Projektmanagement

Annotations:

• - definiertem Anfang und Abschluss - zeitlich befristet - Einmalig - Komplexität - Neuartigkeit

1. Eigenschaften
   1. Neuartigkeit
   2. Komplexität
   3. EInmaligkeit
   4. zeitliche Befristung
   5. Definierten Anfang und Ende
   6. Fazit: Projekt = aussergewöhnliches Vorhaben
2. 4 Phasen
   1. Analyse
      1. 1. planen
         1. Was müssen wir abklären, um das vereinbarte Ziel mit den vereinbarten Mitteln in der vereinbarten Zeit zu erreichen können
      2. 2. steuern
      3. 3. kontrollieren
   2. Konzeption
   3. Realisierung
   4. Implementierung

1. Definition: Unter Projektmanagement wird die Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel zur Abwicklung eines Projekts verstanden

1. time
   1. Endtermin, Meilensteine während des Projektablaufs
2. scope
   1. Ergebnisumfang, Qualität
3. budget
   1. Projektmitarbeiter, Ressourcenanspruchsnahme seitens Auftaggeber

1. Systemdenken
2. beinhaltet mehrere Projekte, welche einen Zusammenhang / Beziehung haben und ein gemeinsames Ziel haben
3. Progamm = Multiprojekt

1. Zusammenfassung von geplanten und laufenden Projekten in einem Bereich
2. keine zeitliche Befristung

1. Def: Eine Projektphase ist ein zeitlicher Abschnitt in einem Projektablauf, der sachlich von anderen Abschnitten getrennt abläuft. Die Projektphase wird durch eine Vernehmlassung offziell abgeschlossen

1. Sequentielles Vorgehen
   1. Eigenschaften
      1. Projektphasen im Ablauf der Zeit
      2. sagt "nur", welche Ergebnisse im Zeitablauf zu erwarten sind
      3. beliebige Ausprägungen bekannt (2- bis n-stufig)
2. Wasserfallmodell mit Rücksprungoption
   1. Eigenschaften
      1. Verläuft sequentielle
      2. Qualitätskontrolle Ende einer Phase
      3. Möglichkeit: von einer Ohase zurück in die vorghergehende Phase zu gehen, falls erforderling
3. V-Modell XT
   1. Eigenschaft
      1. verläuft sequentiell
      2. phasenspezifsche frühen Festlegung der späteren Testfälle. Im Rahmen der Testfälle wird validiert und verifiziert
4. Agiler Ansatz
   1. Managment auf zwei Ebenen
      1. Projekt wird auf einzelene (separat projektierbare) Entwicklungseinheiten herabgebrochen
      2. Für jede Entwicklungsheit, für die der Aufwand geschätzt wurde, wird eigenständig umgesetzt
      3. DIe Kontrolle im Anschluss schafft Erfahrungen, auf deren Basis neu geplant und Zielkorrekturen durchgeführt werden können
   2. "evolutionär"
      1. Major Release
      2. Architectural Release
      3. Internal Release
   3. Scrum
      1. "Product Owner"
         1. plant nach Prioritäten die Iteratioen (Sprint) zusammen
         2. Kontrolliert (Review) das inkrementell wachsende Ergebnis
      2. "Product Backlog"
         1. beschreibt Interesse des Auftraggebers
         2. ein "Selected Backlog wir in time/scope/budget exakt beschrieben und einem Team übergeben
   4. Progamm
      1. spätestens wenn Sprints parallelisiert werden
   5. Schrittweise Annäherung ans Ziel

