Clases De Documentos

Clases De Documentos

1. Según Su Soporte

   • Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación
     • Documentos Textuales: son los documentos que más se utilizan en las empresas. Ejemplo: cartas, memorandos, informes.
     • Documentos Gráficos: Estos documentos permiten visualizar de manera rápida la información, el modelo que se usa depende de la actividad o requerimiento específico. Se destacan los mapas, dibujos y planos
     • Documentos de Imagen: Estos reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o gráficos, por lo general, se realiza a través de cuadros, fotografías y diapositivas, entre otros
     • Documentos en Cinta: son los medios audiovisuales que buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas, como los vídeos, pizarrón magnético, cintas magnéticas, entre otros
     • Otros soportes: entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos.

2. Según el Productor o Autor

   • Se refiere a la empresa o persona que elabora el documento y la función a la cual se destina. Se Dividen en:
     • Documento Público: Son los documentos producidos o recibidos por un funcionario o ente del estado, es decir, aquel instrumento que se tramita ante un funcionario público, que cumple una función que atañe directamente al Estado y tiene carácter representativo.
     • Documento Privado: son aquellos documentos producidos o recibidos por entidades privadas o personas naturales.

3. Según Su Finalidad

   • Cuando los documentos tienen una función con un objetivo que deben cumplir, pero que considera la circunstancia que hace que se genere la información que esté soportando. Su correspondiente clasificación.
     • Documentos dispositivos: Aquellos que imparten normas de obligatorio cumplimiento: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones.
     • Documentos informativos: aquellos que conforman la generalidad de los documentos dentro de la función administrativa de una empresa, como son: cartas, memorando, circulares, presupuestos.
     • Documentos testimoniales: aquellos que sirven como prueba o testimonio, un ejemplo son como los documentos contables, contratos, etc.

4. Según su difusión en el tiempo

   • Es importante tener en cuenta, que no todos los documentos tienen una vigencia indefinida, sino que han sido diseñados exclusivamente para cumplir una función que tiene un principio y un final en el tiempo, como ocurre con la Tabla de Retención documental, en la que se encuentra establecido el tiempo de permanencia de los documentos en cada fase del archivo, y su disposición final, ya se de conservación o eliminación.

5. Según su Funcionalidad

   • Los documentos se crean con el ánimo de apoyar una gestión, a continuación observamos su clasificación.
     • Sustantivos o específicos: aquellos que soportan las funciones y objetivos de la empresa en sus diferentes áreas, por ejemplo la programación de horarios de atención, rotación de turnos, agenda de vuelos, ruteros y demás.
     • Facilítativos o Comunes: aquellos que además de apoyar la gestión empresarial, también se hacen presentes con contenidos diferentes pero cumpliendo las mismas funciones, por ejemplo las nóminas, los libros contables, hojas de vida y control de expedientes del personal.