análisis minucioso de
todas y cada una de las necesidades reales de la empresa. Para
acertar, es fundamental realizar una evaluación de las numerosas
opciones que existen en el mercado. Lo fundamental ¿Qué es lo que se
pide a un buen sistema de gestión documental? Que nos permita ser
eficientes, competitivos y, cómo no, ahorrar tiempo y dinero. Pero, a la
hora de trabajar día a día con el software elegido, los aspectos más
valorados son:
- Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así
como capacidades de recuperación e indexación. El término tiene algún traslapo con los conceptos de Content
Management Systems y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de
Empresa y relacionado con la Gestión de Activo Digital.
- Todas las empresas - grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y
contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es
por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la
supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o
sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental.
- Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación
y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado
originalmente en digital).
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