1. Kopfdaten
   1. Projektbezeichnung
   2. Antragsdatum
   3. Name des ANtragstellers
   4. Name des Auftraggebers
2. Kurzbeschreibung des Projekts
   1. Wer oder was ist betroffen?
   2. Was soll erreicht werden?
3. Ausgangslage / Grund des Vorhabens
   1. Warum soll das Projekt durchgeführt werden?
   2. Beschreibung des Problems
   3. warum die Ausgangslage verändern?
   4. Bezug zur Wertschöpfung des Unternehmens
   5. Was ist wert des anzustrebenden Priojektergebnis?
   6. Auswirkung bei einer NICHTrealisierung
4. Ziele
   1. Was ist das Ziel?
   2. Wann gilt das Ziel als erreicht?
   3. Was erwartet des Auftraggeber?
   4. Was ist der Wertbeitrag?
   5. quantifizierbar oder "nur" qualifizierbar?
5. Es ist sehr wichtig, die Ausgangslage und die Ziele zu kennen
6. von der Ausgangslage zum Ziel (Projektverlauf)
   1. Meilensteine
   2. Zeiten
   3. Personalressourcen
7. Ressourcen / Kosten
8. Projektorg. / organisatorische Auswirkung
   1. Inanspruchnahem von Personal (Urlaub?)
   2. Inanspruchnahme von Sachmittel / Daten
9. organisatorischer Umfang / MItwirkungspflicht
   1. Wer ist direkt oder indirekt wie stark betroffen?
   2. Abteilungen / ext. Firmen
10. Risikomanagement / Komplexität, Intensität
    1. Beurteiles des Risikos und der Tragweite möglicher Schäden
    2. Reaktion auf mögliche eintretenden Risiken festhalten
    3. Abgrenzungen
11. Unterschriften
    1. Auftraggeber
    2. Auftragnehmer
12. Nächste Schritte
    1. Termine für die Meilensteine festlege
    2. Projektablauf / Meilensteine

1. gibt es einenschlüssigen roten Faden?
2. Konsens zwischen Auftraggeber und -nehmer?
3. Projektbeginn erst nach Unterzeichung?

1. Erweiterung des Projektantrags
   1. verstärkte Berücksichtigung des Aspekte: Machbarkeit, Variantenauswahl, Wirtschaftlichkeit, Risiko
2. wird nur zu ausgewählten Projektanrägen erstellt
3. limitierte Aufwand der Erstellung
4. bei grossen Projekten, als eigenständiges vergelagertes Projekt geführt

1. Def: EIn Projekterfolg liegt dann vor, wenn die vom Arbeitgeber gewünschten System-Resultate mit den vorgesehenen Mitteln innerhalb der vorgegebenen Zeit in der geforderten Qualität erreicht werden.

1. Def: die Höhe des Schadens, den ein Unternehmen erleidet, wenn die Projektziele nicht erreicht werden

1. Entwicklungs-Bedigungen
   1. Entwicklungsbasis
   2. Entwicklungsmethoden
   3. Entwicklungstools
   4. Prüfverfahren
   5. Qualitätssicherung
2. Restriktionen
   1. Umwelt / Technik / Legislative
   2. fachliche / projektierende Unternehmensvorgaben
   3. (IT-) systembezogenen Vorgaben
3. Projektbedingungen
   1. Zeit
   2. Budget
   3. Entscheidungsfähigkeit
   4. Projektstruktur
   5. Projektmanagement
4. (SW-) Produkt-Bedingung
   1. Modularität
   2. Komplexität
   3. Umffang des EInsatzbereichs
5. Anwender-Bedingungen
   1. soziales Verhalten / Mentalität / Motivation
   2. Verfügbarkeit
   3. Ausbildungsgrad / Leistungsfähigkeit
   4. Erwartungshaltung
6. Firmen-Bedingung
   1. Leitbild / Kultur / Strategie
   2. Richtlinen
   3. IT-Umfeld
   4. Wirtschaftlichkeitsvorgaben

1. 1. Die prometheische Selbstüberschätzung
2. 2. Man weiss nicht, was man eigentlich will
3. 3. Unrealistische Leistungszusagen in der Vorprojektphase
4. 4. Unterschätzung der Komplexität der Aufgabenstellung
5. 5. Fehlende Normen und Standards für Analyse
6. 6. Mangelnde - fehlende Dokumentation des abzulösenden Sys.
7. 7. Ungenügend strukturierte Projektorg.
8. 8. Qualifikation Projektmitarbeiter
9. 9. Die Illusion des Maurerdreisatz
10. 10. Fehlende Motivation des Projektteams
11. 11. Mangelden Standfestigkeit vs dem Ertwartungsdruck des Anwenders
12. 12. Diskontinuität in der Projektdetaillierung

1. bei Projektbeginn
2. Durchführung
   1. 1. Suche nach potentiellen Probs.
   2. 2. Gewichtung der potentiellen Problemen nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite
   3. 3. Identifikation und Umgehung wahrscheinlicher Ursache
   4. 4. Massnahmen zur Schadensminimierung definieren, falls die Urachen nicht umgangen werden können

