Angebote

Wozu dient die Einholung von Angeboten ?
1. Informationen
  1. z.B. Innovationsanfragen zur Klärung technischer oder physikalisch/chemischer Eigenschaften eines benötigten Artikels, wobei Problemlösungen vom Lieferanten erwartet werden, wie dies bei der qualitativen Bedarfsermittlung oder der Wertanalyse der Fall ist
2. Kontrolle und Ergänzung der Einkaufsunterlagen
  1. im Sinne der BMF
3. Ermittlung des günstigsten Lieferanten
  1. bei vorliegender Bedarfsmeldung
Inhalte
1.  Art, Güte, Menge und Preis der Ware  Liefer- und Zahlungsbedingungen  Verpackungskosten  Lieferzeit  Erfüllungsort und Gerichtsstand
Arten
1. Vertragsrechtlich sind Angebote Willenserklärungen, die vom Lieferanten in unterschiedlicher Form abgegeben werden können
2. Verbindliches Angebot (ohne Befristung)
3. Unverbindliches Angebot
  1. je nach Möglichkeit des Lieferanten unverbindlich in Menge oder Preis, in Qualität und Formen oder insgesamt
4. Verbindliches Angebot (Befristet)
Angebotsauswertung
1. Formelle Prüfung
  1. vergleichende Prüfung der Angebote auf Übereinstimmung mit der Anfrage
    1. Qualität, Lieferzeit, Einkaufsbedingungen und den Konditionen
2. Materielle Prüfung
  1. wird in 2 weitere Prüfungsteile unterschieden (Angebotsanalyse und Angebotsvergleich)
    1. technische Prüfung
      1.  Bestimmung Qualität  Bestimmung Funktionalität  Wenn nötig, Techniker, Chemiker hinzuziehen
        (BEcker) = Lebensdauer Eignung für den vorgesehenen Zweck Substitutionsmöglichkeiten (Gleichwertiger Ersatz) Fertigungstypen / Organisationstypen der Fertigung Technischer Fortschritt / Problemlösung Qualität und Umfang der angebotenen Leistungen Störanfälligkeit / Betriebssicherheit Kundendienst Reparatur- bzw. Wartungszeiten Ersatzteilbeschaffung Energiebedarf Flexibilität in der Anwendung Umbau- und Erweiterungsmöglichkeiten Platzbedarf
    2. kaufmännische Prüfung
      1.  Einstandspreis  Menge  Termin  AGBs
      2. (Becker) = Preise Einstandspreis als Vergleichsbasis Folgekosten (wichtig bei Investitionen und Dienstleistungen Preisnachlässe / Mindermengenzuschläge Zahlungsbedingungen Rabatte, Boni Liefermenge Liefertermine Sonderleistungen Gegengeschäfte Standort des Anbieters (Beurteilung Transportkosten, Transportrisiken etc.)
3. Ziel des Angebotsvergleichs
  1. Hilfestellung des Einkäufers bei der Wahl des günstigsten Lieferanten/Anbieters zu geben
4. Bewertungsmaßstäbe
  1. Beschaffungsgut (Preis und Qualität)
  2. Lieferanten
    1. Rechenbaren
      1. Lieferzeit, Liefermenge, Gegengeschäft, Standort)
    2. nicht Rechenbaren
      1. Zuverlässigkeit, Möglichkeit von Abrufaufträgen, technische Unterstützung
    3. Bewertungsverfahren
      1. Punktungsverfahren
      2. Quotientenverfahren
      3. Kennzahlenverfahren
5. Einstandspreis
6. Vergleichsfaktoren
  1. Einkauf (MaWi Optimum)
    1.  Qualitätsniveau  Einstandspreis  Lieferzeit  Zuverlässigkeit  Kapazität  Service  Standort  Incoterms
  2. Unterhmenspolitische
    1. die keinen Bezug zum materialwirtschaftlichen Optimum haben, diese in gewisser Weise sogar gefährden können und zum Zweck haben, dass übergeordnete Unternehmensziele bei der Bestellentscheidung berücksichtigt werden, z.B.
    2.  Gegengeschäfte  Konzernzugehörigkeit  Werbewert einer Herstellermarke  Etc
  3. Bewertungsverfahren
    1. einfache Bewertung
    2. gewichtete Bewertung (Faktor)
    3. gewichtete Bewertung (%)
    4. partieller Preisvergleich
7.  Formelle und materielle Prüfung und Bewertung der Angebote bilden die Basis für den Angebotsvergleich  Der Sinn und Zweck ist es den „optimalen“ Lieferanten zu finden, der den spezifischen Anforderungen eines Beschaffungsfalles unter gegebenen situationsbedingten Umständen am besten gerecht wird  Notwendigkeit der Verwendung von Formularen (Vordrucken) und Vergleichstabellen, weil der Einkauf bei seiner Entscheidung in der Regel nicht nur den Preis, sondern auch andere Faktoren berücksichtigen muss  Alleinige Entscheidung auf Grund des Einstandspreises hätte zur Voraussetzung, dass alle anderen Faktoren übereinstimmen, zumindest aber nur unwesentlich voneinander abweichen
8.  Die Angebote sollten in einem Vergleich gegenübergestellt werden, die alle technischen und kaufmännischen Einzelheiten enthält  Eine ausführliche Gegenüberstellung der technischen Unterscheide ist bei Anlagen und Dienstleistungen erforderlich, weniger bei RHB-Stoffe und Teile für die Fertigung  Auch bei Anlagen oder Dienstleistungen sollten die kaufmännischen Angaben in Einzelpositionen aufgegliedert werden, da eine Gegenüberstellung der Gesamtpreise nicht immer ausreichend ist
9. Tipps (herr becker)
  1. Abweichungen sind nicht immer durch den Anbieter, sondern manchmal auch durch unklare Anfragen verursacht. Eine Bestellentscheidung darf erst erfolgen, wenn alle Unklarheiten des Angebotes beseitigt sind. Angebote über Anlagegüter und Dienstleistungen erfordern eine besonders intensive Beurteilung nach kaufmännischen und technischen Gesichtspunkten Die kaufmännische Beurteilung ist Angelegenheit des Einkaufs, die technische Beurteilung fällt vielfach in die Zuständigkeit des Bedarfsträgers bzw. der Technik. Beide Beurteilungen sind – federführend durch den Einkauf – zu einer gesamtbeurteilung zusammenzufassen Häufig kommt es zwischen Einkauf und Bedarfsträger / Technik zu Interessenkonflikten bezüglich der notwendigen oder „machbaren“ Qualität. Diese Konflikte sind nur durch Kooperation zu lösen

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