CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Brayan Calderón Méndez
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Description

El siguiente diagrama tiene por finalidad determinar la importancia de los documentos, su ciclo vital y su conclusión en la realidad.

Resource summary

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
1 ARCHIVO DE TRAMITE (FASE ACTIVA)
1.1 En esta fase los archivos son:
1.1.1 Recibidos
1.1.2 Clasificar
1.1.3 Abiertos
1.1.4 Glosados
1.1.5 Catalogados
1.1.6 Expurgados
1.1.7 Valorados
1.1.8 Tranferidos
1.2 La fase de trámite es en la cual se determina la unidad responsable de transferir documentos de uso común y usual en aras de un buen desarrollo de la unidad administrativa.
1.3 La función que se desarrolla durante esta fase es la recepción de los documentos que son producidos y/o usados en el transcurso de alguna actividad, la cual culmina de forma concreta con aquello que generó el hecho. El lugar determinado para esta clase de documentos yace en el ARCHIVO DE TRÁMITES y cuando la frecuencia en la consulta es baja, proceden a trasladar estos documentos al ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
1.4 Dentro de la valoración primaria se determinan e identifican los documentos, sus plazos y modalidades, los cuales son determinados por las instituciones que los remiten.
1.4.1 Para poder realizar lo anteriormente se deben de analizar los valores primarios:
1.4.1.1 • Administrativo: son aquellos documentos recepcionados por entidades u/o instituciones los cuales permiten determinar los procedimientos y actividades ejecutados.
1.4.1.2 • Legal: Determina aquellos documentos que pueden hacer constancia del cumplimiento sobre las obligaciones tributarias.
1.4.1.3 • Fiscal: Establece el plazo durante el cual los documentos se han de conservar en la entidad.
2 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (FASE SEMIACTIVA)
2.1 Es el responsable de la administración de los documentos que son de inusual consulta, usualmente son poco consultados y esto permite determinar la carente relevancia que poseen para así finalmente ser trasladados al archivo histórico.
2.2 Permanece un periodo de precaución en donde estará resguardado, esto dependerá de los valores analizados anteriormente. Dentro de esta fase se hace un segundo análisis el cual determina el tiempo en que estará o pasará al archivo histórico.
2.2.1 Para poder realizar lo anteriormente mencionado, se deben de analizar los valores secundarios:
2.2.1.1 • Evidencial: determina el origen y la entidad a la que pertenece el documento.
2.2.1.2 • Testimonial: Establece los cambios más importantes que sufre la entidad desde la vista jurídica.
2.2.1.3 • Informativo: regula los valores informativos y ciertos fenómenos de las instituciones.
3 ARCHIVO HISTÓRICO (FASE INACTIVA)
3.1 Es la etapa en la cual se hace la transferencia del archivo de concentración cuando los plazos fueron superados. Podrán ser preservados los archivos que tengan algún valor secundario.
3.1.1 Una vez determinado el archivo, será objeto de decisión sobre la entidad a la cual serán remitidos:
3.1.1.1 • Muestreo
3.1.1.2 • Baja documental
3.1.1.3 • Transferencia
3.1.1.4 • Traslado al archivo histórico
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