1. Projektmanagement
2. Projektumfeld
3. Projektmethoden
4. Projektmitarbeiter u. -org.

1. Reine Projektorganisation
   1. Vorteile
      1. eindeutige Weisungsverhältnisse
      2. klaren Verantwortlichkeiten
      3. Verfügbarkeit der Projekt-MA
      4. besseren Identifikation aller Projekt-MA mit dem Projektziel
   2. Nachteile
      1. Ausgliederung aus der Stammorganisation
      2. Wiedereingliederung in die Stammorganisation
   3. Eigenschaften
      1. Fachliche u. disziplinierte Leitung liegt im Projektbereich
      2. Projekt-MA werden aus Stammorg. herausgenommen und vollständig ins Projekt integriert
      3. Projekt-Ende: MA zurück zu den ursprünglichen Aufgaben
2. Matrix-Projektorganisation
   1. Vorteile
      1. Verfügbarkeit von Fachwissen
      2. noch vorhandenes "Heimatgefühl" der Projekt-MA
   2. Nachteile
      1. Kompetenzstreitigkeit
      2. Interessenkonflikte
      3. Gefahr von zu geringer prozentualer Freisteller der MA für die Projektarbeit
   3. Eigenschaften
      1. MA arbeiten am Projekt und ihren normalen Arbeit
      2. disziplinarisch ist ein MA der Linie unterstellt. Fachlich haben sie 2 Vorgesetzte
      3. Arbeitsteilung muss antipaziv festgelegt werden: 50% -50"%, mind. 30%
3. Stabs-Projektorganisation
   1. Vorteile
      1. schnelle Einrichtung
      2. hohe Flexibilität
   2. Nachteile
      1. fehlende Kompetenz
   3. Eigenschaften
      1. Projektleitung bestitz keine Entscheidungs- oder Weisungsbefugnis
      2. Projektleitung hat nur in sachlicher, terminlicher und kostenmässige Hinsicht koordinierende Funtkionen
      3. Projektleitung -> Entscheidungsvorschläge ausarbeiten - Linie varabschiedet diese

1. Auftraggeber
   1. kann sein
      1. Fachabteilung
      2. Geschäftsleitung
      3. IT-Bereich
   2. elementare Aufgaben
      1. visiert Projektantrag
      2. fällt Meilenstein- Entscheide
      3. beendet das Projekt
   3. sein Verantwortung
      1. Kosten
      2. Zeit
      3. Ergebnis
   4. siene Kompentenzen sind unter Berücksichtigung des Projektauftrags uneingeschränkt
2. Projekt- / Fachberatungsteam
   1. (kann) sich zusammensetzen aus
      1. Organisations- Analytiker
      2. IT-MA / Programmierer
      3. Ansrepchtpartner des Fachbereichs
   2. Erfolgsfaktoren bei Bildung des Teams
      1. Koorperations- bereitschaft
      2. Lernbereitschaft / Motivation
      3. Kreativität
   3. Verantworung, Aufgabe & Kopetenzen
      1. Arbeitspakete sachlich und fachlich richtig abarbeiten
      2. Vorgehen und Ergebnisse dokumentieren und kommunizieren
3. Ansprchpartner des Fachbereichs
   1. Anforderungen
      1. Kenntnisse
         1. über betriebliche Abläufe
         2. von Restriktionen / Problemen
      2. Abstractionsvermögen
      3. Motivaton / Offenheit / Teamfägleot
      4. Verfügbarkeit
   2. kan sein
      1. festes Mitglied des Projektteams
      2. MA des Fachbereits mit eng befristeter Unterstützung
   3. wird vestärkt benötigt bei
      1. Analyse
      2. (Konzeption)
      3. Test
   4. umfassende Eiinbdingung förder die Akzeptanz des Projekts und des angestrebten Ergebnis
4. Qualitätsmanger
   1. Kann: Qualitätsverantwortung überträgt der Auftraggeber implizit mit dem Projektauftrag an den Projektleiter
   2. Kann: zuästzlichen Qualitätsmanger
   3. muss Neutral sein
5. Gremium "Review-Team"
   1. Aufgaben
      1. legt strategische Ziele fest
      2. greift bei ernsthaften Problemen steuernd ein
      3. überwacht den Projektverlauf
      4. gibt Zwischenergebnisse frei
   2. Perosnen
      1. mind. 1 bevollmächtigter Ansprechspartner des Auftraggebers (Vorsitz im Review-Board)
      2. Projektleiter (Moderation)
   3. Zusammenkunft
      1. zu jedem Meilenstein
      2. mind. halbjährlich
   4. Veranwortung für die Organisation
      1. Projektleiter
6. Projektleiter
   1. benötigt folgede Eigenschaften
      1. Führungsqualifikation
      2. methodisches Wissen
      3. Fach- und Branchenwissen
   2. elementare Aufgaben
      1. Einhaltung der Vorgaben
      2. Planung, Steuerung und Kontrolle von Arbeispakten und Projekttätigkeiten
      3. Fürung / Motivation
      4. Berichterstattung gegenüber Auftraggeber
   3. Kompetenz
      1. intern
         1. abhängig von der gewählten Projektorg.
      2. extern
         1. Vergabe Aufträge
         2. Einberufung Gremien
            1. z.B. Review- Board
   4. Konfliktmanagement
      1. Konflikte
         1. gibts es immer
         2. sind durchaus positiv
         3. nicht immer offensichtlicht
         4. Oft Lösung durch Bildung WIn/Win- Situation
         5. Sprache kann helfen beim Lösen
         6. Zuhören kann helfen beim Lösen
         7. Gespräche müssen dem Verständnis dienen - NICHT dem Überreden
   5. Soziale Kompetenz
      1. Selbstbils vs Fremdbild
      2. Respekt und konstruktives Feedback
      3. Perspektive des Gesprächspartners einnehmen
      4. Teamfähigkeit
      5. Emotionale Intelligenz
      6. Umgang mit Stress

