EL ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

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Maya Casares Mendez
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EL ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
  1. El archivo: concepto y finalidad
    1. Razón de ser de la labor de archivo
      1. El archivo permite recuperar y consultar documentos con información que puede ser de vital importancia para la empresa. El archivo debe adaptarse a las características de la empresa y configurarse al servicio de todos sus departamentos.
      2. Objetivos de la labor de archivo
        1. Evitar la pérdida o el extravío de información. Por ello, los documentos deben guardarse y conservarse correctamente. Cualquier archivo debe garantizar la fácil y rápida localización
      3. Tipos de archivos empresariales
        1. ACTIVOS: suelen dominarse archivos de oficina o archivos de gestión
          1. SEMIACTIVOS: reciben el nombre de archivos centrales.
            1. INACTIVOS: conocidos como archivos pasivos, históricos o definitivos
              1. Tipos de archivos según su localización física
                1. Gestión centralizada del archivo
                  1. La empresa que gestiona sus archivos de esta forma guarda toda su documentación empresarial en un mismo lugar.
                    1. Ahorro en espacios y recursos. Mayor control sobre la información, que se archiva siempre de la misma forma
                    2. Gestión descentralizada del archivo
                      1. Cada departamento tiene su propio archivo, en el que se guarda y almacena la documentación surgida del desarrollo de sus actividades.
                        1. Rápido acceso a los documentos, ya que se conservan cerca del usuario.
                        2. Gestión mixta del archivo
                          1. Los archivos activos y semiactivos están descentralizados en los distintos departamentos empresariales
                            1. Mayor control sobre la documentación.
                  2. Sistemas de clasificación de documentos
                    1. Cualquier archivo debe establecer un criterio de ordenación de los documentos que se incluyen en él, y se preferirá uno u otro en función de las características de los documentos que son objeto de archivo
                      1. Sistema alfabético
                        1. El sistema alfabético clasifica los documentos según el orden establecido por el alfabeto. A cada documento se le asigna una palabra clave que sirve como referencia de archivo
                      2. Sistema numérico
                        1. El sistema numérico ordena los documentos del archivo según un número natural previamente asignado
                        2. Sistema cronológico
                          1. El sistema cronológico de clasificación de documentos ordena y archiva estos en función de una determinada fecha relacionada
                          2. Sistema geográfico
                            1. Este sistema de clasificación permite ordenar la documentación en función de un determinado lugar o dirección
                          3. Archivo de documentos en formato papel
                            1. El archivo en formato papel es el sistema tradicional de conservación de la información
                              1. Entrada de la documentación en el archivo
                                1. 1.- Hay que determinar el valor de los documetos 2.-se realiza copias de seguridad de los documentos 3.- Se procederá a referenciarlo 4.-Se prearchiva
                              2. Archivo informático de datos
                                1. Archivo informático de documentos
                                  1. Mediante un ordenador, una empresa es capaz de guardar múltiples documentos en carpetas y archivos. Incluso puede digitalizar
                                  2. Sistema de gestión de datos
                                    1. Gracias a su uso, una empresa puede establecer relaciones entre los distintos datos que posee y obtener información válida para tomar decisiones.
                                      1. Archivo informático de documentos
                                        1. Un archivo de documentos en soporte informático está formado por un conjunto de datos elaborados o recibidos en formato electrónico que son ordenados, clasificados y conservados para su posterior consulta.
                                          1. Sistemas de gestión de datos
                                            1. Un sistema de gestión de bases de datos es un programa o aplicación informática capaz de gestionar el acceso, la consulta y la eliminación de los datos alojados y organizados en una base de datos.
                                    2. Soportes y materiales de archivo
                                      1. 1.-Carpetas simples 2.-Carpetas clasificadoras 3.-Carpetas colgantes 4.-Carpetas archivadoras 5.-Cajas simples
                                      2. La protección de la información: la LOPD
                                        1. Para documentos escritos
                                          1. Crear un procedimiento. Establecer un sistema de archivo protegido Elaborar un plan de actuación Nombrar un responsable de seguridad Exigir secreto y confidencialidad
                                          2. Para documentos electrónicos
                                            1. Deberá realizar copias de seguridad. Establecerá accesos restringidos. establecer programas de cifrado y encriptación
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