1. Def: Als Projektdokumentation gilt die Zusammenstellung von ausgewählten, wesentlichen Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele innerhalb eines Projektes
2. Projektauftrag
   1. siehe Kap. 2
3. Arbeitsauftrag
   1. aufgabe des Projektleiters
      1. alle Zur Zielerreichung nötigen Aufgaben zu erkennen
      2. einzelne Arbeitspakete herabzubrechen, Personen zuordnen und Bewältigung
   2. kann mündliche, schriftlich, per Mail erfolgen
4. Projektbesprechungen / Projektteamsitzungen
   1. Projektteamsitzungen = Treffen von Projekt-MA
   2. können ergebnisorientiert sein oder regelmässigen durchgeführt werden. (Jour FIx)
   3. Ziele können sein
      1. Zuweisung Arbeitspakete
      2. Bericht der Projektteammitglieder über Fortschritte bei den Teilaktivitäten
      3. Vergelich des Projektfortgang
      4. Integration der unterschiedlichen Arbeitspakete innerhalb des Projektes
      5. Problembesprchung
5. Projektstatusbericht
   1. Kann un-/ phasenabhängig erstellt werden
   2. Aktivitäten der Berichtswoche müssen sprechend beschrieben sein
   3. Aktivitäten der Folgewoche müssen sprechend beschrieben sein
   4. Einschätzung des PL zum Gesamtprojektstand muss auf einen Blick ersichtlich sein
   5. Potentielle Probleme müssen ausgewiesen werden
   6. Risikomanagement ist zu aktualisieren
   7. ggf müssen Wege für Problemlösungen beschrieben werden
6. Projekthandbuch
   1. intern
      1. EIgenschaften
         1. richtet an Mitwirkende zu Projektlaufzeit
         2. beschreibt die Durchführung des Projekts
         3. hat Führungselemente
         4. dient zu Einarbeitung weiterer Projekt-MA
         5. Besteht aus Vielzahl von Einzeldoks.
         6. Projektergebnisse sind auch enthalten
      2. Empfohlene Bestandteile
         1. Projektbeschreibung
         2. Proejktgegenstand
         3. Vertragswesen
         4. Projektablauf
         5. Projektorganisation
         6. Kostenplanung & -überwachung
         7. Terminplanung & überwachung
         8. Dokumentationsform
         9. Qualitätssicherung / Risikomanagement
         10. Projektierungshilfmittel
         11. Bereichts- / Informationswesen
   2. extern
      1. richtet sich an die Auftraggeberschaft
      2. beschreibt vertragsrelevante Elemente
      3. weiste alle erfordentlichen vertragsrelevante Elemente aus
      4. Projektergebnisse stehen im Vordergrund